Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a céged életében generációváltás lesz. Ezt a mérföldkövet cégvezetőként te is és kollégáid is érezni fogják. A tétje nem kisebb, mint a céged hatékonyságának ugrásszerű növekedése, ezért tudnod kell a sikeres bevezetés hét legfontosabb tényezőjéről.
1. Életszerű, kézzelfogható és mérhető célok
A sikeres sportolóknak és a cégvezetőknek van egy közös vonása: pontosan tudják, hogy számszerűsíthető és lemérhető célokat kell felállítani. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt tedd te is ezt! Ha megteszed, már félsiker. Nem túlzás azt állítanom, a cégvezetők 50%-ná máris többet tettél a sikeres bevezetésért, a cél elérését ugyanis csak objektív mérőszámokkal tudod később igazolni.
(Láttunk már olyan motivációkat is, mint a trendiség, illetve a “van rá EUs támogatás, miért ne?” kezdetű. Mi egyiket sem tartjuk önmagukban valós célnak és ennélfogva sikernek sem - habár mindkét tényező hasznos és igaz.)
Példák a számszerű és mérhető célokra
Ezek a célok a cég stratégiai célkitűzéseiből vezethetők le és egy ERP rendszer pont ilyen célkitűzéseket tud megvalósítani. Összeszedtem néhány példát a teljesség igénye nélkül. Ezek olyanok, amire minden KKV cégvezetőnek felcsillan a szeme és elérendő célnak fogalmazott meg:
• Változatlan ügyfélkör gördülékeny kiszolgálása 20%-kal kisebb árukészlettel.
• Legfeljebb 5 perc alatt a céged legfontosabb (valós idejű) üzleti mutatószámait szeretnéd megtudni a nap bármely szakában. Erről a 7 kulcsmutatóról van szó: bevétel, árrés, költség, áfa, havi zárások, vagyonellenőrzés, kintlevőség kezelés)
• Legfeljebb 30 másodperc alatt el kell tudni készíteni egy egyenlegközlőt bármely partnered számára
• A papíralapú dokumentáció megfelezése. (Egyik partnerünknél 70%-kal csökkent, tehát a megfelezés egy reális célod lehet neked is.)
Munkaidő és emberi erőforrás optimalizálása
A munkaerőtől való függőség csökkenthető egy vállalatirányítási rendszer bevezetésével, ugyanis rengeteg munkafolyamat automatizálható, így a munkák átcsoportosításával pedig kiderülhet, hogy nincs is szükséged új munkaerőre.
A HRportál felmérése szerint hazánkban a vállalkozások 35%-a milliós nagyságrendű költségről számol be egyetlen új dolgozó felvétele esetén. A vállalkozások 77%-a vallja, hogy minimum 2 hónap a betanulási idő, viszont 38%-a állítja, hogy 3-6 hónap a teljes értékű munka elérése. A saját cégedre vonatkoztatva ebből kiszámolhatod, hogy mennyit spórolsz, ha egy, két vagy több munkatárs felvételét megspórolsz.
2. Legyen vezetője a rendszer bevezetésének
A mi tapasztalatunk szerint egy vállalatirányítási rendszer bevezetése olyan mérföldkő, amibe nem szabad csak úgy fejest ugrani. Ahogy egy építkezésnek is van vezetője, az ERP rendszer bevezetésének is lennie kell. Ez egy olyan horderejű változás, ami kiemelt prioritású projektként kell felfogni.
A projektvezető személye kulcsfontosságú a bevezetés sikere szempontjából. Legyen a céged belső embere, ismert és elismert szakember. Ismerje a vállalatod működését jó alaposan, legyen tapasztalt a cég alaptevékenységében és a vállalat stratégiáját, a projekt célkitűzéseit (lásd 1. pont!) magáévá tette.
Fontos, hogy a cégvezetőtől felhatalmazása legyen a projekt végigviteléhez és ez a felhatalmazás legyen egyértelműen kinyilvánítva minden vezető, részleg és a rendszer összes végfelhasználója előtt. Ne lehessen vele szemben gáncsoskodni.
A projektvezető az alábbi feladatokat látja el:
• A bevezetés ütemezés folyamatos egyeztetése az elejétől a végéig
• Részt vesz a vezetőség ERP-vel kapcsolatos ülésein
• A vezetés felé folyamatos tájékoztatást ad
• Tartja a kapcsolatot a rendszer gyártójával, vagy forgalmazójával és azok külső szakértőivel
• A feladatok ellátásához biztosítja a megfelelő erőforrásokat