Általános szerződési feltételek

Jelen dokumentum tartalmazza az OCM Systems Kft. mint szolgáltató (a továbbiakban: "Szolgáltató") által üzemeltetett EasyOCM elnevezésű Szoftvert (a továbbiakban: Szoftver) használó személyekre vonatkozó általános szerződési feltételeket (a továbbiakban: „ÁSZF”).

A Szoftver használatához szükséges azon technikai tájékoztatást, melyet jelen ÁSZF nem tartalmaz, a Szoftver elérhetőségét biztosító honlapon lévő egyéb tájékoztatások nyújtják.

1, A szolgáltató adatai

A szolgáltató rövid neve: OCM Systems Kft.
A szolgáltató teljes neve: OCM Systems Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság
Székhely cím: 1147 Budapest, Fűrész utca 115.
Cégjegyzékszám: 01-09-331651
Adószám: 26551128-2-42
Európai egyedi azonosító: HUOCCSZ.01-09-331651
Bejegyzés kelte: 2018. 12. 11.
Telefonszáma: +36 1 467 2060
A szolgáltató elérhetősége, az igénybe vevőkkel való kapcsolattartásra szolgáló, rendszeresen használt elektronikus levelezési címe: easyocm@easyocm.hu
A szerződés nyelve: magyar

2, A szerződés tárgya

A Szolgáltató vállalatirányitási rendszerként hasznosítható internetes szolgáltatást értékesít, amely alkalmas üzleti dokumentumok készítésére és tárolására (a továbbiakban: Szoftver).

A Szoftver használatát a Szolgáltató csak jogi személyek (a Továbbiakban: Ügyfél) és az Ügyfelek által a Szoftverben biztosított keretek között erre feljogosított személyek (a továbbiakban: Felhasználók) számára biztosítja.

A Felek közötti jelen szerződés célja, hogy szabályozza:

  • az Ügyfél és a Szolgáltató (a továbbiakban együtt: Felek) között a Szoftver használatának feltételeit, a Felek egymás közötti jogait és kötelezettségeit,
  • a Szolgáltató által a Felhasználók felé támasztott követelményeket.

A Szolgáltató az Ügyfeleinek biztosítja a Szoftver elkülönült használatát, azaz minden Ügyfél egyedi hozzáférést kap saját Szoftververziójához, amit a Felhasználói az Ügyfél nevében használhatnak.

3, Az ügyfél és a felhasználó jogai és kötelezettségei

Az Ügyfél és Felhasználói jogosultak a regisztrációt és díjfizetést követően igénybe venni és használni a Szoftvert.

A Szoftver használata jelenti különösen:

  • felhasználókezelést,
  • vállalatirányítási funkciók használatát, ezen belül dokumentumok létrehozását, rögzítését és kezelését,
  • a Szoftver weboldalán elérhetővé tett további funkcionalitások használatát.

Az Ügyfél köteles:

  • szolgáltatási díjat fizetni,
  • elvégezni minden olyan beállítást, amelyet a Szoftver lehetővé tesz és megkövetel a vállalatirányítási folyamat kezeléséhez,
  • karbantartani az általa kiadott jogosultságokat, szükség szerint azokat visszavonni vagy módosítani,
  • gondoskodni a feltöltött, megadott és a Szoftverben rögzített adatok tárolásáról a jelen szerződés megszűnését követően.

4, A szolgáltató jogai és kötelezettségei

A Szolgáltató jogosult szolgáltatási díjat felszámítani az Ügyfél által megrendelt szolgáltatási csomagnak megfelelően.

A Szolgáltató köteles:

  • a Szoftver elérhetőségét biztosítani a jelen Szerződés szerinti szerződéskötésnek megfelelően,
  • a jelen Szerződés és a Szoftverben elérhető leírásoknak megfelelő működésű funkcionalitásokat biztosítani, valamint azt, hogy a funkcionalitásoknak megfelelően a Szoftver végrehajtja a Felhasználók által kezdeményezett műveleteket,
  • gondoskodni a Szoftverbe feltöltött és ott készített dokumentumok és adatok tárolásáról a szerződés hatálya alatt, a Szolgáltató felelőssége a tárolásért csak a jogviszony időtartama alatt áll fenn, ezt követően minden felelősség az Ügyfelet terheli.

A Szolgáltató jogosult a Szoftvert, annak valamennyi funkcionalitását egyoldalúan módosítani, fejleszteni, valamint a Szoftver rendeltetésszerű működéséhez szükséges karbantartási feladatokat elvégezni, azzal, hogy a fejlesztés és módosítás nem jelentheti a korábban felvitt adatok és létrehozott dokumentumok használhatóságának megszűnését, vagy funkcionalitásban bekövetkezett csökkenését.

A Szolgáltató a karbantartási feladatok, valamint a verziófrissítéseket előzetesen elektronikus felületén bejelenti és azokat elsősorban éjszakára időzíti.

5, A szerződés teljesítésének speciális szabályai

A Szoftver elérését a Szolgáltató internetes felületen keresztül biztosítja, azonban a Szoftver használata felhasználói jogosultság meglétéhez kötött.

A szerződéskötés követően a Szolgáltató adminisztrátor jogosultságot ad ki, amelyet követően az ezzel rendelkező személy jogosulttá válik további felhasználók adatainak rögzítésére.

A Szolgáltató a Szoftver megfelelő működését az alábbi technikai feltételek teljesülése esetén biztosítja:

  • internetelérés
  • ajánlott böngésző: Internet Explorer 7.0 vagy jobb

A technikai feltételek biztosítása az Ügyfél felelőssége.

Az Ügyfélnek a Szoftver használata során az általa kiválasztott szolgáltatói csomag alapján meghatározott számú Felhasználó rögzítésére van lehetősége.

Az Ügyfél felhasználói a Szoftverben felhasználóneveikkel és jelszavaikkal azonosíthatják magukat.

Az azonosításhoz szükséges adatok (így különösen a jelszó) titokban tartásáért kizárólag a felhasználók a felelősek. Amennyiben bármely felhasználó tudomást szerez arról, hogy jelszavához jogosulatlan harmadik személy hozzájuthatott, köteles haladéktalanul megváltoztatni jelszavát, ha pedig feltételezhető, hogy a harmadik személy a jelszó használatával bármilyen módon visszaél, köteles egyidejűleg értesíteni a Szolgáltatót.

Az Ügyfél kötelezettsége a felhasználói jogosultságok naprakészen tartása. A Szolgáltató nem vállal felelősséget az olyan felhasználóknak a magatartásáért, azok következményeiért, amelyekre vonatkozóan a Felhasználó elmulasztotta a felhasználói jogosultság megszűnését, vagy akik azért tudják használni a Szoftvert, mert a Felhasználó, vagy az általa rögzített további felhasználó nem kezelte bizalmasan a felhasználónevet és jelszót.

A Szolgáltató nem vállal felelősséget a Felhasználók által a rendszerben végzett műveletek következményeiért, a felvitt adatok, elvégzett művelet helyességéért, a kezelt fájlok tartalmáért.

A Szolgáltató felelőssége kizárólag a Felhasználók által felvitt adatok és fájlok tartalmának biztonságos tárolására vonatkozik.

6, Ingyenes próbaverzió használata

A Szolgáltató biztosítja a Szoftver próbaverziójának használatát.

A próbaverzió használata regisztrációhoz kötött, és valamennyi funkcióhoz hozzáférést biztosít azzal az eltéréssel, hogy a Szoftver használatával létrehozott dokumentumokon a Szolgáltató a próbaverzióra utaló vízjelet helyez el, valamint korlátozza a dokumentumok feltöltéséhez szükséges tárhelyet. A próbaverzió használatára a jelen ÁSZF valamennyi rendelkezése megfelelően irányadó.

Amennyiben a Próbaverzió használatára meghatározott határidő letelt, a Szolgáltató megszünteti a Felhasználók hozzáférését a Szoftverhez, és törli a Szoftverben tárolt valamennyi adatot.

Az Ügyfél a próbaverzió alatt, vagy ezt követően a Szoftver használatára szerződést köthet, amely teljes funkcionalitással biztosítja számára a Szoftver használatát.

7, A felek felelőssége

A Szolgáltató nem vállal felelősséget:

  • az olyan károkért, amelyek azért keletkeztek, mert az Ügyfél nem kezelte megfelelően a munkatársai jogosultságait és hozzáféréseit,
  • az Ügyfél munkatársainak, felhasználóinak magatartásáért, azok helyeségéért, pontosságért,
  • hogy megfelel az Ügyfél rejtett elvárásainak,
  • olyan funkcionalitások biztosításáért, amelyeket a jelen Szerződés, vagy a Szoftveren elérhető tájékoztatások nem tartalmaznak,
  • a tesztelési céllal közzétett funkcionalitások megfelelő működésért,
  • az olyan hibákért, amelyek nem a Szoftver, hanem 3. felek szoftverei, megoldásai miatt keletkeznek,
  • a nem megfelelő hardveres környezetből fakadó problémáért,
  • nem megfelelő hálózati kapcsolat miatti problémákért.

8, Rendelkezésre állás

A Szolgáltató a Szoftver elérhetőségét saját szerverparkja segítségével 7 nap/24 óra elérhetőségben biztosítja.

Nem tartozik a Szolgáltató rendelkezésre állási kötelezettsége alá az Ügyfél által a Felhasználóknak biztosított munkaállomások, valamint internetkapcsolat hibájából fakadó kiesések.

9, Szerzői jogok

A Szoftver egésze, annak grafikus elemei, szövege és technikai megoldásai, és a Szoftver egyes megoldásai szerzői jogi védelem vagy más szellemi alkotáshoz fűződő jog védelme alatt állnak.

Jelen ÁSZF rendelkezései alapján az Ügyfél és Felhasználói földrajzilag korlátlan, időben a szolgáltatási díj megfizetéséhez kötött, mennyiségében a szolgáltatási csomagba foglalt felhasználószámra korlátozott felhasználási jogot kapnak. A felhasználási jog nem terjed ki a Szoftver módosítására, kereskedelmi forgalomba hozására, felhasználási jog átruházására, felhasználási fiók megosztására más személlyel, al-liszenszbe adásra, átdolgozására.

A Szolgáltató feljogosított felhasználója a Szoftveren, valamint a Szoftveren keresztül elérhető szolgáltatások nyújtása során megjelenített valamennyi tartalomnak, bármely szerzői műnek, illetve más szellemi alkotásnak (ideértve többek közt valamennyi grafikát és egyéb anyagokat, a Szoftver felületének elrendezését, szerkesztését, a használt szoftveres és egyéb megoldásokat, megvalósítást).

A Szoftver használata, illetve az ÁSZF egyetlen rendelkezése sem biztosít jogot az Ügyfélnek és a Felhasználóknak a Szolgáltató bármely kereskedelmi nevének vagy védjegyének bármely használatára, hasznosítására.

10, Szerződéskötési eljárás

A Szoftver igénybevétele előzetes regisztrációhoz kötött.

Az Ügyfél a regisztráció során köteles elfogadni a jelen ÁSZF rendelkezéseit, amellyel a szerződés létrejön.

A szerződéskötés során megadott adatok változása (így különösen: név, székhely, képviselő neve) esetén a változást igazoló dokumentum elküldésével, a változás életbe lépést követő 5 napon belül kell kezdeményezni az adatok módosítását a Szolgáltatónál.

A szerződés elektronikus úton megkötött szerződésnek minősül, amelyre a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezései az irányadóak.

10.1, Adatbeviteli hibák javítása

Az Ügyfélnek a szerződéskötés bármely szakaszában és a szerződéskötést követően lehetősége van az adatbeviteli hibák javítására (pl. megadott adatok módosítása).

10.2, Fizetés

Az Ügyfél a szolgáltatási díjat az általa választott szolgáltatási csomagban feltüntetett rendszerességgel SimplePay fizetéssel tudja rendezni.

A Szolgáltató a szolgáltatási csomag szerinti időszak leteltekor az Ügyfél kérésére automatikusan megújítja a megrendelést, és kiállítja a meglévő szolgáltatási csomagnak megfelelően a szolgáltatási díjról szóló számlát.

A Szolgáltató nem térít vissza szolgáltatási díjat, amennyiben a szerződés a szolgáltatási csomag szerinti igénybevételi időszakot megelőzően szűnik meg.

10.3, Számla

A Szolgáltató az Ügyfél részére a szolgáltatási csomagban meghatározott számlázási gyakorisággal küld számlát elektronikus formában.

11 A szerződés megszüntetése

11.1 A megszűnés esetei

A jelen ÁSZF szerinti szerződés megszűnik:

  • bármelyik Fél jogutód nélküli megszűnésével,
  • közös megegyezéssel,
  • bármelyik Fél rendes (30 napra szóló) felmondásával, amely:
    • az Ügyfél részéről kezdeményezhető a regisztráció törlésével, vagy elektronikus levél küldésével,
    • a Szolgáltató részéről az Ügyfél részére küldött elektronikus levéllel
  • bármelyik Fél azonnali hatályú rendkívüli felmondásával.

A Szolgáltató jogosult azonnali hatállyal felmondani a szerződést, amennyiben:

  • az Ügyfél a szolgáltatási díjjal 30 napos fizetési késedelembe esik,
  • az Ügyfél, vagy Felhasználójaa Szoftvert jogszerűtlen célokra használja, vagy valamely bíróság, vagy hatóság megállapította, hogy a Szoftver használatával Ügyfél, vagy Felhasználója jogsértést valósított meg,
  • az Ügyfél, vagy Felhasználója a Szolgáltató jóhírnevét sértő tevékenységet valósított meg.

az Ügyfél jogosult azonnali hatállyal felmondani a szerződést, amennyiben:

  • egy naptári éven belül 3 hónapban sem valósul meg a vállalt rendelkezésre állás.

11.2, A szerződés megszűnése esetén követendő eljárásrend

A szerződés bármely okból történő megszűnése esetén a Szolgáltató az alábbiak szerint jár el:

  • a szerződés megszűnése esetén a Szolgáltató visszavonja az Ügyfél által rögzített Felhasználók hozzáférési jogosultságát, kivéve az adminisztrátor Felhasználó jogosultságát
  • a szerződés megszűnése nem jelenti automatikusan a Szoftverbe rögzített adatok azonnali törlését is, ezen adatok letöltését (.csv adatformátumban) az adminisztrátor Felhasználó a Szoftver elérési felületén keresztül tudja megvalósítani 30 napig, de egyéb műveleteket nem tud végrehajtani,
  • a 30 nap alatt az adminisztrátor Felhasználó jogosult az adatokat lementeni, azok további tárolása iránt intézkedni,
  • a 30 nap elteltével a Szolgáltató előzetes értesítés nélkül anonimizálja, vagy törli az Ügyfélhez rögzített adatokat, és megszünteti a hozzáférési lehetőségét az admin Felhasználónak a Szoftverhez.

12, Személyes adatokkal kapcsolatos tevékenység

A Felek rögzítik, hogy a Szolgáltató a szolgáltatás nyújtása során a Szoftverbe a Felhasználó által rögzített, az ügyfélre vonatkozó személyes adatok tekintetében önálló adatkezelési műveletet nem végez, a személyes adatok tekintetében adatfeldolgozónak minősül.

Jelen fejezet ezért az Ügyfél és a Szolgáltató közötti, a 2016/679 számú általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szerint, az adatfeldolgozás tevékenységre vonatkozó szabályokat tartalmazza.

12.1, Értelmező rendelkezések jelen fejezet alkalmazása során

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (a továbbiakban: Érintett) vonatkozóan személyes adat.

Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel, jelen fejezet értelmezésében a Szolgáltató.

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

12.2, Az adatfeldolgozási tevékenység

Személyes adat feldolgozásának minősül, amennyiben a Szolgáltató a Szoftveren keresztül a Felhasználó által rögzített személyes adatot tárol.

A személyes adatok kezelőjének az Ügyfél minősül, ezért az adatkezelés jogszerűségével kapcsolatos intézkedéseknek is az Ügyfélnek kell megfelelnie.

12.3 Az adatfeldolgozás elvei, a felek jogai és kötelezettségei az adatok feldolgozásával kapcsoltban

Az Ügyfél és a Szolgáltató a Rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével gondoskodnak az adatfeldolgozások során az Érintettek magánéletének tiszteletben tartásához való jogának, továbbá alapvető jogainak és szabadságjogainak védelméről.

A Szolgáltató gondoskodik arról, hogy az adatkezelés céljának elérése érdekében a Szolgáltató részére átadott személyes adatok csak olyan személyek számára legyenek elérhetőek, akiknek a Szolgáltató szervezetén belül azokkal meghatározott feladata van.

A Szolgáltató elfogadja és garantálja, hogy maradéktalanul ügyel arra, hogy belső szabályzatainak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtson végre annak érdekében, hogy:

  • a személyes adatok kezelésére használt rendszerek és szolgáltatások bizalmas jellegüket megőrizzék,
  • a használt informatikai rendszerek integritása, rendelkezésre állása és külső behatások elleni védekező képessége fennálljon,
  • mind saját maga, mind munkavállalói, megbízottjai felé titoktartási kötelezettséget támaszt, amely titoktartás határidő nélkül terheli.

12.4, Utasítási jog

A Szolgáltató vállalja, hogy csak

  • az Ügyfél nevében, jelen szerződési feltételek szerinti utasításával összhangban dolgozza fel a személyes adatokat, amennyiben bármely oknál fogva nem képes megfelelni ezeknek a követelményeknek, haladéktalanul tájékoztatják erről az Ügyfelet.
  • nincs tudomása arról, hogy a rá vonatkozó jogszabályok akadályoznák az Ügyféltől kapott utasítások és a szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítését.

A Felhasználó jogosult törölni az általa rögzített adatokat a szolgáltatás adattörlési funkcióinak használatával.

Az Ügyfél jelen szerződés aláírásával kifejezetten engedélyt ad arra, hogy a szolgáltatás technikai fejlesztése keretében a Szolgáltató, vagy a szolgáltatás szerzői jogaival rendelkező más személy a szolgáltatás mögöttes informatikai rendszereit fejlessze, abban módosításokat hajtson végre.

12.5, További adatfeldolgozó igénybevétele

A Szolgáltató a szolgáltatás üzemeltetése során nem vesz igénybe további adatfeldolgozót.

12.6, Az adatkezelési műveletek támogatása

A Szolgáltató támogatja az Ügyfelét:

  • a Rendelet 35. cikke szerinti hatásvizsgálat lefolytatásában azzal, hogy ha az Ügyfél az adatfeldolgozást is érintő hatásvizsgálatot készít, a Szolgáltató azÜgyféláltal megfogalmazott konkrét, az adatfeldolgozással kapcsolatos kérdésekre írásbeli választ ad,
  • adatvédelmi incidensek kezelésében azzal, hogy:
    • ha a Szolgáltató adatvédelmi incidenst észlel, akkor azt 24 órán belül jelzi azÜgyfél felé,
    • ha az Ügyfél adatvédelmi incidenst jelez a Szolgáltató felé, akkor a Szolgáltató közreműködik az incidens kivizsgálásában,
    • Az adatvédelmi incidensről szóló tájékoztatásban a Szolgáltató az alábbi adatokat jelöli meg:
      • érintett személyes adatok köre,
      • incidenssel érintettek köre, száma,
      • incidens időpontja,
      • incidens körülményei,
      • incidens hatása,
      • incidens elhárítása érdekében a Szolgáltató által tett intézkedés,
      • incidenssel kapcsolatos egyéb adatok.

A Szolgáltató igény esetén személyes konzultációban biztosítja annak a lehetőségét, hogy az Ügyfél ellenőrizni tudja a szolgáltatás működését, azonban a Szolgáltató technikai lehetőségek hiánya miatt, valamint szerzői jogi korlátok miatt a Szolgáltatás mögötti informatikai rendszerekhez és azok forráskódjához nem biztosít hozzáférést.

Szolgáltató haladéktalanul tájékoztatja az Ügyfelet, ha annak valamely utasítása a Szolgáltató megítélése szerint sérti a vonatkozó adatvédelmi követelményeket. Amennyiben az utasítást az Ügyfél az értesítést követően is fenntartja, a Szolgáltató mentesül az adott adatfeldolgozási tevékenységgel kapcsolatos felelősség alól.

A Szolgáltató nem köteles a jelzett vagy észlelt adatvédelmi incidens alapján fejlesztéseket végrehajtani a Szoftverben.

12.7, Az érintetti joggyakorlás támogatása

Az Ügyfél bármikor jogosult kéréssel fordulni a Szolgáltató felé, ha az Érintettek számára valamely jog gyakorlásához a Szolgáltató közreműködésére van szükség, ilyen esetekben a Szolgáltató közreműködik a joggyakorlás támogatásában.

12.8, Nyilvántartási kötelezettség

A Szolgáltató a Rendelet 30. cikk (2) bekezdése szerinti nyilvántartást vezet az általa végzett Adatfeldolgozási tevékenységről.

12.9, Titoktartás

A Szolgáltató kötelezi magát arra, hogy az adatfeldolgozási tevékenységének jelen Szerződésben meghatározott ellátása során tudomásukra jutó személyes adatokat és minden olyan további információt, amely az Ügyféladatkezelési illetve a Szolgáltató adatfeldolgozási tevékenysége során tudomására jut, bizalmasan kezeli, és azokat kizárólag a jelen Szerződésben meghatározott feladatok ellátása érdekében használja fel.

12.10, Az adatfeldolgozási szerződés megszűnését követően fennálló kötelezettségek

Az Ügyfél és a Szolgáltató megállapodnak abban, hogy az előfizetés szerinti tárolási időtartam leteltét követően a Szolgáltató törli, vagy visszaállíthatatlan módon anonimizáljaa tárolt adatokat.

13, Egyéb rendelkezések

13.1, Az Általános Szerződési Feltételek egyoldalú módosítása

A Szolgáltató jogosult jelen Általános Szerződési Feltételeket – az Ügyfelek előzetes tájékoztatása mellett – egyoldalúan is módosítani. A módosított rendelkezések a hatályba lépést követően a Szoftver első használata alkalmával válnak hatályossá azÜgyféllel szemben, azokat a módosítást követően indított ügyfélkapcsolati folyamatokra kell alkalmazni.

A Szolgáltató továbbá fenntartja a jogot, hogy bármikor, bármilyen változtatást, javítást hajtson végre a Szoftveren előzetes figyelmeztetés nélkül. A Szolgáltató továbbá fenntartja a jogot, hogy a Szoftvert más domainnév alá helyezze át.

Jelen Általános Szerződési Feltételek hatályba lépésének ideje: 2020.05.01.