A rendszer alapelve szerint a munkalapokat létrehozó és kezelő dolgozóink (pl. diszpécser, munkairányító vagy projektvezető beosztásban) nem jogosultak számla kiállítására. A munkalapok azonban az elvégzett munkáink elszámolását képezik, ezért a számlázást előkészítő ún. előszámlát generálhatnak egy vagy több munkalapból.
Előszámla készítéséhez kövessük az alábbi munkafolyamatot:
- munkalapok szűrése
- kijelölés
- kiválasztás
- tételrészletezés módjának megválasztása
- az előszámla elkészítése
1. Szűrés [opcionális]
Szükség esetén szűrjük le a listát úgy, hogy kényelmesen tudjunk válogatni a munkalapok közül. Például szűrjük le a vevő nevére.
2. Kijelölés
Válasszuk ki azokat a munkalapokat, amiknek elszámolandó tételeit előszámlára szeretnénk helyezni. Ehhez jelöljük be a listaelemekben az 'előszámla' jelölőnégyzetet.
3. Kiválasztás
Alul, a szűrő alatti szekcióban bal oldalon válasszuk ki a 'kiválasztva' opciót, ekkor a listában csak a megjelölt munkalapokat fogjuk látni.
4. Tételrészletezés
A kiválasztva szűrőelemtől jobbra álló legördülő listában 4 lehetőségünk van az elszámolandó tételek bizonylaton való részletezésére:
Egyösszegű
Az összes kijelölt munkalap összes tétele egyetlen tételként és összesített összegben kerül feltüntetésre az előszámlán. Az elszámolt munkalap(ok) sorszáma a bizonylat tételsorának megjegyzés mezőjében kerül feltüntetésre.
Munkalaponként tételezett
Minden egyes munkalap külön-külön tételsoron szerepel, de egy tételsor a vonatkozó munkalap összes tételének szumma összegét veszi fel.
Áru típusonként összegzett
A különböző munkalapokon szereplő azonos árucikkeket - legyenek azok termékek vagy szolgáltatások - egy tételsorba von össze a rendszer.
Tételsoronként részletezett
Minden munkalap minden tételsora külön sorban fog szerepelni az előszámlán, még akkor is, ha az adott árucikk többször fordul elő az egyes munkalapokon. Minden tételsorban a megjegyzés mezőben feltüntetésre kerül, mely Munkalapon szerepelt.
5. Bizonylat elkészítése
Kattintsunk az 'Előszámla' gombra. Ezzel az előszámla a megfelelő sorszámmal elkészül és új lapon megnyílik a Bizonylat részletei űrlap a kiválasztott tételrészletezésnek megfelelő tételsorokkal.
Ezzel előkészítettük a számlázást és átadtuk a számla kiállítására jogosult munkatársunknak vagy pénzügyi osztálynak, akik az előszámla tételeit, összegeit, projektszámát, partneradatokat és partner dokumentum azonosítót már megkapták, már csak a bizonylatkiállítás formai részeit véglegesítik.
Ha egy munkalapot előszámlára helyeztünk, - bármely tételrészletezés opcióval - a munkalap automatikusan lezárt és számlázott státuszba kerül. A munkalapot nem lehet módosítani, kivéve akkor, ha a zárolást feloldjuk.