A gépjárműfoglalás űrlap célja a projektalapú munka során a munkavégzésre elrendelt kiszállásokat tervezetten, átlátható módon tudjuk kezelni. A foglalás során kijelölhetjük a gépjárművet, a foglalás napját, a gépjárművezetőt, a felvétel és leadás helyét, időpontját. A foglalás során digitálisan vezethetjük menetleveleinket a papíralapú helyett, vagy akár a papíralapon töltött menetleveleket digitálisan is rögzíthetjük.
Végső soron a gépjárműfoglalások és menetlevelek segítenek a a kiszállási költségek vezetésében, a munkalapok és projektek elszámolásában, ily módon a cége nyereséges üzemelésében.
Elérése
Húzzuk az egérmutatót a bal navigációs sáv 'Fő űrlapok' pontjára, a megnyíló menüben kattintsunk bal egérgombbal a Gépjárműfoglalás menüpontra. Az űrlap új lapon nyílik meg az aznapi, aktuális dátumra beállítva a foglalás dátumának mezőjét.
Megnyithatjuk egy kiválasztott Munkalap részletei oldalról is, ekkor szintén új lapon jelenik meg, azonban a foglalás dátuma automatikusan a munkalapon megadott munkavégzés dátumát veszi fel.
Kezelőfelület
A kezelőfelület két fő panelre osztható, amit a rendszer vizuálisan is jelöl:
- gépjárművek listája és a foglalás funkciója
- a már elkészített foglalások listája
1. Új gépjárműfoglalás
Gépjárművek listája
A bal oldali hasábban vertikálisan listába rendezve látjuk a gépjármű-nyilvántartásunkban szereplő aktív (nem törölt) autók rendszámának listáját.
A demó rendszerben néhány példaértékű gépjármű rendszámát találjuk, egy újonnan igényelt éles rendszerben a lista üres, előbb a gépjármű-nyilvántartásunkban rögzítenünk kell a flottánkba tartozó autókat.
A rendszám mellett tájékoztató jelleggel jelölőnégyzet mutatja, hogy az adott gépjármű foglalható, kiadható, ez esetben pipát látunk. Ha nem kiadható státuszú, úgy üres a jelölőnégyzet.
A listában a rendelkezésre álló területen egyszerre 16 gépjármű fér ki, ha ennél több aktív autónk van, a panel jobb oldalán megjelenő görgetősáv segítségével tudjuk fel- és lefelé görgetni a listát.
Sorrendezés
A lista alapértelmezetten növekvő ABC sorrendet követ. A lista fölötti 'Rendszám' címkére bal gombbal kattintva a sorrend megfordítható. Ha jobb gombbal kattintunk, a rendszámra sorrendezést kikapcsoljuk és az autók nyilvántartásba vételének sorrendjét kapjuk.
Gépjármű kiválasztása
Az űrlap megnyitásakor automatikusan a legfelső gépjármű van kiválasztva, amit a kék mutatónyíl is jelöl, valamint a hasáb tetején nagy betűkkel annak rendszáma van feltüntetve.
Ha másik járművet szeretnénk kiválasztani, kattintsunk bal egér gombbal a mutató nyílra vagy a rendszámra. Ekkor mutató nyíl kék színű lesz és a hasáb tetején a kiválasztott rendszámot nagyban is látni fogjuk.
Gépjárműkiadás
A lista felett a hasáb felső részén egy dátummező foglal helyet, amiben az űrlap betöltődésekor az aktuális dátumot látjuk, ha a bal navigációs sávból nyitottuk meg az űrlapot. Ha egy munkalapról nyitottuk meg, úgy a munkalapon beállított munkavégzés dátumát.
A dátummező az Alapelvek szócikkben leírt sztenderd módon működik.
A gépjármű kiadáshoz kövessük az alábbi műveletsort:
- A dátummezőben válasszuk ki azt a napot, amely napra ki akarjuk adni a gépjárművet.
- Ekkor a jobb oldali, nagyobb panelen látni fogjuk a választott napra már kiadott gépjárművek listáját, desztinációját és az időintervallumát (óra:perctől óra:percig). Ez segít a tervezéskor, hogy olyan gépjárművet válasszunk, ami még nincs kiadva, elkerülve az időbeli átfedést.
- Válasszuk ki a listából a kiadandó autó rendszámát.
- Kattintsunk a zöld '+Új foglalás' gombra.
- Akkor a jobb oldali panelen megjelenik egy új sorban a foglalásunk. A foglalással egyidejűleg egy menetlevél is létrejött. A rendszám, a dátum és a menetlevél száma mezők automatikusan kitöltésre kerülnek, a többi mezőt töltsük ki, a részleteket alább ismertetjük.
Szűrő
A panel alján egyetlen legördülő lista típusú szűrőelem kap helyet, amit lenyitva a rendszámokat látjuk. Ha igazán sok járműből áll a flottánk, úgy a fenti lista terjedelmes lesz. Ha nem pontosan tudjuk a kiadandó autó rendszámát, de ismerjük annak 1-2-3 karakterét, akkor a szűrőben rákereshetünk és ezzel szűkíthetjük a listát.
Ehhez kattintsunk a legördülő lista beviteli mezőjébe, írjuk be a kezdőbetűt, vagy az első 1-2 betűt, ekkor azonnal csak azok a rendszámok listája fog megjelenni, amelyek ezekkel a betűkkel kezdődnek.
További lehetőség a '%' jeles keresés, ami az Alapelvekben leírt módon működik. Ehhez szintén kattintsunk a legördülő lista beviteli mezőjébe, írjuk be a '%' jelet és egy-két karaktert vagy számot, amit ismerünk a rendszámból. Ennek hatására automatikusan azon rendszámok listája fog megjelenni, amelyekben a beírt karakter vagy karakterek szerepelnek (nem csak a rendszám elején, hanem bárhol).
A keresési listában ezután kattintsunk a kiadandó autó rendszámára, ekkor a fenti listában kizárólag ezt a rendszámot fogjuk látni és értelemszerűen ez lesz a kiválasztott.
Például tudjuk, hogy 'R' betűvel kezdődik a keresett rendszám, akkor írjunk 'r' betűt, ezzel az összes 'r' betűvel kezdődő rendszám meg fog jelenni. Magyar sztenderd rendszám esetén lehetséges, hogy épp a nem a 3 betűt, hanem az utána álló 3 számot ismerjük, legyen ez 222. Ekkor írjuk be a szűrőmezőbe: '%222', akkor az összes rendszám meg fog jelenni, amiben bárhol is szerepel a 222.
2. Gépjárműfoglalások listája
A jobb oldali, nagyobb panelen a kiadott gépjárművek listáját látjuk.
Alapértelmezésben a bal oldali panelen beállított dátumra kiadott járművek foglalásai szerepelnek itt, azonban a lista az alsó szekcióban található szűrővel módosítható (lásd alább).
Egyszerre 8 foglalás fér ki a rendelkezésre álló helyen, ha a foglalások listája ennél hosszabb, a panel jobb oldalán megjelenő görgetősávval tudjuk fel- és lefelé görgetni azt.
A lista egy sora egy foglalást és ezzel együtt egy menetlevelet jelent. A listában automatikusan mindig a legfelső foglalás van kijelölve - ha van ilyen, máskülönben a lista üres.
Foglalás adatai
Egy gépjárműfoglalás során az alábbi adatokat látjuk, illetve tudjuk megadni és módosítani.
Rendszám
A gépjármű rendszáma, amit foglaltunk. A mező csak olvasható, nem módosítható. Ha mégis módosítani szeretnénk a rendszámot, kattintsunk a lista alján található 'Menetlevél részletek' gombra és az új lapon megnyíló űrlapon módosítsuk azt.
Dátum
A foglalás napja, a mező csak olvasható, nem módosítható. Ha mégis módosítani szeretnénk a dátumot, kattintsunk a lista alján található 'Menetlevél részletek' gombra és az új lapon megnyíló űrlapon módosítsuk azt.
Menetlevél száma
A rendszer automatikusan generált azonosítószám, melynek formátuma: GK/ABC-123/7/2020, amelyből az ABC-123 a gépjármű rendszáma, majd az adott éven belüli sorszám áll (1-től indul és egyesével nő), végül pedig a tárgyév. A mező csak olvasható, nem módosítható, alapvetően szigorú sorszámázású azonosító.
Gépjárművezető
Ebben a legördülő listában a munkavállalóink nevének listáját látjuk. Nyissuk le a listát és kattintással válasszuk ki a gépjárművezetőt.
Felvétel és leadás időpontja
Ezek olyan dátummezők, amiben a gépjármű felvételét és leadását tudjuk óra:perc formátumban megadni. Kattintsunk a mezőbe és a megjelenő segédpanelen adjuk meg billentyűzetről '08:00' formában az időpontot, vagy az alatt található legördülő listából válasszuk ki az órát, majd a percet és kattintsunk a mentés gombra.
Felvételi/leadási telephely/célállomás
Mindkét beviteli mezőben a gépjármű felvételének, leadásának illetve a célállomás helyszínét adhatjuk meg szabad szavas módon. Kattintsunk a beviteli mezőbe és gépeljük be a várost, a kerületet, esetleg utca/házszámot.
Projektazonosító
A legördülő listát megnyitva a projektjeink listáját látjuk, azok azonosítóját és megnevezését - feltéve ha már rögzítettünk projektet. Célszerű projektek keretein belül gondolkodnunk, ezért javasoljuk, hogy előbb a projektet hozzuk létre. Előfordulhat, hogy egy gépjárművel kiszállás nem kimondottan projekthez kapcsolódik, ezért a mező - opcionálisan - üresen hagyható.
Összes km és idő
A mezők a létrehozáskor üresek és ezen az űrlapon nem írhatók. Az összes megtett távolságot (km) és időt a rendszer automatikusan kalkulálja és írja be ezekbe a mezőkbe, miután a foglaláshoz tartozó Menetlevélen megadtuk a részletes menetadatokat.
Lezárt
A jelölőnégyzet azt jelöli, hogy az adott foglalást és menetlevelet lezártuk-e. Alapértelmezésben a négyzet üres, azaz aktív menetlevélről beszélünk. Ha a gépjárművet leadták a telephelyen és aktualizáltuk a menetlevél részleteit (kiegészítettük az összes lényeges információval), lezárható.
A lezáráshoz kattintsunk a jelölőnégyzetre, majd a rendszer megerősítő kérdést tesz fel. Kattintsunk az 'igen' gombra, ha valóban le akarjuk zárni, ezzel pipa kerül bele. Ez jelzi a rendszer és kollégáink számára, hogy azzal a menetlevéllel több dolgunk már nincs. A lezárt menetlevelek adatai zároltak lesznek, így azon módosítani nem tudunk sem itt, sem a Menetlevél részletei űrlapon - egészen addig, míg újra aktívvá nem tesszük.
A zárolás feloldása ugyanígy történik, kattintsunk egy lezárt menetlevél jelölőnégyzetére, a megerősítő kérdésre válaszoljunk 'igennel'.
Egy menetlevél lezárható és feloldható a 'Menetlevél részletek' oldalon is.
Munkalap
Ebben a mezőben annak a munkalapnak az azonosítója szerepel, amely munkavégzéshez a menetlevelet csatoltuk. Csatolni az adott munkalap részletei űrlapon lehetséges. Csatolás után a rendszer automatikusan kitölti a mezőt. A mező csak olvasható, közvetlenül módosítani nem tudjuk.
Megjegyzés
A beviteli mezőben rövid feljegyzést vagy megjegyzést írhatunk a menetlevélhez. Ehhez kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetünkről gépeljük be a kívánt szöveget. Módosítani és törölni ugyanígy tudunk.
Sorrendezés
A lista alapértelmezett sorrendje:
- rendszám ABC növekvő sorrend és
- menetlevél sorszáma csökkenő sorrendben
Ez azt jelenti, hogy alapvetően a rendszámok szerint növekvő ABC sorrendben szerepelnek a listában, de ha egy adott gépjárműre több foglalás is megjelenik a listában, akkor a menetlevél azonosítószáma alapján csökkenő sorrendet látunk.
A sorrendet felül tudjuk bírálni és ki is tudjuk kapcsolni a fejlécmezőkben található címkék segítségével. A címkék működése az Alapelvek szócikkben ismertetett sztenderd módon történik.
Törlés
Ha egy foglalást és vele együtt a menetlevelet törölni akarunk, akkor válasszuk ki a listában törlendő elemet. Ehhez kattintsunk a listában az adott elem bal oldalán található mutatónyílra, ekkor az kék színű lesz. Majd kattintsunk az űrlap jobb felső sarkában található piros 'Törlés' gombra.
A kiválasztott foglalás és menetlevél automatikusan törlésre kerül, a listából eltűnik és visszaállítani nem lehetséges.
Menetlevél részletek megnyitása
Egy foglaláshoz tartozó menetlevél minden adatát szeretnénk megtekinteni, szerkeszteni, módosítani, akkor jelöljük ki a listában a sort. Ehhez kattintsunk a listában az adott elem bal oldalán található mutatónyílra, ekkor az kék színű lesz. Majd kattintsunk a lista alatt található 'Menetlevél részletek' gombra.
A menetlevél részletei űrlap új lapon nyílik meg.
Szűrés
A gépjárműfoglalások listájában alapértelmezésben a bal oldali panelen beállított dátumra kiadott járművek foglalásai szerepelnek, azonban a lista jobb panel alsó szekciójában található szűrővel ez módosítható.
Praktikus eszköz akkor, ha összesített menetlevél listát szeretnénk egy bizonyos időszakról látni, vagy egy konkrét gépjárművezető menetleveleit szeretnénk átnézni, netán egy meghatározott célállomás vagy megtett kilométer távolság alapján böngésznénk azokat.
A szűrőben az alábbi kritériumok alapján szűrhetünk:
- Dátum
- Menetlevél száma
- Rendszám
- Gépjárművezető
- Célállomás
- Projektazonosító
- Státusz: aktív/törölt/mind
- Megtett kilométer távolság
Egy kritérium beállításával a lista automatikusan frissül és csak a feltételnek megfelelő elemek jelennek meg.
Egyszerre több kritérium is megadható. A legördülő lista típusú szűrőelemek értékkészlete dinamikus, azaz ha egy kritériumot megadtunk, a többi legördülő listában már csak azokat a választási lehetőségeket fogjuk látni, amelyek megfelelnek az előtte beállított szűrési feltételnek.
Az aktív szűrőelemek háttérszíne kék.
Egy aktív szűrőelemet kikapcsolhatunk, ha az egeret a beviteli mező fölé visszük és az ekkor a jobb oldalán megjelenő piros 'X'-re kattintunk.
A dátumszűrőről bővebben
Az év szűrő beállításával automatikusan a kiválasztott év első napjától az utolsó napjáig szűrünk. A hónap szűrővel a már beállított év adott hónapjának első napjától az utolsóig. Az ezek alatt látható dátummezőben látjuk is automatikusan ezen beállításokat.
A két dátummezőre kattintva egy naptárformátumú beállítás jelenik meg, amiben billentyűzetről begépelve, vagy a naptárfunkciót használva állíthatunk be teljesen egyéni időintervallumot. A felső mezőben a kezdődátumot, az alsóban pedig a végdátumot. A naptárformátum kezelése megegyezik az Alapelvekben ismertetett kezelési elvekkel.
A megtett km távolság szűrő működése
Azon foglalásokat, melynek menetleveleiben részletesen megadtuk az útvonalat és a kilométeróra számláló állásait, a rendszer összesíti a megtett távolságot. Ezekre az adatokra is szűrhetünk az intervallum megadásával.
Két beviteli mezőnk van, az egyikben az alsó határt, a másikban a felsőt adhatjuk meg számmal, kilométerben kifejezve. Lehetőségünk van csak az alsó határt, csak a felsőt, vagy mindkettőt megadni.
Kövessük az alábbi műveletsort:
- kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetünkről írjuk be a számot egyik, másik vagy mindkét mezőbe
- ha végeztünk, nyomjuk meg az 'Enter' billentyűt vagy kattintsunk bal egér gombbal az űrlapon kívül bárhova
- A rendszer kizárólag számot fogad el, ellenkező esetben (pl. betű megadáskor) a rendszer értesít minket a hibás paraméter megadásáról.
- Ha számformátumot adtunk meg, a lista automatikusan frissül és csak a megtett kilométer távolságnak megfelelő találati listát fogjuk látni.
Ha törölni szeretnénk ezt a szűrőt, kattintsunk a tőle jobbra található 'törlés' gombra.
Csak a kijelölt gépjármű foglalásainak mutatása
Ha csak a bal panelen található listában kijelölt jármű foglalásait, menetleveleit szeretnénk kilistázni, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet.
Kikapcsolni ugyanígy tudjuk, kattintsunk egyszer bal egérgombbal a jelölőnégyzetre, ezzel a pipa kikerül belőle.