Az üzleti kapcsolattartás az a téma, amiről minden cég vezetője kimerítő részletességgel tud beszélni, de a pontos folyamatokról nincs mindig kristálytiszta képük.
Tudtad, hogy egy alkalmazott hetente 10-12 órát tölti olyan levelek olvasásával, rendszerezésével vagy keresgélésükkel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs? Az értékesítéskor keletkező adatokat olykor duplán, triplán, rosszabb esetben négyszer rögzítik? Lenne mit optimalizálni és lehetne időt felszabadítani valódi értékteremtő tevékenységre. De hogyan?
Vegyünk egy klassz céget, aminek versenyképes termékei vannak, a célcsoport jól definiált és van egy-két értékajánlat, ami elutasíthatatlan. Nyilván a te céged is ilyen, ezért lássuk mit vársz el az üzleti kapcsolattartástól:
- az üzleti folyamat összes lényegi elemét rögzítse
- legyen világos és jól követhető
- biztosítsa a pontos elszámolhatóságot
- jogilag teremtsen tiszta helyzetet
- és mindezt nem csak nekünk, de a partnerünk számára is.
- csökkentsük a fölösleges bürokráciát, legyen időhatékony.
Ha a cégedben az üzleti kapcsolattartás e-mailes párbeszédek formájában ölt testet, akkor bizonyára te is találkoztál már a problémával, amikor a régmúlt levelezései között kell kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat. Rosszabb esetben nem is egy levélfiókban turkálsz, hanem többen.
Sztenderdizált üzleti dokumentumok
Nem kell különösebben szemfülesnek lenni, hogy észrevedd: az üzleti dokumentumokban (ajánlat, megrendelés, szállítólevél, számla stb.) sok közös elem van. Mindegyiknek van egy vagy több címzettje és van egy küldője,
Mindegyiknek van egy vagy több címzettje és van egy küldője, szerepel termék és/vagy szolgáltatás, árak és lehetnek egyéb feltételek, kikötések, határidők.
Egy hatékony vállalatirányítási rendszerben (ERP) erre alapozva ki tudunk alakítani az üzleti levelezési rendszerünket, vagyis tartalmilag és formailag is hasonló elemekből álló üzleti leveleket.
Ezekkel a dokumentum-típusokkal leíráható egy teljes üzleti folyamat:
- beérkezik hozzánk egy ajánlatkérés (partnerünk küldi)
- ezt megválaszoljuk egy ajánlatadással (mi)
- erre beérkezik egy megrendelés (partnerünk)
- a megrendelés teljesítésekor kiállítunk egy szállítólevelet (mi)
- átveszik a szállítmányunkat (partnerünk)
- kiállítunk egy számlát (mi)
Kitűnik, hogy ez egy oda – vissza „pingpongozás” a partnereink és mi közöttünk. Az ajánlati fázisban a partnerünk több kört is futtathat velünk, mivel nem fogadja el az első ajánlatunkat, pl. alkudozik vagy más kiszerelésben kéri a terméket. Ekkor a folyamat első két lépése akár többször is ismétlődhet, mire bejön a megrendelés.
Vegyük észre: ebben a párbeszédben az összes dokumentum kis eltérésekkel ugyanarról szól. Ugyanaz a partnerünk és nagyjából ugyanazokról az árukról van szó. Esetleg az egyes áruk mennyisége és az árai változnak bennük.
Ez a tény egy sor hatékonyság növelő lehetőséget rejt magában, amelyet az easyOCM vállalatirányítási rendszerben maximálisan ki fogunk használni. Nézzük meg, hogyan indítjuk az üzleti párbeszédet, majd 2 trükk, amivel fénysebességre kapcsoljuk a procedúrát.
Ajánlat készítése 2 perc alatt
Egy jó ajánlat készítésének az előfeltétele, hogy a partner és az áruk már szerepeljenek az adatbázisunkban és mind legyen up-to-date. Az előző bejegyzésben már felvázoltam, miért kell a törzsadatainkkal jó gazda módjára törődnünk.
A lépések átlagos idővonzata:
- megnyitunk egy üres ajánlati űrlapot: 5 sec
- a fejlécében a saját adataink már ott vannak: 0 sec
- kiválasztjuk a partnert a partner adatbázisból: 5 sec
- módosítjuk a dátumokat, ha a felkínáltak nem lennének jók: 10 sec
- kiválasztjuk a kívánt árukat az áru adatbázisból: 5 sec/tételsor
- beírjuk a kívánt mennyiségeket az egyes árukhoz: 5 sec/tételsor
- beárazzuk az egyes árukat
- beírjuk az egyéb adatokat, témaszám, fizetési mód, devizanem stb. ha a felkínált adatok nem lennének jók: 20 sec
- megjegyzés, aláírás (ha kell): 5 sec
- kinyomtatjuk a kész dokumentumot és pdf formátumban elküldjük a partnernek: 5 sec
Nekünk általában ez 60 másodperc, de olykor sok áru tételsort kell felvennünk, ilyen esetben 2 percbe is beletelik egy jó ajánlat készítése.
Az árazás
Ebben a folyamatban az árazás lépése kulcsfontosságú tényező. A megbízható árkalkulációt és margin számítást az easyOCM rendszer kiterjedten támogatja az Árlisták létrehozásával. Ha készítünk árlistákat, akkor a dokumentumainkat bármelyik árlistánk segítségével könnyen, gyorsan és megbízhatóan beárazhatjuk! Ez megér egy külön misét, szóval erről is posztolok még.
Lássuk a trükköket, amikkel “csalunk”… mármint időt takarítunk meg.
Trükk #1: dokumentum másolás
Ha az új üzleti kapcsolatot azzal indítunk, hogy a bejövő ajánlatkérést felvisszük a fentiek szerint, akkor már meg is van ennek a levelezésnek az alapdokumentuma. Az erre válaszként adandó kimenő ajánlatot már úgy állítjuk elő, hogy a bejövő ajánlatkérést lemásoljuk, ezzel létrehozzuk belőle az ajánlatunkat. Ebben már minden adat benne lesz, amit a bejövő ajánlatkérésre felvettünk.
A lépések átlagos idővonzata:
- másolás: 5 sec
- beírjuk az aktuális dátumokat: 20 sec
- árazás az árlistáról: 5 sec
- szállítási és garanciális feltételek: 5 sec
- kinyomtatjuk a kész dokumentumot és pdf formátumban elküldjük a partnernek: 5 sec
40 másodperc az ajánlattétel – ezt szeretik az értékesítő kollégák.
Ha az ajánlattétel több körös, akkor minden körben dokumentum-másolással hozzuk létre az újabb válasz dokumentumot az előzőből. A válasz dokumentumokban mindig csak a változtatni kívánt néhány adatot írjuk át, a többi marad változatlan. A folyamat ugyanígy folytatódik a megrendelési, kiszállítási és számlázási lépésben is. Ezzel az eljárással minden egyes dokumentumfolyam automatikusan és egységesen formázott, sorszámozott, és ami még fontosabb, szülő–gyerek kapcsolattal jön létre.
Trükk #2: sablon dokumentum
Sok az időről időre ismétlődő, tipikus feladat a cégedben? Hozz létre sablonokat! Például:
- havonta rendszeresen ismétlődő számlákhoz,
- összetett, több tételt tartalmazó feladatokhoz, amelyekben nagyrészt ismétlődő tételek vannak.
A sablon dokumentumok ugyanúgy szerkeszthetők, mint a normál párjuk, sorszámozottak és tetszőleges számosságút hozhatsz létre. Ha van sablonod egy konkrét feladathoz, akkor ennek a dokumentumait úgy is létrehozhatod, hogy kiválasztjod a gyűjteményből a megfelelő sablont, ebből másolással előállítod a megfelelő aktuális típusú normál dokumentumot.
Ennek 2 előnye van:
- csak az aktualizálásához szükséges adatokat kell átírnunk a végleges új dokumentum létrehozásához
- sokkal gyorsabb és tévedésmentesebb, mintha mindig új dokumentumot készítenél.
Üzleti kapcsolattartás szteroidokon
A nagy versenyt támasztó, zsúfolt piacokon sikereket akkor fogsz tudni elérni, ha a belső üzletviteli folyamatokat átvilágítod és optimalizálod. Gyomláld ki az időrabló, repetitív folyamatokat – különösen az üzleti kapcsolattartásban – és újra lendületbe jön a céged. Egy jó vállalatirányítási rendszerben ezek a folyamatok eleve racionalizáltak, időt takarítanak meg neked.
Ilyen az easyOCM is. Hatékonyan támogatja az üzleti dokumentumok létrehozását és ezzel egy koherens, automatikusan egységesített üzleti levelezés létrejöttét.
Vezesd a cégedet okosabban és élj jobban!
Ezek azonban még csak az alapelőnyök, amikre továbbiak épülnek. Ne csak a jéghegy csúcsát lásd, olvasd el a következő bejegyzésünket is!