Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a céged életében generációváltás lesz. Ezt a mérföldkövet cégvezetőként te is és kollégáid is érezni fogják. A tétje nem kisebb, mint a céged hatékonyságának ugrásszerű növekedése, ezért tudnod kell a sikeres bevezetés 5+1 legfontosabb tényezőjéről. Ezúttal az emberi tényezőket és az oktatás fontosságát vesézzük ki.
3. Emberi tényezők
A kulcsfelhasználók
Ha megvan a projektvezető, hozz össze egy, a különféle vállalati részlegek alkalmazottaiból álló csapatot, amelynek tagjai jól kommunikálnak és működnek együtt egymással, továbbá befolyással vannak az új rendszer által érintett üzleti területekre. Őket mi kulcsfelhasználóknak nevezzük.
Biztosítsd, hogy a kulcsfelhasználóid mindig képben legyenek a projekt állapotáról, így folyamatosan informálni tudják a saját részlegüknél dolgozó kollégáikat. A kulcsfelhasználók a bevezetési projekt után is minden információt kapjanak meg. Ők a legképzettebb, a legjobban oktatott munkatársai a vállalatodnak. Az ő jelenlétük a garancia az általa felügyelt terület zökkenőmentes működéséhez.
Felsővezetők
A céged top menedzsmentje jellemzően minden beruházást kockázatosnak ítél, amíg az (1) kézzelfogható eredményeket nem produkál és (2) a megtérülés feketén-fehéren levezethető belátható időn belül.
Az életszerű, kézzelfogható és mérhető célokról már szóltunk, így ezen kifogásukat már az első lépésünkkel kielégítően le tudjuk kezelni cégvezetőként.
A második számú aggodalmuk kezelésében csak a matek segít. Az easyOCM rendszer előfizetése egy kerek esztendőre nagyjából megegyezik egy adminisztratív munkát végző munkatárs egy havi bérével. Garantálom, hogy a rendszer bevezetésével legalább egy új munkatárs felvételét megspórolod a cégednek. Ha ezt a költségszámítást papíron is levezeted a felsővezetésnek, a megtérülést lényegében egyetlen hónap alatt realizáljátok.
Más ERP rendszer - különösen nagy, általános rendszer - esetén a megtérülés általában 18-36 hónap. Ez a felsővezetés szemében egy kockázatos befektetés és könnyen lehet, hogy a projektet nem fogják támogatni.
Ellenállók
Minden cégnél előfordulnak olyan leendő végfelhasználók, akik ellenállást tanúsítanak az új ERP rendszer bevezetésével szemben. Ez egy teljesen normális és természetes jelenség, mi is megtapasztaltuk ezt.
Azt szokták mondani, mindenki fél a változástól és az újtól. Mi ezt pontosítanánk: a munkatársak nem egy új szoftvertől félnek, hanem attól, hogy az eddigi munkamódszereiket kell kompletten leselejtezniük és merőben más logika mentén kell ezután dolgozniuk.
Lássuk meg a lehetőséget: csupán azt kell szisztematikusan elmondanunk minden végfelhasználónak, hogy ugyanazt a munkafolyamatot követi, mint eddig, csak a kockás füzet helyett a monitoron rögzíti az adatokat.
Ha ezt cégvezetőként tudatosítjuk magunkban, máris azonnal kezelhető lesz számunkra az “ellenállás”, elsősorban oktatással.
Szabotőrök
Mi szabotőröknek hívjuk azokat a végfelhasználókat, akik nem pusztán ellenállást fejtenek ki az ERP rendszer bevezetése ellen, de igyekeznek meghiúsítani azt. A szabotőrök tipikusan a középvezetők közül kerülnek ki, akiknek az ERP bevezetés projektben a döntés előkészítésében szavuk van.
A szabotőr olyan munkatárs is lehet, aki nem a neki megfelelő beosztásban dolgozik. Ilyen esetben a bevezetés során meg kell találnod a helyét a szervezeten belül.
Itt kell szólunk erről a megkerülhetetlen tényről: az ERP bevezetése és működtetése az esetek túlnyomó többségében szervezeti és munkaköri átcsoportosítással jár. Ezt tudomásul kell venni, ez így természetes.
Fluktuáció
A bevezetés után fel kell készülnöd a munkavállalók állományának folyamatosan változására. Jöhetnek új kollégák, régiek elmennek, de akár egy meglévő munkatárs is kerülhet új munkakörbe.
Nem elég csak az új munkakörbe került dolgozónak a munkaköréhez tartozó program kezelését megtanítani, hanem a munkakör ERP-ben betöltött szerepéről is kell oktatást tartani.
4. Oktatás
Az oktatást nem a rendszer éles indulásakor kezdjük el, hanem már a bevezetés alatt. Az oktatás fő célja, hogy azt üzenje a munkatársak, különösen a rendszer végfelhasználói felé:
Itt egy rendszer, amely megismerhető és komolyan kell venni. Ez a rendszer elvárja a vállalat minden munkatársától, hogy ennek megfelelően más mentalitással végezze a munkáját. Értse meg, hogy rajta is sok múlik, hogy a jól elvégzett munkája nyomán a rendszer automatizmusain keresztül az egész vállalat hatékonyan képes dolgozni. Ezáltal maga a munkatárs elismertsége, megbecsülése is növekszik. Ezért megéri jól dolgozni!
Cégvezetőként látnod kell a lényeget: az oktatás ugyan tényeket közvetít, de emellett olyan magatartás-változást idéz elő (tudatos munkavégzésre való nevelés), amit te cégvezetőként és az egész vezetőség szívesen lát.
Az oktatás a végfelhasználók felé azt is közvetíti, hogy a lényegét tekintve ugyanazokat a folyamatokat kell végrehajtania, mint eddig, csak most már nem kockás füzetben, sajtcetliken és szedett-vedett Excel táblázatokban működtetik a cég üzletileg kritikus folyamatait.
Az oktatás tehát a bevezetés alatt kezdődik és a rendszer élesítéséig intenzíven folyjon, de akkor se áll le. Egy jó rendszer fejlődik és bővül, ennek megfelelően időközönként szükséges a változásokról szóló tréningeket szervezni.
Természetesen egy jó rendszerhez jó oktatási támogatás is jár. Az easyOCM esetében három edukációs lehetőséged is van:
- élő, kiscsoportos képzést kérhetsz a céged számára
- évente kétszer nyílt oktatási napot tartunk, amin az alapokat elsajátíthatod
- digitális oktatóanyagunk videó formában, ami lépésről-lépésre bemutatja a rendszer használatát. Elérhető a honlapunkon és a youtube csatornánkon. A cikk írásakor 34 videót találsz a témakörben.
Az utóbbi opció egy remek kiindulási anyag, ha házon belül te akarod megszervezni az oktatást. Ez esetben a kulcsfelhasználók legyenek az oktatóid és a digitális oktatóanyagunk tematikája mentén haladjanak.