Így válassz hatékony ERP rendszert KKV cégnek!

Kell egyáltalán vállalatirányítási rendszer?

A válasz egyértelműen: ERP rendszer kell! Manapság már egy kis és közepes vállalkozás számára is elengedhetetlen egy jó vállalatirányítási szoftver.

A digitális bennszülött generáció már ott van a cégvezetők sorában, jó eséllyel az ügyfeleid és partnereid zöme is belőlük kerül ki. Még a legkisebb, akár most induló cégek vezetőinek is azt kell mérlegelni, hogy kőkorszaki vagy 21. századi módszerekkel akarnak-e dolgozni és partnereikkel kapcsolatot tartani?

Ilyen, amikor nincs ERP rendszer a cégedben:

Kezdetben kézzel iktattad a papírhalmokat, mivel rendszerető vagy, iktatókönyvbe rendezted az iratokat. Pár év után rengeteg iktatókönyved lett, külön szekrénysort kellett beszerezned a tárolásra. A üzleti dokumentumokat Word / Excel segítségével készítitek, az ajánlatok néha sima e-mailként mennek ki. A vezetőid még mindig e-mailben osztják ki a feladatokat és ott is kérik számon. A Google Calendart használják arra, hogy „megmondják”, mikor van egy szerződés lejárta. Szeretnél havi, negyedéves és éves kimutatásokat, de az asszisztensednek ez alkalmanként 2-3 napig tart. Pénzügyi adatokat is csak utólagosan – néha későn – kapsz a könyvelődtől. Olykor túl későn válik világossá, hogy likviditási vagy határidő problémák miatt nem szárnyal a céged.

Szedjük elemeire a problémát…

...ahhoz, hogy lássuk, mit kell tudnia egy vállalatirányítási szoftvernek, azaz milyen problémákat old meg az ERP rendszer?

Probléma #1: A számláknak, ajánlatoknak, projekt terveknek nincs semmilyen közös formátuma, papírkötegek a polcon, dokumentumok a laptopodon, az elnevezésük hasraütésre megy — magyarul az üzleti dokumentációd egy kaotikus gyűjtemény. Ez inkább hasonlít Bilbo dolgozószobájára a Gyűrűk Ura nyitójelentéből, mint egy cég hatékony vezetésére.

[***kép helye. Caption: Bilbo dolgozószobája – egy mesében megható, a cégedben nem kifizetődő egy ilyen kaotikus ERP rendszer.***]

Probléma #2: Függővé válsz azoktól a munkatársaidtól, akik a dokumentáció rendszerezését és a kimutatásokat folyamatosan végzik. Minden tudás az ő fejükben van, kizárólag ők tudják, mi hol található – nélkülük teljesen elveszett vagy. Hiába vannak az adatok ott valahol a dossziék mélyén, a fájlok / e-mailek valakinek a gépén, a munkatársakon kívül nincs senki, aki eligazodna a káoszban. Ha elmennek, az felér egy érvágással. Szakzsargonban azt mondjuk: nagy a kulcsmunkatársaktól való cégfüggőséged.

Lényegében az üzleti folyamataidról semmi konkrét, automatikusan kinyerhető információd nincs, egy fekete doboz az óceán fenekén.

Probléma #3: Kikeresni az egymással összefüggő dokumentumokat, pénzügyi kimutatást csak komoly idegrendszeri károsodás mellett (értsd: sziszifuszi kézi munkával és roppant időráfordítással) készíthetsz belőle. Ezen az sem segít, ha az asszisztensed rutinból / kirúgástól való félelmében fénysebességgel végzi.

Mit látnak ebből az üzleti partnereid?

Ha az itt leírtak már ismerősek, vagy eleve szeretnéd megelőzni, akkor vedd fontolóra egy jó vállalatirányítási rendszer beszerzését. Mielőtt fejest ugranál a a rendszer kiválasztásába, lássuk az első tipikus kérdést, amit cégvezetők tőlünk kérdeznek.

Egyszóval:

Ha jegyet akarunk váltani a sikertelenség vonatára, akkor nyugodtan válasszuk a fent vázolt kézi vállalatirányítási rendszert. Az eredmény garantált lesz!

Ehhez még vedd hozzá a kézzel végzett adminisztrációból eredő pontatlanságokat, pl. korábbi levelezéseteknek ellentmondó új üzleti feltételek, akkor végképp megbízhatatlannak fognak tekinteni bennünket!

Az üzleti partnereid a feléjük adott válaszok formájából, pontosságából a reakcióidődből fog megítélni, Ha a fent vázolt belső kaotikus állapot kifelé is megjelenik – amire jó esély van, – akkor ez nem lesz bizalomgerjesztő az ügyfelek és a beszállítók számára.

Mennyibe kerül egy ERP rendszer?

Tényleg ez a kérdés szokott az első lenni. A céged teherbíró képességét mindenképpen figyelembe kell venned természetesen, de most leszögezem: noha nagyon fontos, de nem ez a legfontosabb kérdés. Két okból mondjuk ezt: 

1. Ha például a cégedben többen is foglalkoznak az adminisztrációval és a vállalatirányítási rendszer eggyel kisebb létszám foglalkoztatásával oldja meg a feladatot, akkor a megtakarított egy fő havi teljes bérköltsége már előnyös lehet a vállalatirányítási rendszer havi használatáért. Egyszerűen azért, mert ugyanazért az összegért sokkal jobb megoldást nyújt mint a hagyományos – kézi – adminisztráció.
2. Általában ennél sokkal jobb a helyzet, mert a szoftvert többen is használhatják, a vállalati folyamatok sokkal nagyobb részét fedi le, sokkal több szereplő munkáját könnyíti meg és teszi követhetőbbé, ami a hatékonyság növeléssel sokkal nagyobb hasznot hajt, mint amennyibe a vállalatirányítási rendszer kerül.

A cégedben sokkal több az időtartalék, mint gondolnád. Szabadítsd fel az ügyviteled digitalizálásával és több energiád marad a tényleges üzletszerzésre. Mi ezt láttuk saját cégünkben és ügyfeleink esetében is.

Milyen rendszert válassz?

Ez a ERP rendszerek gordiuszi csomója. Tudnod kell, hogy többféle technológián alapuló megoldás létezik, különböző előnyökkel és hátrányokkal. Ha nem vagy IT guru, akkor is érteni fogod.

Tény #1: multi-user ERP

Gyorsan szögezzük le: egy jó vállalatirányítási rendszer többfelhasználós. Csak akkor tekintjük vállalatirányítási rendszernek, ha többféle vállalati folyamatot támogat, amelyeket a vállalaton belül a feladatmegosztásnak és a jogosultságoknak megfelelően egyszerre többen használnak.

A vállalatirányítási rendszer kliens – szerver alapú megoldás, ahol a kliensek a vállalat dolgozói, akik egy szerveren – központi számítógépen – tárolt adatbázist használnak úgy, hogy bárki hozzáférhet mindazon adatokhoz és dolgozhat velük, amelyekhez jogosultsága van.

A kliens-szerver alapú megoldásoknak két fajtája ismert, a felhő alapú és a saját szerver alapú.

Felhő

Óriási előnye, hogy a cégednek csak a kliens oldali munkaállomásokat kell birtokolni és működtetni, magyarul a dolgozók laptopjait vagy asztali gépeit.

Előnye: a felhasználóknak nincs semmi teendője a szerveren futó szoftverrel, adatbiztonsággal, installálással, frissítésekkel, stb. mert ezeket mind a szolgáltatója biztosítja számára az előfizetés díj fejében,

Feltétele: gyors netkapcsolat, hiszen a a munkaállomások ezen keresztül tartanak kapcsolatot a szerverrel. A mai netszolgáltatások sebessége már bőven elegendő, akár még egy 4G mobilnet is.

Saját szerver

Előnyei:

• Az adatok így nem kerülnek ki a felhőbe, és házon belül az adatok olyan biztonságban vannak, amit a szervert üzemeltető felhasználó képes biztosítani.
  
• a szerver helyben van és csupán egy belső LAN hálózaton keresztül elérhető, ami gyors, megbízható és gazdaságos.

Hátrányai:

• a cégedet terheli a saját szerver egyszeri beruházásának és az üzemeltetésének, adatmentéseknek a költségei
  
• a frissítésért és a karbantartásért kell valamilyen fenntartási díjat fizetni. Ez egy marék szotyinál több, de még így is jóval kevesebb, mintha a cégedre szabott, egyedi szoftvert kellene karban tartanod.

Feltétele: ebben az esetben is szükség van net kapcsolatra, mert a szerver szoftver frissítéseit és a karbantartást csak így kapod meg.

Tény #2: ERP függőség

Tagadhatalan, hogy egy ERP rendszer használata bizonyos függőségekkel jár, mert ha egyszer bevezetjük, akkor nehezen tudunk más megoldásra áttérni, A függőségnek azonban vannak fokozatai és erre külön érdemes odafigyelned.

Testreszabható rendszerek

Egyes ERP rendszereket testreszabhatónak hirdetnek, más megfogalmazásban kifejezetten a céged működésére terveznek meg, vagyis egyedi fejlesztésű. Előnyösnek hangzik?

Laikusként minden bizonnyal. Sok cégvezető esik abba a hibába, hogy az ő cége különleges működésű és ezért nem lehet ráhúzni sztenderd munkafolyamatokat. Közben a gépezet recsegve-ropogva döcög és évek óta stagnál, mint egy sárban ragadt lovaskocsi. Az iparágában bevált üzleti modellek bevezetése és egy, a folyamatokat hatékonyan leképező vállalatirányítási szoftver azonnal lendületbe hozná, mintha szteroiddal kezelték volna. A testreszabhatóság tehát egy jól csengő hívószó, de sajnos az esetek többségében csak vért s verítéket hoz.

Lássuk, miért?

• a megfogalmazás szerint testreszabható, valójában testreszabás nélkül nem, vagy alig használhatók
• az elképzelhető legnagyobb függésbe kerülünk a szoftver fejlesztőjével vagy forgalmazójával
• minden felmerülő problémánk egyedi lesz, a fejlesztők közreműködése nélkül semmit sem tudunk a rendszerünkben megváltoztatni,
• már az elején is költséges, időigényes és megnyugodhatunk: később is az lesz
• a “testreszabás” a rendszert fejlesztő és a felhasználó cég közötti alkuk eredménye. Ily módon a testreszabás specifikációjába bekerülnek a felhasználó cég által megfogalmazott igények, amelyek a korábbi, szuboptimális működés miatt az új rendszerrel inkoherens végeredményt adnak. Túl sokszor láttuk már a régi megoldások továbbélését az új rendszerben, amitől az elveszítette minden hatékonyságát.

A régi, berögzült szokások továbbélését egyes munkatársak szeretni fogják a cégednél, hiszen ők a korábbi metódusok mentén dolgozhatnak tovább. Közülük lesznek a szabotőrök is, akik mindenképpen megpróbálják elkaszálni egy merőben új, hatékony ügyviteli szemlélet meghonosítását. A céged szempontjából ez annyira hátrányos és megalázó, mint amikor a VB selejtezőn a világ legrosszabb válogatottjától, Bhutántól kikapott Srí Lanka. Annyi esetet láttunk már, hogy azon sem csodálkozunk, ha a magas költséggel testreszabott új vállalatirányítási rendszer egyáltalán nem növeli a cég működési hatékonyságot, sőt, épp ellenkezőleg: rontja azt.

Dobozos szoftverek

A „dobozos” eredetileg azt jelentette, hogy anyagi hordozóra (pl. CD vagy DVD) rögzítette a gyártó, és azt – a program dokumentációjával együtt – becsomagolja, majd bolti kiskereskedői hálózaton keresztül adta el. A cikk írásakor, 2018-ban a dobozos szoftver elnevezés arra utal, hogy egy előre kifejlesztett program, csak telepíteni kell, vagy még telepíteni sem és már működik is. Nem kell egyeztetni, hogy mit tudjon, nincs szükség testreszabásra. Vannak előre megadott funkciói, üzembe helyezés után azonnal használható.

Itt jön a képbe a szemlélet, hiszen az ERP nem csak egy szoftver, de egy szemlélet is. Fogadjuk el az alapelvet:

A vállalati folyamatok jelentős része sztenderdizálható és ez a legtöbb cégnek átalakítás nélkül megfelel.

Dobozos és még sztenderd is? Akkor biztos rugalmatlan és sok félmegoldást kell elfogadnom? 

Szó sincs erről. A dobozos ERP rendszerek több modulból állnak, ezek konfigurálhatók, a beállításokkal optimalizálhatók a cégedre.

Előnyei:

• nincs szükség külső közreműködésre, ezáltal jóval függetlenebb leszel a szoftver gyártójától, mint egy egyedi fejlesztésű rendszer esetében
  
• a dobozos szoftverek készítőinek elemi érdeke, hogy ne csak a hibajavításokkal foglalkozzon, de a felhasználói visszajelzések alapján tökéletesítsék és bővítsék a funkciókat, tehát folyamatosan fejlesztik
  
• a szoftverfrissítéseket és javításokat a felhasználók automatikusan megkapják az előfizetési díjuk fejében. 

Tény #3: ERP bevezetés nincs szervezeti változás nélkül

Egy ERP rendszer bevezetése kiváló lehetőség céged hatékonyságának javítására. Az üzleti folyamatok egységesítését, karcsúsítását és egyszerűsítését várjuk tőle. Ezért egy jó vállalatirányítási rendszer csak akkor tud hatékonyan működni, ha az optimális üzleti folyamatokat támogatja. Rossz folyamat-automatizálásával csak azt érnénk el, hogy az gyorsabban hajtódik végre, de ugyanolyan nem kívánatos eredménnyel. Az ERP rendszer segítségével megvalósított üzleti átalakulás nem hajtható végre a kulcsfontosságú szervezeti területeken végbemenő változások nélkül.

Cégvezetőként szembe kell nézni a ténnyel: szervezeti átalakítások – többnyire felesleges létszám leépítések, – duplikált folyamatok kiküszöbölése, egyszerűbb eljárások bevezetése válhat szükségessé.

Az utómunkálatok elkerülése érdekében, és hogy a végfelhasználók teljes mértékben megértsék a bekövetkező változásokat, a cégednek már a bevezetés korai fázisában azonosítania kell a szükséges változtatásokat a folyamatokban. A megfelelően időzített tréningek révén az alkalmazottak gyorsabban fogják elfogadni az új rendszert, és sikeresebben használják majd. Ne mulasszuk el ezeket a lépéseket, máskülönben az ERP rendszer nem fog kellő mértékben hozzájárulni a hatékonyság növeléséhez!

Őszintén remélem, hogy a fentiek segítenek tisztábban látni az ERP rendszer kiválasztásában. Szó esett a fentiekben modulokról, funkciókról, a folytatásban jobban elmélyedünk az ERP rendszerek funkcióinak rejtelmeiben.