Szerző: Nagy Endre

A vállalatirányítási rendszerek brosúráit böngészve kialakulhat egy kép bennünk, miszerint egy ERP szoftvernek minél inkább széles a modulkínálata, annál többet tud. Ergo jobb, tehát biztosan minden ügyviteli feladatunkat megoldhatjuk benne. Számlázás, raktár, partner, pénzügy, főkönyv, árjegyzék, beszerzés, iktatás, CRM, RMA… sorolhatnánk még, majd egy idő után pislogunk, mint hal a szatyorban.

Modulok egyvelegétől lesz rendszer?

Ez csak részigazság. A modulok önállóan kezelik az egyes vállalati egységek folyamatait, tehát utalnak a meglevő funkciókra. Sok modul szélesebb spektrumban képes kiszolgálni a különféle működésű cégeket. Ez azonban a gyártó cég szemszögéből előnyös. Olykor az értékesítők is azért sorolják a modulokat, hogy elájuljunk tőle. A mennyiség mellett most is érdemes a vállalatirányítás minőségét vizsgálni.

Szigetrendszerek versus integrált ERP

A modulok mennyiségi listája nem ad választ a vállalatirányítási rendszer minősége szempontjából sokkal fontosabb kérdésekre. Tételesen ezekről van szó:

1. az egyes modulok hogyan kapcsolódnak egymáshoz?
2. mennyire működnek együtt?
3. hogyan egészítik ki egymás funkcióit?
4. hogyan alkotnak rendszert a komplex vállalati folyamatok támogatásában?
5. mennyire képezik le az üzletviteli folyamatainkat?
6. mi az ami esetleg hiányzik belőlük, vagy egyáltalán nem támogatják?
7. milyen kezelőfelületeken érhetők el a felhasználók számára?

A modulárisan felépített rendszerben a modulok összekapcsolása – integrációja – révén valósul meg a vállalati kontrolling. Vegyünk egy példát, azon keresztül szemléletesebb.

Legközismertebb ügyviteli folyamat a számlázás. Egy számlázó program legfőbb funkciója az, hogy egy cég nevében kimenő számlákat állítunk elő.

Sok esetben a szoftver megjegyzi azokat a vevőket, akik legalább egy számlán szerepelnek már. Ha legközelebb ugyanannak a vevőnek állítunk ki számlát, akkor a vevő nevének begépelésekor már fel is ugrik az adatbázisból. Nem kell tovább írni az összes adatát, hanem a programunk automatikusan kitölti vele a számla fejléc megfelelő rovatait. Ugyanez a helyzet a számláink tételsoraiban szereplő árukkal is, azokkal sem kell sokat bíbelődni a számla kitöltésénél, ha egyszer már felvittük őket. Ez remek kényelmi funkció, 2018-ban (a cikk írásakor) már-már elvárható is egy számlázó szoftvertől.

Egy vállalatirányítási rendszerben azonban itt még messze nincs vége a történetnek, mert vannak:

Bejövő számlák, egyenleg, likviditás

Egy vállalatnak nem csak kimenő, de bejövő számlái is vannak. Ha ezeket nem rögzítjük a rendszerben, akkor maximum félkarú óriások lehetünk. A bejövő számlák nélkül szinte semmi olyat nem tudunk csinálni a rendszerben, ami életbevágóan fontos a cégünk számára, és amire a menedzsment leginkább kíváncsi. Nevezetesen: hogyan alakul a kiadásaink és az eladásaink egyenlege, vagyis nyereségesek vagyunk-e vagy sem?

Aztán a számlák egyik legfontosabb tulajdonsága az, hogy ki kell fizetni őket. Kíváncsiak vagyunk rá, hogy ki lettek-e fizetve határidőben, illetve mikor esedékes a kifizetésük. A pénzforgalmunkat csak úgy tudjuk tervezni, ha a kifizetetlen kimenő számláink és fizetendő bejövő számláink esedékességét össze tudjuk vetni, és ennek egyenlegét adott esetben a bankszámláinkon levő likvid összegekkel ki is kell pótolnunk.

Mindezt persze nem „kézzel” vagy Excel táblázatokban szeretnénk napról napra számolgatni. Elvárjuk a vállalatirányítási rendszerünktől, hogy ezt naprakészen, bármelyik pillanatban lekérdezhessük belőle. Nem vagyunk telhetetlenek, ha azt is elvárjuk, hogy a rendszerünk automatikusan állítsa elő az esedékes bejövő számláink utalásait a megfelelő határidőre.

A bejövő és kimenő számlák, illetve ezek pénzügyi teljesítéséhez a bankszámláknak a fenti példánkban ábrázolt szintű integrált kezelése már egy elfogadható szintű vállalatirányítási rendszer funkciójának tekinthető.

Egyetlen integrációtól még nem lesz vállalatirányítási rendszer

Természetesen egy valódi vállalatirányítási rendszerben számtalan ilyen összekapcsolódásnak kell lenni ahhoz, hogy valóban integrált rendszernek legyen tekinthető. Ne csupán szigetszerűen működő modulok összessége legyen, hanem képezze le ezek összefüggéseit, mert a felhasználókat úgy támogatja hatékonyan a komplex ügyviteli funkciók vitelében.

Automatizáció

Egyszerűbben mondva: a rendszer különböző elemei között létezzenek jól definiálható összefüggések, és ezek automatikusan hajtódjanak végre.

Az előző példánknál maradva, ha egy bankszámláról elvégzek egy vagy több utalást, akkor a bankszámla egyenlege mellett az utalással kiegyenlített számlákon automatikusan jelenjen meg a kiegyenlítés ténye, annak értéknapja és esetleg volt-e eltérés a fizetési határidőhöz képest, a teljes összeg ki lett-e egyenlítve stb.

Ezen ponton már körvonalazódik a különbség egy egyszerű számlaprogram és egy integrált vállalatirányítási rendszerbe ágyazott számla funkció teljesítménye között.

Mennyi kézimunka társul azon számlákkal kapcsolatos funkciók naprakész megvalósításához, amiket a második esetben az integrált vállalatirányítási rendszer automatikusan elvégez helyettünk?

[kép helye. Caption: Adminisztráció kézimunkával - vagy drága, vagy sok időbe telik, vagy a munkatársak égnek ki. Végső soron mindig drága.]

A kérdés költői – de még ha el is végeznénk hatalmas költséggel, akkor sem lennénk képesek ezt bármikor, bárki által elérhető formában megtenni, mint egy jó integrált rendszerben.

Valamit valamiért

Mint mindennek, az automatizmusoknak is megvan az ára. És itt most nem a pénzbeli árról beszélek, hanem arról, hogy nekünk – a rendszer felhasználóinak – is kell tenni egy s mást az automatizmusokhoz.

Az ördög a részletekben, vagyis az adatokban rejlik. Ha nincsenek pontos, bevitt adataink, akkor a legzseniálisabb rendszer sem tud jó (pontosabban semmiféle értékelhető) eredményt produkálni.

Erről lesz szó a következőkben: valamit valamiért. Úgy tűnik, eleinte kicsit többet kell dolgoznunk azért, hogy utána évezhessük a rendszerünk erényeit.