Kinek és miért jó az Online Cégmenedzser?

Az Online Cégmenedzser egy böngészőben futó vállalatirányítási rendszer, ami kifejezetten a magyar kis- és közepes vállalatok, azon belül is a projektalapú és szolgáltatócégek üzletvitelét, ügymenetét támogatja.

Szolgáltatócégek ügymenetének kihívásai

A szolgáltató- és a projektcégekre jellemző módon nem csak fizikai árucikkek, de különféle szolgáltatások és munkadíjak együttese alkotja az elszámolás alapját. Ezeknél a cégeknél jellemzően összetettebb egy projekt nyereségesség kiszámítása, valamint a helyszíni kiszállások, mérnöki és szerelői munkadíjak árrésének számítása is plusz teendő.

Ezért lényegesen több információt kell pontosan, naprakészen nyilvántartani, mint egy klasszikus kereskedelmi tevékenység esetében. Az easyOCM ezt a kihívást oldja meg igen hatékonyan és támogatja az ilyen jellegű vállalatok működését, modellezi azok tipikus munkafolyamatait.

A tapasztalat azt mutatja, hogy a szolgáltatócégeknek 5  tipikus problémás területe van:

  1. széttagolt szigetrendszerek, különálló szoftverek használata
  2. egymásnak ellentmondó adatok
  3. hiányzó adatok
  4. pontatlan elszámolások
  5. speciális bizonylatok kiállítása

Ebben a problémahalmazban minden mindennel összefügg, ezért nézzük meg szisztematikusan, milyen megoldások léteznek.

Egységes rendszer

Az Online Cégmenedzser egy egységes, integrált vállalatirányítási rendszer. Ennek megfelelően azonos alapelvek mentén épül fel; a kezelőfelület és a funkciók logikáját csak egyszer kell elsajátítani és a rendszer egészére érvényes lesz. Ez nagymértékben csökkenti a tanulási és a kezelési időt is a szigetrendszerekhez képest.

Nincsenek ellentmondásos adatok

A szigetrendszerek egyik káros következménye, hogy egy partnerről, munkáról vagy komplett projektről az egyik szoftverben ilyen, a másikban olyan adatok állnak rendelkezésre. Ember legyen a talpán, aki képes mindenre emlékezni és hitelt érdemlően meg tudja állapítani, melyik a valós adat.

A szolgáltatócégeknél ez egy gyakori probléma. Ennek következménye lehet a késedelmes számlázás, a hiányos elszámolás és a pontatlan számlaadatok. Valójában mindhárom ugyanahhoz vezet: a bevételek nem az elvártnak megfelelően érkeznek.

Az Online Cégmenedzser ezt a súlyos veszélyfaktort elegánsan kiiktatja: nincsenek ellentmondásos adatok a rendszerben. Minden adat egy helyen, egy adatbázisban kerül tárolásra így valós, konzisztens adatokból dolgozhatunk.

Teljes projekt és munkafolyamat-kezelés

A szolgáltatócégeknél az egyik tipikus nyereségkiesés abból adódik, hogy a ténylegesen elvégzett munkákat papírfecniken vagy fejben tartják nyilván. Mire az elszámolásra kerül sor, a teljes munkasornak egyik-másik eleme feledésbe merül. Így nem arról van szó, hogy ezek a cégek ne lennének elég szorgalmasak, de végső soron a hiányzó adataik bevételkiesést okoznak.

A OCM rendszerben a projektekkel pontosan vezethetők a végzett munkák a tervezéstől a kivitelezésen át egészen az elszámolásig és a pénzügyi teljesítésig. A kivitelezés során munkalapok segítik az egységnyi munkavégzések, a területi kiszállások, a ráfordított mérnöki és szerelési munkák, a gépjármű ráfordítások és a felhasznált fizikai árucikkek, szerelési anyagok teljes és tételes listáját.

Pontos elszámolások

Ez tulajdonképpen az előző négy pont egyenes következménye. Egy egységes adatszerkezetben vezetett, ellentmondásoktól mentes információkkal, ahol egyetlen üzletileg kritikus adat sem veszik el, csakis pontos elszámolások készíthetők el.

Rugalmas üzleti dokumentumok

Mindezeken túl még egy speciális, a szolgáltatócégeket "sújtó" üzleti kihívás is jelentkezik: a bizonylatok és az üzleti dokumentumok formai vonatkozásában sok esetben speciális igényeknek kell megfelelni.

Az elszámolás alapja jellemzően munkalapokra épül. A nagyobb projekteket önállóan kezelik, a sok apró eseti feladatot olykor havi vagy negyedéves gyűjtőben kérik elszámolásra. Továbbá egyedi számlaképeket igényelnek; nem csak a leggyakoribb bizonylatokat, úgy mint számlát, szállítólevelet, pro-formát kérnek, de számlát helyettesítő bizonylatot vagy jegyzőkönyvet. Utóbbi sem egységes, X vállalat formai igényei eltérnek Y cégétől.

A szokásos számlázórendszerek ezt az igényt nem tudják kielégíteni. A szolgáltatócégek jobb híján Excel vagy Word dokumentumokat állítanak elő, amelyek elkészítése rendkívül időigényes és drasztikusan növeli az adattévesztést.

Az Online Cégmenedzser minden lehetséges bizonylatot és üzleti dokumentumot sztenderd formában képes kezelni és előállítani, így rövid idő alatt pontos adatokat tartalmazó bizonylatokat, számlákat küldhetünk ki ügyfeleinknek. Végső soron a pénzáramlást gyorsítjuk fel.

Gyors és pontos számlázás

Bármennyire is tűnik evidensnek a gyors és pontos számlázás igénye, látjuk, hogy egy projektalapú cég esetében ez egyáltalán nem olyan egyszerű feladat.

Az Online Cégmenedzser pontosan ezt a bonyolult és soktényezős kihívást teljesíti egy egységes rendszerben.