Az Árlisták űrlapon egy vagy több árlistát állíthatunk össze. Az árlistákon szerepelhetnek fizikai termékek és szolgáltatások is, például munkadíjak, postaköltség, kiszállási díj.
Lehetőségünk van:
- vevőcsoportoknak (pl. végfogyasztóknak vagy viszonteladók csoportjának) árlistát készíteni
- egy üzleti partnernek szerződött árakat rögzíteni
- különféle devizanemekben árlistákat készíteni.
Az árlisták használatával a bizonylatok kiállítása rendkívül felgyorsul és jelentős időt takaríthatunk meg az adminisztrációs műveletekben. A bizonylatok mellett az árlistát alkalmazhatunk a munkalapokon is, így a rajta szereplő tételek már eleve beárazottan kerülnek feltüntetésre.
Javasoljuk, hogy árlistát akkor hozzunk létre, ha már az aktuális szortimentünket (termékeket és szolgáltatásokat) az Áruk űrlapon felvettük.
Az űrlap elérése
Húzzuk az egérmutatót a bal oldali navigációs sáv 'Fő űrlapok' pontjára, majd a megnyíló almenüben kattintsunk az 'Árlisták' pontra. Ekkor új lapon nyílik meg az Árlisták űrlap.
A kezelőfelület
Az űrlap megnyitásakor az utoljára létrehozott árlista van kiválasztva és annak árucikkei jelennek meg. A demó rendszerben néhány mintaértékű árlista már létre van hozva, egy éles rendszer megigénylésekor egyetlen árlistánk sincs.
Megjegyzés: a demó rendszerben néhány tucat példaértékű árucikk szerepel, ezeket látjuk a jobb oldali árutörzs listában. Az éles rendszerben csak a dokumentumok és óradíjak osztályú áruk szerepelnek alapértelmezésben, amik a rendszer helyes működéséhez szükségesek és előre elkészített tételek.
A kezelőfelületet négy fő részre oszthatjuk, amit a rendszer vizuálisan is jelöl:
- Árlista fejlécpanel
- A kiválasztott árlista árui
- Árutörzsünk listája
- Szűrő
1. Fejlécpanel
Árlista kiválasztása
Árlistaválasztó lista
A már létrehozott árlistáinkat űrlap tetején, bal oldalon találjuk. A legördülő lista értékkészletében választhatunk ki egy árlistát. Az űrlap betöltődésekor automatikusan az utoljára létrehozott árlista már ki van választva.
A legördülő listától jobbra található jelölőnégyzet alapértelmezésben üres. Ha bepipáljuk, akkor a törölt (nem érvényes) árlisták jelennek meg a legördülő listában. Ha a pipát kivesszük belőle, ismét az érvényes árlistáink között válogathatunk.
A kiválasztott árlista részletes adatai a középső bal oldali listában jelennek meg automatikusan. Ha másik árlistát választunk, szintén automatikusan az újonnan kiválasztott árlista adatai töltődnek be.
Megnevezés és leírás
A kiválasztott árlista megnevezését nagy piros betűkkel a legördülő lista alatt láthatjuk. A beviteli mezőbe kattintva billentyűzetünkről begépelve átnevezhetjük az árlistát, amit az Enter billentyű megnyomásával érvényesíthetünk. Ekkor a legördülő listában is automatikusan a már módosított név jelenik meg.
A megnevezés alatt találjuk a többsoros beviteli mezőben az árlista leírását. Ennek kitöltése opcionális. A szerkesztéséhez szintén kattintsunk a beviteli mezőbe, majd billentyűzetünkről begépelve megadhatjuk vagy módosíthatjuk (akár törölhetjük is) a leírást, amit az Enter billentyű megnyomásával érvényesíthetünk.
Devizanem kezelése az árlistán
Egy árlistán egy devizanemet adhatunk meg. Egy új, üres árlista létrehozásakor az alapértelmezett devizanem a magyar forint (HUF). Lehetőségünk van ettől eltérő devizanemet is kiválasztani. A rendszer az alábbi devizanemeket kezeli:
A legördülő listában a deviza kiválasztása után a rendszer az aktuális dátumot beírja a dátum mezőbe és az MNB középárfolyamot az erre szolgáló rubrikába.
Ha a mai naptól eltérő dátumra érvényes árfolyamot szeretnénk beállítani, úgy kattintsunk a dev. dátum mezőre. A megnyíló szabványos dátummezőben kézzel (billentyűzetünkről begépelve) vagy a naptárformátumú választó segítségével adhatjuk meg a konkrét árfolyam dátumot.
Miután kiválasztottuk a devizanemet és az árfolyamot, az árlistára felvett árucikkek eladási árát a megadott devizanemben és árfolyamon kalkulálja ki a rendszer.
Fontos megjegyezni, hogy a beszerzési árat képesek vagyunk az eladási ártól eltérő devizanemben is megadni. Lásd alább!
Egyéni árfolyam használata
Lehetőségünk van az MNB hivatalos árfolyamától eltérő árfolyamon is rögzítenünk az árucikkeink árait. Ehhez kattintsunk a devizanem és a dátum közti beviteli mezőbe, majd billentyűzetünkről gépeljük be az egyéni árfolyamot számokkal.
Ha egyéni árfolyamot írtunk be és kiválasztjuk újra ugyanazt a devizanemet, akkor a rendszer ismét lekérdezi az MNB árfolyamot és felülírja vele az általunk megadott árfolyamot.
Árlista műveletek
A fejléc jobb szekciójában található az árlistákra vonatkozó alapvető műveleti gombok és más kezelőszervek.
Árazás űrlap megnyitása
A kék színű gombra kattintva új lapon nyílik meg az Árazás űrlap, amin az árlista választóban kiválasztott árlistához tartozó árucikkeket árazhatjuk be, vagy módosíthatjuk a már meglévő árait.
Új üres árlista létrehozás
Ha egy új üres árlistát szeretnénk létrehozni, kattintsunk erre a zöld színű gombra. Rákattintás után a lista azonnal létrejön, alapértelmezésben magyar forint (HUF) devizanemmel. A fejlécben az árlista neve és leírása mezők üresek lesznek.
Javasoljuk, hogy közvetlenül a létrehozás után nevezzük el és szükség esetén leírással vagy megjegyzéssel is lássuk el az árlistát. Az összes későbbi munkafolyamatunkat megkönnyíti, ha a nevéből már tudunk következtetni a lista tartalmára.
Árlista másolása
Lehetőségünk van egy meglévő, korábban létrehozott árlistát lemásolnunk, ehhez kövessük az alábbi műveletsort:
- válasszuk ki a lemásolandó listát a legördülő listában
- a másolás gomb melletti legördülő listában két opciónk van: árakkal, vagy árak nélkül kívánjuk lemásolni. Kattintsunk a nekünk megfelelő értékre.
- kattintsunk a zöld 'Másolás' gombra!
Ha árakkal kértük a másolást, az új árlista megtartja a forráslista devizanemét és a tételsorokban már beállított beszerzési / eladási árakat.
Ha árak nélkül kértük, úgy az alapértelmezett magyar forint (HUF) lesz a devizanem és a beszerzési, valamint az eladási árak nem szerepelnek a tételsorokban.
Mindkét esetben a rendszer másolja az árlista nevét is, automatikusan kiegészítve a "másolata" szóval, az aktuális dátummal és a másolás módjára utaló nagybetűvel. Az 'F' betű a teljes (full), árakkal másolt listára utal, az 'N' betű az árak nélkülire.
Például: Harmadik Árlista_másolat_2020-07-06_N
Célszerű a megnevezést rögtön ekkor, a másolás után korrigálnunk és a céljára utaló nevet adni neki. A másolat leírása ugyanaz lesz, mint a forráslistában megadott szöveg.
Árlista törlése
Két módon törölhetünk árlistát:
- véglegesen, ez az ún. fizikai törlés
- logikailag
A két törlési mód közt az a különbség, hogy a véglegesen törölt árlistát semmilyen módon nem lehet már visszaállítani, míg a logikai törlést igen.
Ha a logikai törlést engedélyező jelölőnégyzetet bepipáljuk, a deviza dátuma alatti jelölőnégyzet kerete szürkéről fekete színűvé változik. Ha azt a jelölőnégyzetet is bejelöljük, a rendszer megerősítő kérdést tesz fel párbeszédablakban. Jóváhagyásával a kiválasztott árlista törölt státuszt kap. Az árlista eltűnik az érvényes árlisták listájából, de a fent említett 'választás érvényes/törölt listából' jelölőnégyzet bepipálásával ki tudjuk választani.
A logikailag törölt árlistát újra érvényessé tehetjük, ha a fenti műveletet megismételjük. Engedélyezzük a logikai törlést, majd a törölt jelölőnégyzetből rákattintással vegyük ki a pipát. Ekkor ismét az érvényes árlisták közt fog szerepelni.
A fizikai törlésnél mindenképpen óvatosan járjunk el. Javasoljuk, hogy véglegesen csak olyan árlistát töröljünk, amire később ténylegesen nem lesz szükségünk, vagy eleve tévedésből hoztunk létre. A műveletsor hasonló a logikai törléshez, ám ez esetben a fizikai törlés engedélyezésére szolgáló jelölőnégyzetet pipáljuk be. Ekkor a devizanem rubrika alatt egy piros 'Végleges törlés' feliratú gomb jelenik meg. Rákattintáskor a rendszer párbeszédablakban megerősítést vár tőlünk. Az 'Igen' gombra kattintva az árlista végleg törlődik a rendszerből és azt visszaállítani már nem lehetséges.
Véglegesen törölni lehetséges érvényes és a logikailag törölt árlistát is.
Árlista árui és árutörzs
Az űrlap középső, legnagyobb felületén helyezkedik el
- bal oldalon az árlista áruinak listája, tehát azon árucikkek, amiket már felvettünk az árlistára
- és jobb oldalon az árutörzsünk listája
Árutörzs
A jobb panelen alapértelmezésben az összes eddig felvett, érvényes árucikkünk listája található. A demó rendszerben néhány tucat példaértékű árucikk szerepel. Az éles rendszerben csak a dokumentumok és óradíjak osztályú áruk szerepelnek alapértelmezésben, amik a rendszer helyes működéséhez szükségesek és előre elkészített tételek.
Az árutörzsben egyszerre 6 árucikk sorát látjuk, ennyi fér ki a rendelkezésre álló területen. Ha ennél több árucikkünk van, a panel jobb oldalán látható görgetősávval tudjuk le- és felfelé görgetni a listát.
Az árutörzsben egy árucikk sorát a bal oldalán látható mutatónyíl fogja össze, míg a megjelenített adatok egy tételsorban egymás mellett és alatt is elhelyezkednek.
Egy tétel adatai
Egy árucikknek nem minden adata jelenik meg a listában, de azok igen, amik az árlista készítése szempontjából relevánsak:
- Áru osztálya, csoportja és árukódja
- Megnevezése
- Gyártója
- Mennyiség egysége
- Áfa besorolása
- Törölt státuszt jelölő négyzet, amiben pipa van, ha az áru törölt és üres, ha érvényes árucikk
- F1: egyéni szűrésre is lehetőségünk van. A mező az Alapelvekben ismertetett sztenderd módon működik és a szűrőben erre kijelölt "F1" elemmel kereshetünk az egyéni szűrésre kijelölt tételekre.
Sorrendezés és alapértelmezett sorrend
Az árutörzs adatainak beazonosításában segítenek a panel fejlécében elhelyezkedő ún. címkék. Ezek a címkék pontosan az Alapelvekben ismertetett sztenderd módon működnek.
A lista alapértelmezetten osztályra, csoportra és áru megnevezésre sorrendezett, ABC növekvő sorrendben.
Ha ettől eltérő sorrendben szeretnénk látni az árutörzsünket, a címkékre kattintva módosíthatjuk a sorrendezést:
- a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
- újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
- jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést
Az aktuális sorrendezést a címkék színe is mutatja: a sorrendezett oszlop címkéje sötétebb színű; növekvő sorrendezés esetén a címke alja sötétebb, csökkenő sorrendezés esetén a címke teteje sötétebb színű. A kikapcsolt címkék színe világoskék. Egyidejűleg több sorrendezés is be lehet kapcsolva.
Lista szűrése
Lehetőségünk van a listát tovább szűkíteni, vagy éppen ellenkezőleg; kibővíteni a törölt árucikkekkel is. Lásd alább a Szűrők fejezetet!
Árlista árui
Alapértelmezésben egy új, üres árlistán a bal panelen nem látunk árucikket (üres). Egy már árukkal feltöltött árlista esetében a rendelkezésre álló területen legfeljebb 4 tételsort látunk. Ha ennél több árucikk szerepel az árlistánkon, a jobb oldali görgetősávval tudjuk le- és felfelé görgetni azt.
Egy árucikk sorát a bal oldalán látható mutatónyíl fogja össze, míg a megjelenített adatok egy tételsorban egymás mellett és alatt is elhelyezkednek.
Egy tétel adatai
Egy sorban ugyanazok az adatok megjelennek, mint a jobb oldali panelen is (lásd előző alfejezetben!), kiegészítve az árazáshoz szükséges mezőkkel. A csillaggal jelölt mezők írhatók:
- margin %*
- utolsó módosítás dátuma
- beszerzési ár devizában és a devizaneme*
- beszerzési ár magyar forintra átszámolva
- eladási ár devizában és a devizaneme*
- eladási ár magyar forintra átszámolva
Ezen mezők segítségével az árlista minden egyes tételét beárazhatjuk. Az árazás részletes leírását lásd alább a vonatkozó fejezetben!
Sorrendezés és alapértelmezett sorrend
Az árlistán szereplő áruk adatainak beazonosításában segítenek a panel fejlécében elhelyezkedő ún. címkék. Ezek a címkék pontosan az Alapelvekben ismertetett sztenderd módon működnek.
A lista alapértelmezetten osztályra, csoportra és áru megnevezésre sorrendezett, ABC növekvő sorrendben.
Ha ettől eltérő sorrendben szeretnénk látni az árukat, a címkékre kattintva módosíthatjuk a sorrendezést:
- a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
- újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
- jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést
Az aktuális sorrendezést a címkék színe is mutatja: a sorrendezett oszlop címkéje sötétebb színű; növekvő sorrendezés esetén a címke alja sötétebb, csökkenő sorrendezés esetén a címke teteje sötétebb színű. A kikapcsolt címkék színe világoskék. Egyidejűleg több sorrendezés is be lehet kapcsolva.
4. Szűrő
A szűrő az áruk keresését, az árlista illetve az árutörzs listájának szűkítését teszi lehetővé.
Szűrni lehet minden, az árura vonatkozó és az árazáshoz releváns adatra:
- Áru kulcsa: ez a belső azonosítója az áruknak.
- Osztály / csoport: az árucikkeink fő- és alkategóriája. Praktikusan tudjuk szűkíteni a listákat ezzel a szűrőelemmel.
- Árukód és megnevezés: a megnevezés mezőt lenyitva kiválaszthatunk egy konkrét árucikket is, de akár az áru nevének első 2-3-4 karakterét beírva az összes azzal kezdődő árucikk megjelenik. Alternatívaként használhatjuk a joker % jeles keresést is, amennyiben a beírt karakterek vagy szótöredék nem a megnevezés elején, hanem bárhol a megnevezésben előfordul. A feldobott listában jelöljünk ki egy keresett árucikket.
- Mennyiségi egység: akár a darabban, kilogrammban, centiméterben stb. megadott árucikkekre is szűkíthetjük a listát.
- Áfa %: az áfa besorolásuk alapján is szűrhetjük az árulistáinkat.
- F1: egyéni szűrésre is lehetőségünk van, ha az Árutörzsben az F1 mezőket már kitöltöttük. A mező és a hozzá tartozó szűrőelem az Alapelvekben ismertetett sztenderd módon működik.
- Státusz: alapértelmezésben az érvényes áruk opció van kijelölve, amit a kék háttérszíne is jelöl. Lehetőségünk van a listát legördítve a 'törölt' árucikkekre is szűrni a listáinkat, illetve a piros 'X' gombra kattintva a szűrőelemet kikapcsolhatjuk. Ilyenkor az érvényes és a törölt áruk is szerepelni fognak a listáinkban.
- Margin %: itt két beviteli mezőt látunk. Ezek segítségével az árlistán már szereplő áruk árrés százalék mezőire szűrhetünk. A bal oldali mező (jele >=) a nagyobb vagy egyenlő műveletet érvényesíti, míg a jobb oldali (<=) a kisebb vagy egyenlőt. Ezekkel a mezőkkel háromféle keresést végezhetünk; (1) lehetőségünk van megadni egy alsó értéket, amivel egyenlő, vagy nagyobb árrés százalékú árukat listázunk; (2) ennek a fordítottja is megvalósítható, azaz egy értéknél kisebb, vagy egyenlő árrés százalékkal megadott áruk keresésére és (3) zárt intervallumot is meghatározhatunk, azaz két érték közti árrés százalékra kereshetünk.
Fontos tudnunk, hogy a szűrő egyidejűleg hat mindkét listára, tehát az Árlista árutételeit is és az Árutörzset is szűri.
Természetesen összetett szűrést is alkalmazhatunk, kettő vagy több szűrőelem egyidejűleg is be lehet kapcsolva. Az aktív szűrők háttere mindig kék színű. Egy szűrőelem bekapcsolásakor a két lista automatikusan és azonnal szűri mindkét listát.
A szűrőelemek értékkészletei dinamikusak, ami azt jelenti, hogy egy szűrőelem opciójának kiválasztása után a többi legördülő lista típusú szűrőelem értékkészletében már csak a szűrt részhalmaznak lehetséges értékei jelennek meg.
Egy szűrőelemet inaktívra állíthatunk, ha az egérmutatót az elem fölé visszük és az ekkor a jobb oldalán megjelenő piros 'X' gombra kattintunk a bal egér gombbal. Ekkor a szűrőelem háttere fehér lesz. A kikapcsolt szűrőelem hatására a listák is automatikusan változnak.
Árlista műveletek
Áru beszúrása árlistára
Ehhez kövessük az alábbi műveletsort:
- Keressük meg az árucikket a jobb oldali árutörzsben. A keresést nagyszámú (több száz vagy ezernél is több) árucikk esetén használjuk a szűrőt (kezelését lásd fentebb a szűrő fejezetben).
- Jelöljük ki a tételsort, a bal egérgombbal kattintsunk a tétel sorára.
- A bal oldali panel fejlécében kattintsunk a zöld színű '+ Új áru átvétele az árutörzsből' gombra.
Ekkor a kijelölt áru eltűnik az árutörzs listából és a bal oldali árlista árui közt jelenik meg.
Áru törlése árlistáról
Ha az árlistáról el szeretnénk távolítani egy árut, jelöljük ki rákattintással, majd a fejlécben elhelyezett piros színű 'Kijelölt áru törlése' gombra kattintsunk.
Ekkor a bal oldali panelről eltűnik az áru és visszakerül az Árutörzs listánkba.
Természetesen az adott árut ismét felvehetjük az árlistára, de az eddig megadott árazási adatok, margin % a törléskor elvesznek és újra be kell áraznunk azt.
Árazás
Az árazás megkezdése előtt ellenőrizzük le, hogy vannak-e már bejövő számláink az árazandó tételekről. Ha igen, akkor célszerű az Árazás űrlapot megnyitnunk a jobb felső sarokban található kék színű 'Árazás űrlap megnyitása' gombra kattintva. A megnyíló űrlapon minden egyes tételhez látni fogjuk az egyes bejövő számlánkon szereplő beszerzési árakat, továbbá a rendszer segít a legnagyobb, a legkisebb és a súlyozott átlagár kimutatásával.
Amennyiben még nincsenek bejövő számláink vagy az azokon szereplő árakat figyelmen kívül akarjuk hagyni, úgy az Árlisták űrlapon is elvégezhetjük a beárazást.
Írható mezők az árazáshoz
Az árlista tételsoron az alábbi mezők írhatók:
- beszerzési ár devizában
- devizanem a beszerzési árhoz
- eladási ár devizában
- margin %: az az árrés százalékos mértéke. Célszerű ennek kitöltése előtt a beszerzési árat beírni, mert az eladási árat az alapján kalkulálja ki az árrés százalék figyelembe vételével.
A; Árrésen alapuló árazás
Kövessük az alábbi műveletsort:
- Állítsuk be a beszerzési ár devizanemét, ami természetesen lehet eltérő az árlistánk devizanemétől. Például magyar forintban (HUF) vásárolunk egy terméket és euróban (EUR) árazzuk be.
- Írjuk be a beszerzési árat
- Az árpolitikánk figyelembe vételével írjuk be a 'margin %' mezőbe a kívánt árrést és nyomjuk meg az Enter billentyűt.
Ekkor a rendszer automatikusan kikalkulálja az eladási árat és beírja az eladási ár mezőbe. Magyar forinttól eltérő devizanem esetén a beállított árfolyammal kalkulál.
B. Eladási áron alapuló árazás
Ebben a műveletsorban az 1. és a 2. lépés megegyezik az előzővel. A 3. lépésben azonban az általunk meghatározott eladási árat írjuk be a megfelelő mezőbe és nyomjuk meg az Enter billentyűt.
Ekkor a rendszer automatikusan kiszámolja - tájékoztató jelleggel - az árrés százalékot és beírja a margin% mezőbe.
C. Eladási ár megadása beszerzési ár nélkül
Ebben a metódusban egyszerűen csak az eladási árat adjuk meg és figyelmen kívül hagyjuk a beszerzési árakat és a kívánt árrést is.
