A diszpécser űrlap egy munkairányító funkciót biztosít. Míg a munkalap az egyszeri, a munkavégző(k) által egy fázisban elvégezhető szolgáltatások kezelésére alkalmas, a diszpécser űrlapon a kiadásra váró munkalapokat adhatjuk ki munkavégzésre.

A kiadás során tulajdonképpen a feladatkiosztást tervezzük meg, az emberi erőforrásaink menedzselését hajtjuk végre és végül a napi / heti feladatlistákat néhány kattintással állítjuk elő.

A munkalapokhoz már csatolt menetlevelek is megjelennek ezen az irányító felületen és lehetőségünk van a munkalapokon már korábban kijelölt dolgozókat, illetve munkavégzési dátumokat - szükség szerint - felülbírálnunk.

Az űrlap elérése

A diszpécser űrlapot a bal navigációs sáv Fő űrlapokon belül találjuk meg. Húzzuk az egérmutatót erre a menüpontra, majd az kinyílik. Ekkor vigyük a mutatót a Diszpécser pontra és kattintsunk az egér bal gombjával. Ekkor megnyílik új lapon a Diszpécser űrlap.

Előfeltételei

Mivel a Diszpécser űrlap a munkalapokat, dolgozókat, gépjármű menetleveleket rendeli össze a munkavégzés dátumával, az űrlap hatékony használatához az alábbi adatbázisokban már rendelkezésre kell álljanak az alapadataink. Ehhez fel kell töltenünk adatokkal az alábbi űrlapokat és létre kell hoznunk a munkavégzések vonatkozásában a szükséges üzleti dokumentumokat:

  • gépjárművek
  • menetlevelek
  • partnerek, vele együtt saját dolgozóink
  • áruk és árlisták
  • projektek (ez opcionális, projekten kívül is elrendelhető egy munkavégzés, de ez nem javasolt)

A demó rendszerben számos mintaértékű adat, projekt, munkalap és menetlevél található, egy újonnan igényelt éles rendszerben ezek az adatbázisok üresek lesznek.

A kezelőfelület

Az űrlap képernyője:

A kezelőfelület négy fő szekcióra osztható, amit a rendszer vizuálisan is jelöl:

  1. kiadott munkalapok listája
  2. betekintő panel a munkalap alapadataival
  3. a feladatra kijelölt dolgozók listája
  4. kiadásra váró munkalapok

1.) Kiadott munkalapok panel

Ez az űrlap bal oldalán helyezkedik el és három fő részből áll:

  • Munkalap lista
  • Szűrő
  • Műveleti gombok

Kiadott munkalapok listája

A szűrőfeltételeknek megfelelő munkalap lista jelenik itt meg. A fenti példaképen 2 munkalap szerepel a listában, ami azt jelenti, hogy 2020. május 13. naptól kezdődően két folyamatban lévő, aktív munkalapok lett kiadva feladat végrehajtásra.

Lista elemeinek adatai
A listában szereplő egy sor egy munkalapnak felel meg, amit a sor bal oldalán látható mutató nyíl is jelöl. Az egy elem adatai a listában nem írhatók és nem módosíthatók, csak megjelenítésre szolgálnak. A 'Törölt' és a 'Lezárt' jelölőnégyzetek a munkalap státuszát jelölik, szintén nem módosíthatók a listában. Pipa áll a jelölőnégyzetben, ha a vonatkozó státusz igaz rá és üres, ha nem.

Sorrendezés
A lista a szokásos módon, az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett elveknek megfelelően rendezhető a fejlécmezőkkel.

Törlés a listából
A listában kiválasztott egy kiadott munkalapot eltávolítja a listából és az visszakerül a kiadható munkalapok halmazába.
Megjegyzés: a gomb nem a munkalapot törli ki a rendszerből, csupán az adott napra vonatkozó munkakiadás tényét szünteti meg.

Szűrő

A bal oldali panel szokásos, alsó szekciójában találjuk a szűrőt, amivel a már kiadott munkalapokat listázhatjuk ki különféle kritériumok alapján. A szűrőben az alábbi feltételek állíthatók be:

  • Csoport
  • Munkalap
  • Projektazonosító
  • Munkavezető
  • Partner dok.
  • Készítette
  • Vevő
  • Munkavégzés helye
  • Megnevezés
  • Státusz
  • Dátum

Az egyes mezők jelentése és értékkészlete a munkalapok súgóoldalon került részletesen ismertetésre.

    A dátumszűrőről bővebben
    Ez egy összetett szűrőblokk. Az első kérdés az, hogy minek a dátumára szeretnénk szűrni? Lehetőségek a vonatkozó választómezőben:

    • a munka végzésének napjára*
    • a munkalap határidejére
    • a munkalap létrehozásának dátumára
    • a munkalap lezárásának dátumára

    Alapértelmezetten az első, tehát a munka végzésének napja van kiválasztva ebben a szűrőben. Ennek beállítása után két megközelítése van a dátum beállításának:

    1. az “egy nap” jelölőnégyzet bepipálásával a tőle jobbra található dátumválasztó mezőben egy adott nap jelölhető ki. Ez esetben a megadott napra kiadott munkalapok jelennek meg.
    2. időintervallum megadásával, azaz egy tól-ig időtartam adható meg. Ehhez inaktiváljuk az “egy nap” jelölőnégyzetet, vegyük ki a pipát belőle. Ekkor meg fog jelenni egy második dátumválasztó mező is. A felső a kezdő, az alatt lévő a végdátum mezője. E kettő beállításával tetszőleges időintervallum adható meg.

    Példa az időintervallum beállítására:
    2019. március 19-től 2020. február 23-ig.

    Amennyiben egy konkrét évre, vagy azon belül egy konkrét hónapra kívánunk szűrni, úgy az év illetve a mező hónapok beállításával gyorsabban és kényelmesebben állíthatjuk be a megfelelő időintervallumot.

    Megjegyezzük, hogy az intervallum zárt, azaz beleértjük a kezdő illetve a vég dátum napját is.

    Lehetőség van egyik oldalról korlátos intervallumot is megadni, azaz

    • a kezdetektől egy megadott végdátumig, vagy
    • egy konkrét kezdődátumtól a végtelenségig.

    Ehhez húzzuk az egérmutatót a kezdő-, vagy a végdátum mezőjére; ekkor a mezőtől jobbra megjelenő piros X gombra kattintsunk. Ennek hatására a vonatkozó mező törlődik és ezzel az adott irányban korlátlan, a másikban korlátos intervallumot állítottunk be.

    Példa az egy oldalról korlátos időintervallumra:
    2020. február 23-ig az összes munkalap.

    A dátumszűrő automatikus változása
    Ha a már kiadott munkalapok listájának dátumszűrőjében az "egy nap" jelölőnégyzet aktív és a jobb oldali, kiadható munkalapok listája felső részében a kiadás napját megváltoztatjuk, úgy az előbb említett dátumszűrő is automatikusan az adott napra áll át és ennek megfelelően automatikusan kilistázza az arra a napra már kiadott munkalapokat.

    Szűrő alapértelmezés
    Alapértelmezetten az alábbi szűrőfeltételek vannak beállítva:

    • folyamatban lévő és aktív munkalapok
    • amelyeknek a munkavégzés dátuma az aktuális napi dátum

    Műveleti panel

    A szűrőtől jobbra 4 műveleti gomb kapott helyet:

    • Munkalap megnyitása
    • Munkalap nyomtatása
    • Menetlevél nyomtatása
    • Napi lista

    Munkalap
    A kiadott munkalapok listájában kijelölt egy munkalapot új lapon nyitja meg teljes részletességgel.

    Munkalap nyomtatása
    A kiadott munkalapok listájában kijelölt egy munkalapot nyomtatásra küldi. Ha rákattintunk, előbb a képernyőn fog megjelenni a nyomtatási kép, majd eldönthetjük, hogy azt fájlba (pl. PDF állományba) vagy papírra kívánjuk nyomtatni.

    Menetlevél nyomtatása
    Ha és amennyiben gépjármű menetlevelet készítettünk a kijelölt munkalaphoz, úgy erre a gombra kattintva nyomtatásra küldjük el. Ha rákattintunk, előbb a képernyőn fog megjelenni a nyomtatási kép, majd eldönthetjük, hogy azt fájlba (pl. PDF állományba) vagy papírra kívánjuk nyomtatni.

    Ha a munkalaphoz nincs gépjármű-menetlevél rendelve, arról a rendszer párbeszédablakban értesít minket.

    Napi lista
    A kiadott munkalapok listájában szereplő munkalapokat az ott beállított sorrendezésnek megfelelően nyomtatásra küldi. Ha rákattintunk, előbb a képernyőn fog megjelenni a nyomtatási kép, majd eldönthetjük, hogy azt fájlba (pl. PDF állományba) vagy papírra kívánjuk nyomtatni.

    Betekintő panel az alapadatokba

    A kiadott munkalap listában egy kijelölt munkalap legfontosabb adataiba (de nem az összesbe) nyújt betekintést, részletesen:

    • Megrendelő neve és címe
    • Munkavégzés helye, e-mail cím és telefonszám (ez eltérhet a megrendelő címétől és lehet ugyanaz is)
    • A feladat leírása

    Ezek az adatok csak olvashatók, azaz csak megjelenítésre kerül, de itt módosítani nem tudunk.

    Dolgozók listája

    A dolgozók listája pontosan úgy működik, ahogyan azt a Munkalap részletei űrlap súgóoldalán már ismertettük, azzal a különbséggel, hogy itt az óradíj kategóriát és a munkadíj összegzését nem látjuk és módosítani sem tudjuk.

    Műveletek

    Új dolgozó gomb
    A gombra kattintva a munkalaphoz felvehetünk új dolgozót.

    Törlés gomb
    A listában aktuálisan kijelölt egy dolgozót eltávolíthatjuk a munkalapról.

    Megjegyzés: a dolgozó nem kerül törlésre sem a HR adatbázisból, sem a partnereink közül, csupán a munkalaphoz hozzárendelést szüntetjük meg vele.

    Kiadásra váró munkalapok

    Ez a szekció három fő részből áll:

    • lista a kiadható munkalapokról
    • szűrő
    • kiadás dátuma és műveleti gombja

    Kiadható munkalapok listája

    Ebben a listában a kiadható munkalapok jelennek meg, mégpedig az alsó szűrőben beállított feltételeknek megfelelően.

    Alapértelmezésben az űrlap megnyitásakor az aktuális dátum előtti két hónap első napjától a következő hó utolsó napjáig létrehozott, aktív, kiadható munkalapok jelennek meg.

    A demó rendszerben néhány példaértékű munkalap szerepel, így az aktuális dátumtól függően akár több munkalapot is láthatunk a listában. Az éles rendszer megigénylésekor a munkalapok listája üres, így ez a lista is üres lesz mindaddig, míg magunk létrehozunk legalább egy munkalapot.

    A rendelkezésre álló területen egyszerre 3 munkalap fér ki, ha ennél több szerepel a listában, úgy a lista a jobb oldalán megjelenő görgetősáv segítségével görgethető fel és le.

    A lista a szokásos sztenderd módon rendezhető a fejlécmezőkkel. Az alapértelmezett rendezés a létrehozás dátuma fordított, azaz csökkenő sorrendben.

    Szűrő

    A kiadható munkalapok listáját is van lehetőség szűrni. Ez akkor igen praktikus, ha sok (pl. több tucat) munkalapunk vár kiadásra. Egyidejűleg több szűrőfeltételt is beállíthatunk, minden esetben automatikusan változik a kritériumoknak megfelelő munkalapok listája.

    A szűrési lehetőségeket és szűrőelemeket az alábbiakban részletezzük.

    Legördülő lista szűrőelemek
    Ez az 5 szűrőelem mind legördülő lista és az alapelvekben megfogalmazott módon működnek. Értékkészletük egyaránt dinamikus azaz a többi szűrési feltételnek megfelelő adatok listája jelenik meg, amikor megnyitjuk a listát.

    • Munkalap: a munkalapok azonosítószáma jelenik meg a legördülő listában. Ha egyet kijelölünk, a kiadható munkalapok listában kizárólag az az egy munkalap fog szerepelni.
    • Projektazonosító: a munkalapok projektazonosítói jelennek meg a legördülő listában - amennyiben ilyet megadtunk azokon. Ha egyet kijelölünk, a kiadható munkalapok listában kizárólag azok a munkalapok jelennek meg, amiket a kiválasztott projekthez rendeltünk.
    • Vevő: azok az üzleti partnerek jelennek meg a listában, akiket a munkalapokon vevőként megadtunk, segítségével egy adott partnerre is szűrhetjük a kiadható munkalapokat
    • Partner dok.: amennyiben használunk a partnerünktől kapott dokumentum azonosítót (ami lehet beszerzési azonosító, projektszám vagy más, a partner által kiadott hivatkozási szám), azok itt jelennek meg.
    • Csoport: a munkalap-csoportok választhatók ki itt.

    Kiadható/nem kiadható kapcsoló
    Alapértelmezésben a szűrőben csak a kiadható munkalapok jelennek meg. A legördülő listában kijelölve a 'nem kiadható' opciót lehetőségünk van a nem kiadható munkalapokat is listázni.

    Dátumszűrő
    Ez egy összetett szűrőblokk. Az első kérdés az, hogy minek a dátumára szeretnénk szűrni? Lehetőségek a vonatkozó választómezőben:

    • a munka végzésének napjára*
    • a munkalap határidejére
    • a munkalap létrehozásának dátumára
    • a munkalap lezárásának dátumára

    Alapértelmezetten a létrehozás dátuma van kiválasztva ebben a szűrőben. Ennek beállítása után két megközelítése van a dátum beállításának:

    1. az 'Év/hónap' legördülő listákból kiválasztva egy teljes évet, vagy annak egy kiválasztott hónapját is beállíthatjuk. Ennek hatására az adott év, illetve adott hónap első napjától az utolsóig minden aktív munkalap automatikusan megjelenik a fölötte látható listában. A pontos időintervallumot az alatta található tól-ig dátummező páros is jelöli.
    2. időintervallum megadásával, azaz egy tól-ig időtartam adható meg. A felső a kezdő, az alatt lévő a végdátum mezője. E kettő beállításával tetszőleges időintervallum adható meg.

    Műveletek

    A lista felső részén áll egy dátummező és egy zöld 'Kiadás' gomb. A dátummezőben alapértelmezésben az űrlap betöltődésekor az aktuális napot látjuk.

    Kiadás dátumának megváltoztatása
    A dátummezőt a sztenderd, az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett módon kezelhetjük és állíthatjuk be.

    Ha a kiadás napját megadjuk, a bal oldali panel dátumszűrője is felveszi adott értéket, amennyiben ott az "egy nap" jelölőnégyzet be van pipálva. Ezzel egyidejűleg a kiadott munkalapok listájában az adott napra már sikeresen kiadott munkalapok is automatikusan megjelennek.

    Munkalap kiadása munkavégzésre
    Ha egy munkalapot szeretnénk kiadni munkavégzésre, kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Állítsuk be a szűrőt és ezzel automatikusan kilistázzuk a kritériumoknak megfelelő összes aktív munkalapot.
    2. Állítsuk be azt a napot, amely napra elrendeljük a munkavégzést.
    3. Kattintsunk a zöld 'Kiadás' gombra.

    Ennek hatására a munkalap kiadott státuszú lesz és megjelenik a bal oldali, már kiadott munkalapok listájában.Ismételjük a fenti műveletsort a munkalapok kiadásához.