A Gépjármű-nyilvántartás űrlapon a vállalat használatában lévő gépjárműveket, azok részletes adatait és kapcsolódó dokumentumait lehet rögzíteni, megtekinteni és karbantartani.

Gépjárműfoglalás és menetlevél készítés akkor lehetséges a rendszerben, ha már rögzítettük a gépjárműveket. Ezért javasoljuk, hogy a rendszer igénylése után, a tényleges üzletviteli folyamatok megkezdése előtt rögzítsük gépjármű-flottánkat, ha van ilyen.

Űrlap elérése

A bal navigációs sávban húzzuk az egérmutatót a 'Fő űrlapok' menüpontra, majd a kinyíló menüben kattintsunk a Gépjárművek pontra. Ezzel új ablakban nyílik meg a Gépjármű-nyilvántartás űrlap.

Kezelőfelület

Az űrlap kezelőfelületét 3 fő szekcióra oszthatjuk, amit a rendszer vizuálisan is jelöl:

  1. Gépjárművek listája
  2. Részletes adatok panel
  3. Kapcsolódó információk

1. Gépjárművek listája

Az űrlap bal oldalán található a gépjárművek listája. A demó rendszerben néhány példaértékű gépjárművet találunk, egy újonnan igényelt éles rendszerben a lista - és vele együtt a kapcsolódó adatok is - üres.

A lista egy sorában egy gépjármű szerepel, amit a sor elején látható mutat nyíl is jelöl vizuálisan. A listában minden járműnek csak a legalapvetőbb adatait látjuk:

  • rendszám
  • gyártó
  • típus
  • fajta: személy / teher
  • státusz: aktív / törölt

Az első négy adat nem szerkeszthető, csak olvasható. A státusz módosítható, amennyiben engedélyezzük a törlést ezen az űrlapon (lásd alább).

Ha már rögzítettünk legalább egy járművet, az űrlap megnyitásakor automatikusan a lista első tétele lesz kijelölve és a hozzá tartozó részletes adatok is megjelennek a listától jobbra.

Ha egy gépjárművet  kijelölünk, akkor az űrlap középső részén megjelennek az adatai, illetve a jobb oldali panelen a kapcsolódó dokumentumai, feljegyzései. Az adatokat szerkeszteni az utóbbi két panelen lehetséges.

A listában a rendelkezésre álló felületen 20-22 gépjármű fér ki egyszerre, ha ennél több gépjármű szerepel a listában, a panel jobb oldalán megjelenő görgetősávval tudjuk a listát fel és legörgetni.

A státuszra vonatkozó 'Törölt' oszlopban látható jelölőnégyzetek halvány szürkék és inaktívak. Ez az adatok védelme érdekében van így, elkerülendő a véletlen kattintások okozta törléseket. A törlést alább részletese ismertetjük.

Szűrő

A szűrő segítségével mind az 5 fenti adatra képesek vagyunk szűrni, ezzel a listát szűkíteni.

Az űrlap megnyitásakor az alapértelmezett szűrő az aktív státuszú gépjárműveket listázza ki, amit a szűrőelem kék színével is jelzi a rendszer.

Mind az 5 szűrőelem értékkészlete dinamikus, ami azt jelenti, hogy egy szűrőelem aktiválásakor a többi szűrőelem listájában már csak azokat a választási opciókat fogjuk látni, amelyekre igaz az első szűrési feltétel.

Például ha a kezelőfelület képén bemutatott gépjárműlistát a gyártó szűrőelem segítségével a 'Mitsubishi' gyártóra szűkítjük, akkor a listánk két elemű lesz. A 'rendszám' szűrőelemben már csak a két Mitsubishi márkájú jármű rendszámát fogjuk látni és azok közül választhatunk.

Ha egy szűrési feltételt ki akarjuk kapcsolni, húzzuk az egérmutatót a szűrőelemre, majd annak jobb oldalán megjelenő piros 'X' gombra kattintsunk.

A státusz szűrőmezőnek három opciója közül választhatunk:

  • aktív (nem törölt) járművek
  • törölt
  • mind (aktív és törölt egyaránt)

    Sorrendezés

    A lista tetején látható címkékkel sorrendezhetjük a listánkat. Alapértelmezetten az űrlap megnyitásakor a lista a 'Rendszám' növekvő sorrendjét követi.

    A címkékre kattintva ettől eltérő sorrendet is elő tudunk állítani, egyidejűleg több sorrendezés is beállítható.

    A sorrendezés működési elve az Alapelvek súgó szócikkben ismertetettnek megfelelő.

    Műveletek

    Új gépjármű felvitele
    Ha új gépjárművet szeretnék rögzíteni, kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Kattintsunk a zöld 'Új gépjármű' gombra.
    2. A listában automatikusan megjelenik egy új, üres sor, ezzel együtt az űrlap középső szekciójában és a jobb hasábban minden adatmező üresre változik.
    3. Töltsük ki a középső hasáb összes szükséges adatát.
    4. Ha szükséges, állítsuk be a gépjármű kiadhatóságára vonatkozó mezőket.
    5. A jobb oldali panelen töltsük ki a gépjármű dokumentumait, szükség esetén feljegyzéseket is készíthetünk, illetve beszkennelt hivatalos iratokat, fotót is csatolhatunk.

    Ha végeztünk, mentenünk nem kell (nem is lehet), a rendszer automatikusan elmentett minden bevitt adatot.

    Megjegyzés: ha az 'Új gépjármű' gombra kattintunk, azonnal új rekord jön létre. Ha bármilyen okból nem töltjük ki az adatokat, akkor egy üres, semmitmondó sorunk marad a rendszerben. Ezért javasoljuk, hogy az adatfelvitelt maradéktalanul hajtsuk végre, ne hagyjunk üres rekordokat a rendszerben. Ha véletlenül mégis üres rekordot készítettünk, töröljük ki azt.

    Gépjármű törlése
    Ha egy gépjármű már nem áll a flottánkban, vagy véletlenül vettünk fel egy új rekordot, képesek vagyunk azt törölt státuszra állítani. Kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Kattintsunk egyszer a bal egérgombbal a bal oldali panel alján, a szűrőben látható "Logikai törlés" jelölőnégyzetre, ezzel pipa kerül bele.
    2. A listában a 'Törölt' oszlop mezőben látható jelölőnégyzet aktív lesz, amit a rendszer vizuálisan is jelöl, halvány szürkéről feketére vált.
    3. Kattintsunk a kiválasztott gépjármű sorában a jelölőnégyzetre, ezzel pipa kerül bele.
    4. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel, kattintsunk az igen gombra. (Ha mégsem akarjuk törölni, akkor a nem gombra.)
    5. A gépjárműt eltávolítottuk az aktív járművek közül, így ha az aktív szűrőelem be van kapcsolva, automatikusan el fog tűnni a listából.

    Ha végeztünk a törléssel, kattintsunk ismét a 'Logikai törlés' jelölőnégyzetre, ezzel ismét inaktív lesz az összes törlést megvalósító jelölőnégyzet a listában. Ezzel elkerüljük a véletlen további törléseket.

    A törlés ez esetben logikai törlés, azaz adatvesztés nem történt, csupán megjelöltük a kiválasztott gépjárművet nem aktív, törölt státusszal. Ha a törölt gépjárműveket listázzuk ki és rákattintással kiválasztjuk az egyiket, látni fogjuk a középső és jobb hasábban az összes rögzített adatát.

    Törölt gépjármű visszaállítása aktívra
    Ha egy, a flottából kivont járműt újra használatba veszünk, vagy tévedésből tettük töröltté, lehetőségünk van újra aktívvá tenni. Ehhez kövessük az alábbi műveletsort:

    1. A szűrőben a státusz szűrőelemben válasszuk ki a 'Törölt' opciót, ezzel a listában csak a törölt gépjárműveket fogjuk látni. (Esetleg a 'Mind' opció is megfelelő lehet, ha csak néhány gépjárművünk van csak, de hosszú lista esetén ezt nem javasoljuk.)
    2. Kattintsunk egyszer a bal egérgombbal a bal oldali panel alján, a szűrőben látható "Logikai törlés" jelölőnégyzetre, ezzel pipa kerül bele.
    3. A listában a 'Törölt' oszlop mezőben látható jelölőnégyzet aktív lesz, amit a rendszer vizuálisan is jelöl, halvány szürkéről feketére vált.
    4. Kattintsunk a kiválasztott gépjármű sorában a jelölőnégyzetre, ezzel a pipa kikerül belőle.
    5. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel, kattintsunk az igen gombra. (Ha mégsem akarjuk törölni, akkor a nem gombra.)
    6. A gépjárműt eltávolítottuk a törölt járművek közül, így ha a státusz szűrőelemben a 'Törölt' opciót választottuk, automatikusan el fog tűnni a listából. 'Mind' opció esetén értelemszerűen nem tűnik el.

    Ha végeztünk a visszaállítással, kattintsunk ismét a 'Logikai törlés' jelölőnégyzetre, ezzel ismét inaktív lesz az összes státuszváltozást megvalósító jelölőnégyzet a listában. Ezzel elkerüljük a véletlen további törléseket, illetve újraaktiválásokat.

    2. Részletes adatok

    A középső hasábban látjuk a bal oldali listában kiválasztott gépjármű összes adatát, illetve itt tudjuk módosítani azokat. Új gépjármű felvételénél az adatbeviteli mezők üresek és kitöltésre várnak.

    Rendszám
    A legfelső, legnagyobb beviteli mezőbe tudjuk beírni a gépjármű rendszámát.

    Üzembentartó neve
    Ez egy kombinált lista, ami az Alapelveknek megfelelően működik. Ha már vittünk fel ebbe a mezőbe korábban egy vagy több nevet, a listát lenyitva rákattintással választhatunk közülük. A másik lehetőségünk billentyűzetről begépelni egy új nevet, amivel automatikusan bővül a lista értékkészlete és legközelebb már kiválaszthatjuk azt. Ezzel lehetőségünk van saját, illetve más céget, pl. egy flottakezelő vállalkozás nevét is megadnunk.

    Üzembentartó adatai
    Cím és pénzforgalmi szám, szabadszavas beviteli mezők, amikbe billentyűzetről gépelhetjük be az információkat.

    Kezelő, gyártó és típus
    Mindhárom beviteli mező kombinált lista, ami az Alapelveknek megfelelően működik. Ha már vittünk fel ebbe a mezőbe korábban egy vagy több értéket, a listát lenyitva rákattintással választhatunk közülük. A másik lehetőségünk billentyűzetről begépelni egy új értéket, amivel automatikusan bővül a lista értékkészlete és legközelebb már kiválaszthatjuk azt.

    Fajta
    Fixen két értéke lehet: személy- vagy tehergépjármű állítható be. Nyissuk le a listát és kattintással válasszuk ki a megfelelő opciót.

    Költségszorzó, alvázszám, motorszám
    Szabadszavas beviteli mezők, amikbe billentyűzetről gépelhetjük be az információkat.

    Szín, saját tömeg, legnagyobb tömeg, teherbírás
    Mind a négy beviteli mező kombinált lista, ami az Alapelveknek megfelelően működik. Ha már vittünk fel ebbe a mezőbe korábban egy vagy több értéket, a listát lenyitva rákattintással választhatunk közülük. A másik lehetőségünk billentyűzetről begépelni egy új értéket, amivel automatikusan bővül a lista értékkészlete és legközelebb már kiválaszthatjuk azt.

    Gyártás éve
    Szabadszavas beviteli mezők, amikbe billentyűzetről gépelhetjük be az információkat.

    Első nyilvántartásba vétel
    Ez egy dátum típusú beviteli mező, amiben év-hó-nap formátumban vihetjük fel a nyilvántartásba vétel dátumát. A dátummező az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett sztenderd módon működik.

    Szállítható személyek száma
    Szabadszavas beviteli mezők, amikbe billentyűzetről gépelhetjük be a számot.

    Üzemanyag
    Legördülő lista, amiben a gépjármű üzemanyag-típusát adhatjuk meg. Két fix érték közül választhatunk: Diesel vagy benzin.

    Motor lökettérfogata, teljesítménye, környezetvédelmi besorolás, sebességváltó kód
    Szabadszavas beviteli mezők, amikbe billentyűzetről gépelhetjük be a gépjármű adatait.

    Kiadható státusz

    A középső hasáb alsó részén állíthatjuk be a gépjárműhasználatra vonatkozó státuszbeállításokat.

    Ha azt szeretnénk, hogy egy gépjárművünkre ne lehessen foglalást készíteni, azaz munkavégzésre nem kiadható, kattintsunk a jelölőnégyzetre. Ezzel az alatta lévő dátummezőbe automatikusan az aktuális nap dátuma íródik be. Lehetőségünk van ezt felülbírálni és más dátumot megadni. A dátummező az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett sztenderd módon működik.

    Nem kiadható státuszú gépjármű a megadott dátumtól kezdődően nem fog megjelenni a gépjárműfoglalás űrlapon és nem lehet menetlevelet készíteni hozzá.

    Lehetőségünk van egy jelölőnégyzet segítségével személyi használatúnak feltüntetni egy gépjárművet.

    3. Kapcsolódó információk

    A jobb oldali hasábban három további információt adhatunk meg:

    • a gépjárműhöz tartozó hivatalos iratokat
    • szabadszavas feljegyzéseket, megjegyzéseket
    • csatolható állományokat

    Dokumentumok

    A gépjárműhöz tartozó iratok adatai jelennek meg ebben a listában, illetve itt tudjuk azokat módosítani, vagy újat rögzíteni, meglévőt törölni.

    A dokumentumok a felvitel sorrendjében kerülnek kilistázása, azaz a legújabb dokumentum áll a lista tetején és a legrégebben felvitt az alján. Sorrendezni és szűrni itt nincs lehetőségünk.

    A listában egyszerre egy dokumentum adatai jelennek meg, ha ennél több dokumentumot vittünk már fel, a lista jobb oldalán megjelenő gördítősávval tudjuk fel- és lefelé irányban gördíteni.

    Új dokumentum hozzáadása
    Új dokumentum rögzítéséhez kövessük az alábbi műveletsort:

    • Kattintsunk a zöld 'Új dokumentum' gombra. Ezzel létrejön egy új dokumentum és megjelenik a listában üres adatmezőkkel.
    • Válasszuk ki az irat típusát a legördülő lista fix értékkészletéből. Ez lehet törzskönyv, forgalmi engedély, zöldkártya, KGFB vagy Casco.
    • Billentyűzetről begépelve töltsük ki az irat azonosítószámát.
    • Adjuk meg a rögzítés, a kiállítás és érvényesség dátumát a megfelelő dátummezők segítségével. A dátummezők az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett sztenderd módon működnek.
    • Kiállító hatóság: ez egy kombinált lista, ami az Alapelveknek megfelelően működik. Ha már vittünk fel ebbe a mezőbe korábban egy vagy több hatóság megnevezést, a listát lenyitva rákattintással választhatunk közülük. A másik lehetőségünk billentyűzetről begépelni egy új hatóság nevét, amivel automatikusan bővül a lista értékkészlete és legközelebb már kiválaszthatjuk azt.
    • Feljegyzés: szabadszavas mező, amibe billentyűzetről többsoros megjegyzést gépelhetünk be.

    Megjegyzés: ha az 'Új dokumentum' gombra kattintunk, azonnal új rekord jön létre. Ha bármilyen okból nem töltjük ki az adatokat, akkor egy üres, semmitmondó sorunk marad a rendszerben. Ezért javasoljuk, hogy az adatfelvitelt maradéktalanul hajtsuk végre, ne hagyjunk üres rekordokat a rendszerben. Ha véletlenül mégis üres rekordot készítettünk, töröljük ki azt.

    Meglévő dokumentum módosítása
    Egy már korábban felvitt irat adatainak módosításához kattintsunk a dokumentum a sorában a megfelelő beviteli mezőbe és írjuk át a beírt adatot billentyűzetről, vagy válasszunk más értéket az egér segítségével.

    Dokumentum törlése
    Lehetőségünk van egy már korábban felvitt dokumentumot törölni. A listában kattintsunk az adott sor bal oldalán látható mutatónyílra, ezzel kijelöltük azt és a nyíl kék színűre változik. Majd kattintsunk a piros 'Törlés' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel egy párbeszédablakban. Válaszoljunk igennel, ha valóban törölni kívánjuk a dokumentumot. Ellenkező esetben a 'Nem' gombra kattintsunk.

    Ez a törlés fizikai törlés, ami azt jelenti, hogy az adott dokumentum minden felvitt adatát véglegesen törli a rendszer, azt visszaállítani már nem lehetséges. 

    Feljegyzések listája

    Minden gépjárműhöz lehetőségünk van feljegyzéseket készíteni.

    A feljegyzések a felvitel sorrendjében kerülnek kilistázása, azaz a legújabb feljegyzés áll a lista tetején és a legrégebben felvitt az alján. Sorrendezni és szűrni itt nincs lehetőségünk.

    A listában egyszerre maximum két feljegyzés fér ki a rendelkezésre álló területen. Ha ennél több feljegyzésünk van, a lista jobb oldalán megjelenő gördítősávval tudjuk fel- és lefelé irányban gördíteni.

    Új feljegyzés hozzáadása
    Kattintsunk a zöld színű '+Új feljegyzés' gombra, ezzel megjelenik egy üres, új feljegyzés mező a lista tetején. A feljegyzés felső részén látjuk a feljegyzést készítő személy nevét és a dátumot. Ezek a mezők csak olvashatók, nem módosíthatók. Kattintsunk a többsoros beviteli mezőbe és billentyűzetünk segítségével gépeljük be a kívánt szöveget. Ha végeztünk, kattintsunk a mezőn kívül bárhova, ezzel a rendszer elmentette azt.

    Meglévő feljegyzés módosítása
    Egy már korábban rögzített feljegyzés szövegének módosításához kattintsunk a beviteli mezőbe és írjuk át a beírt szöveget billentyűzetről, majd kattintsunk a mezőn kívül bárhova, ezzel a rendszer elmentette azt. A feljegyzést eredetileg készítő személy neve és a feljegyzés létrehozásának dátuma ettől nem fog megváltozni, nem lehet módosítani.

    Feljegyzés törlése
    Lehetőségünk van egy már korábban felvitt feljegyzést törölni. A listában kattintsunk az adott elem sorára (azon belül bárhova), majd kattintsunk Feljegyzések szekció fejlécében található piros 'Törlés' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel egy párbeszédablakban. Válaszoljunk igennel, ha valóban törölni kívánjuk, ellenkező esetben a 'Nem' gombra kattintsunk.

    Ez a törlés fizikai törlés, ami azt jelenti, hogy az adott feljegyzést véglegesen törli a rendszer, azt visszaállítani már nem lehetséges.

    Csatolmányok

    Minden gépjárműhöz tudunk csatolni egy vagy több állományt, illetve üzleti dokumentumot is.

    A csatolmányok a felvitel sorrendjében kerülnek kilistázása, azaz a legújabb csatolmány áll a lista tetején és a legrégebben felvitt az alján. Sorrendezni és szűrni itt nincs lehetőségünk.

    A listában egyszerre 3 csatolmány fér ki a rendelkezésre álló felületen, ha ennél több csatolmányunk van, a lista jobb oldalán megjelenő görgetősáv segítségével tudjuk fel- és lefelé görgetni azt.

    Új csatolmány hozzáadása

    Csatolmány hozzáadásához egy másik lapon nyitva kell legyen az a vonatkozó listasoros űrlap, amin a listában kiválasztott elemünk szerepel, vagy az az űrlap, amin a csatolandó elem részleteit nyitottuk meg.

    Például: ha egy állományt, ami a forgalmi engedély szkennelt digitális változata szeretnénk csatolni, legyen nyitva a 'Fájlok' űrlap és legyen kijelölve a kérdéses állomány, amit az elem bal oldalán látható mutatónyíl kék színe jelöl egyértelműen.

    A csatolni az alábbi űrlapokról tudunk:

    • Fájlok űrlap
    • Munkalapok és munkalap részletei
    • Bizonylatok és bizonylat részletei
    • Gépjármű-foglalás és menetlevél részletei

    Egyidejűleg több ilyen űrlapunk is nyitva lehet több lapon. Ha nyitva van(nak) a csatolandó elem űrlapja(i), váltsunk vissza a gépjárművek űrlapra és kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Nyissuk meg a csatolmányok legördülő listát.
    2. Az értékkészletében megjelenik az összes csatolható elem listája, tehát az összes listasoros űrlap összes kijelölt eleme és az összes részletek típusú űrlapon található elem. A lista görgethető, amennyiben a rendelkezésre álló területen nem fér ki a teljes lista.
    3. Kattintsunk a csatolandó elemre bal egérgombbal, ezzel a lista bezáródik.
    4. Kattintsunk a '+Hozzáadás' gombra. Amennyiben az adott állományt vagy üzleti dokumentumot már csatoltuk a rendszeren belül máshoz, a rendszer erről párbeszédablakban értesít és megerősítő kérdést tesz fel. [--- ez nem egyértelmű, mi történik ha igen, vagy ha nem választ adok? ---]
    5. A lista tetején automatikusan megjelenik az utoljára hozzáadott csatolmány, annak neve vagy azonosítószáma, továbbá alatta egy többsoros beviteli mező.
    6. Ha megjegyzést kívánunk fűzni az adott csatolmányhoz, kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetről gépeljük be megjegyzésünket.

    Csatolmány megnyitása
    Ha a csatolmányt szeretnénk megtekinteni, kattintsunk az adott elem sorában látható 'Megnyitás' gombra. A csatolmány típusától függően a vonatkozó űrlap új lapon nyílik meg.

    Csatolmány megjegyzésének módosítása
    Egy megjegyzés szövegének módosításához kattintsunk a beviteli mezőbe és írjuk át a beírt szöveget billentyűzetről, majd kattintsunk a mezőn kívül bárhova, ezzel a rendszer elmentette azt. Törölni a teljes megjegyzést ugyanígy lehetséges.
    A csatolmány nevét, illetve azonosítószámát nem lehet módosítani.

    Csatolmány törlése
    Ha egy csatolmányt törölni akarunk, a listában kattintsunk az adott elem sorára (kivéve a Megnyitás gombra), majd kattintsunk Csatolmányok szekció fejlécében található piros 'Törlés' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel egy párbeszédablakban. Válaszoljunk igennel, ha valóban törölni kívánjuk, ellenkező esetben a 'Nem' gombra kattintsunk.

    Megjegyzés: egy csatolmány törlésekor nem a csatolmány maga törlődik a rendszerből, ilyet ezen az űrlapon nem tudunk végrehajtani. Maga a gépjárműhöz csatolás ténye törlődik csak, az adott állomány, menetlevél, bizonylat stb. megmarad a rendszerben.