A menetlevél részletei oldalon látjuk, illetve megadhatjuk, módosíthatjuk egy gépjárműfoglalás és menetlevél összes adatát. Ez tulajdonképpen egy digitális változata a papíralapon is használt menetlevél tömbnek. Előnyös tulajdonsága ennek a digitális verziónak kézzel írotthoz képest a gyors kereshetősége és az adatok olvashatósága.

Lehetőségünk van a digitális menetlevelet fájlba és papírra is nyomtatni.

Elérése

Az űrlapot több helyről is elérhetjük, megnyithatjuk:

  • a gépjárműfoglalás oldalon egy kiválasztott tétel esetében kattintsunk a Menetlevél részletei gombra
  • a munkalap részletei űrlapon - amennyiben csatoltuk hozzá - kattintsunk a 'Gépjármű' gombra
  • projektek listája illetve projekt részletei oldalon a csatolmányokból a Megnyitás gombra kattintva

Mindhárom esetben az űrlap új lapon nyílik meg.

Kezelőfelület

A kezelőfelületet három fő részre osztjuk és ezt a rendszer vizuálisan is jelöli:

  1. Menetlevél alapadatai
  2. Tételsorok
  3. Összesítő adatok és műveletek

1. Alapadatok

Az űrlap bal oldalán egymás alatt sorakoznak a menetlevél alapadatai, amik közül két adat csak olvasható, a többi tudjuk szerkeszteni és módosítani is.

Menetlevél száma
A rendszer automatikusan generált azonosítószám, melynek formátuma: GK/ABC-123/7/2020, amelyből az ABC-123 a gépjármű rendszáma, majd az adott éven belüli sorszám áll (1-től indul és egyesével nő), végül pedig a tárgyév. A mező csak olvasható, nem módosítható, alapvetően szigorú sorszámázású azonosító.

Rendszám
A gépjármű rendszáma, amit foglaltunk a gépjárműfoglalás oldalon. A legördülő listát megnyitva az összes aktív gépjármű rendszáma megjelenik, kattintsunk egy másikra, ha módosítani szeretnénk.

Dátum
A foglalás napja, amit a gépjárműfoglalás űrlapon megadtunk. Ha módosítani szeretnénk a dátumot, kattintsunk a mezőbe és a megjelenő dátummezőben adjuk meg az új dátumot akár billentyűzetről begépelve, akár a naptárfunkciót használva. A mező az Alapelvekben részletesen ismertetett sztenderd módon működik.

Gyártmány
A kiválasztott gépjármű márkája és típusa. Automatikusan változik, ha a rendszámot módosítjuk. Nem írható mező, így közvetlenül nem tudjuk módosítani.

Felvétel és leadás időpontja
Ezek olyan dátummezők, amiben a gépjármű felvételét és leadását tudjuk óra:perc formátumban megadni. Kattintsunk a mezőbe és a megjelenő segédpanelen adjuk meg billentyűzetről '08:00' formában az időpontot, vagy az alatt található legördülő listából válasszuk ki az órát, majd a percet és kattintsunk a mentés gombra.

A gépjármű felvételének- és leadásának időpontja eltérhet a menetlevél tételsorainak érkezés/indulás időpontjaitól.

Felvételi/leadási telephely és célállomás
Mindkét beviteli mezőben a gépjármű felvételének, leadásának illetve a célállomás helyszínét adhatjuk meg szabad szavas módon. Kattintsunk a beviteli mezőbe és gépeljük be a várost, a kerületet, esetleg utca/házszámot.

Gépjárművezető
Ebben a legördülő listában a munkavállalóink nevének listáját látjuk. Nyissuk le a listát és kattintással válasszuk ki a gépjárművezetőt.

Projektazonosító
A legördülő listát megnyitva a projektjeink listáját látjuk, azok azonosítóját és megnevezését - feltéve ha már rögzítettünk projektet. Célszerű projektek keretein belül gondolkodnunk, ezért javasoljuk, hogy előbb a projektet hozzuk létre. Előfordulhat, hogy egy gépjárművel kiszállás nem kimondottan projekthez kapcsolódik, ezért a mező - opcionálisan - üresen hagyható.

Összes megtett kilométer
A mező a létrehozáskor üres. Az összes megtett távolságot (km) a rendszer automatikusan kalkulálja és írja be ezekbe a mezőkbe, miután a Menetlevél tételsoraiban megadtuk a részletes menetadatokat.

Megjegyzés
A beviteli mezőben rövid feljegyzést vagy megjegyzést írhatunk a menetlevélhez. Ehhez kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetünkről gépeljük be a kívánt szöveget. Módosítani és törölni ugyanígy tudunk.

Menetlevél lezárása
A jelölőnégyzet azt jelöli, hogy az adott foglalást és menetlevelet lezártuk-e. Alapértelmezésben a négyzet üres, azaz aktív menetlevélről beszélünk. Ha a gépjárművet leadták a telephelyen és aktualizáltuk a menetlevél részleteit (kiegészítettük az összes lényeges információval), lezárható.

A lezáráshoz kattintsunk a jelölőnégyzetre, majd a rendszer megerősítő kérdést tesz fel. Kattintsunk az 'igen' gombra, ha valóban le akarjuk zárni, ezzel pipa kerül bele. Ez jelzi a rendszer és kollégáink számára, hogy azzal a menetlevéllel több dolgunk már nincs. A lezárt menetlevelek adatai zároltak lesznek, így azon módosítani nem tudunk sem itt, sem a Gépjárműfoglalás űrlapon - egészen addig, míg újra aktívvá nem tesszük. Erről a rendszer párbeszédablakban is értesít.

A zárolás feloldása ugyanígy történik, kattintsunk a jelölőnégyzetére, a megerősítő kérdésre válaszoljunk 'igennel'.

Egy menetlevél lezárható és feloldható a 'Gépjárműfoglalás ' oldalon is.

2. Menetlevél tételsorai

A jobb oldali, nagyobb szekcióban tudjuk rögzíteni, látni és aktív (nem lezárt) menetlevél esetében módosítani a menetlevél tételsorait, az útvonal állomásait, az indulás/érkezés időpontját, a kilométeróra állásokat és az utasok számát.

Új tételsor hozzáadása

Kattintsunk a zöld színű '+ Új sor' gombra. Ekkor megjelenik egy új tételsor üresen a többi már felvett tételsor alatt eggyel nagyobb sorszámmal az utolsóhoz képest, illetve új menetlevél létrehozásakor a legelső pozícióban, 1-es sorszámmal. A sorszám nem módosítható, azokat a rendszer automatikusan kezeli.

Töltsük ki a tételsort az alábbiak szerint:

Helyszín
A helyszín kombinált listát lenyitva a már korábban beírt helyszíneket látjuk, rákattintással tudjuk kiválasztani az egyiket. Ha még egyet sem rögzítettünk korábban, a lista üres. Ez esetben kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetről gépeljük be a települést vagy más egyértelmű helyszín meghatározást. A lista ezzel automatikusan kibővül, legközelebb már ki tudjuk választani.

Érkezés / indulás időpontja
Ezekben az időpont mezőkben óra:perc formátumban tudjuk megadni az adott helyszínre érkezés, illetve onnan indulás időpontját. Kattintsunk a mezőbe és a megjelenő segédpanelen adjuk meg billentyűzetről '08:00' formában az időpontot, vagy az alatt található legördülő listából válasszuk ki az órát, majd a percet és kattintsunk a mentés gombra.

A papíralapú menetlevélhez hasonlóan itt is általános szabály, hogy az első tételsorban az 'Érkezés' rubrikát üresen hagyjuk, és ugyanígy az utolsó tételsor 'Indulás' rubrikáját is.

A gépjármű felvételének időpontja eltérhet a menetlevél első tételsorának indulási időpontjától, illetve a leadás időpontja a menetlevél utolsó tételsorának érkezési időpontjától.

Kilométeróra állása
Billentyűzetről gépeljük be az adott helyszínről indulás pillanatában érvényes kilométeróra állását. A rendszer csak számot fogad el, ha más karaktert (pl. betű) írunk be, a rendszer párbeszédablakban értesít a hibás formátumról.

Ugyanígy értesít minket arról is, ha egy magasabb sorszámú tételsorba kisebb kilométeróra állást írunk be, mint az előzőben volt.

Megtett kilométer
A mező nem írható, csak olvasható. A rendszer automatikusan tölti ki 2 tételsorba beírt kilométeróra állások alapján. Értelemszerűen az első tételsorban - ami az indulási helyszínre vonatkozik - mindig 0 fog szerepelni.

Utasok száma
Írjuk be a mezőbe az gépjárművezetőn kívül az autóban utazok számát. A rendszer csak számot fogad el, ha más karaktert (pl. betű) írunk be, a rendszer párbeszédablakban értesít a hibás formátumról.

Ismételjük a műveletsort addig, amíg az összes helyszínt - beleértve az érkezésit is - megadtuk.

Tételsor módosítása

Aktív, nem lezárt menetlevélen bármely írható adat módosítható a fent leírt módon.

Utolsó sor törlése

Ha egy új tételsort véletlenül vettünk fel, lehetőségünk van kitörölni azt az alábbi műveletsort követve:

    1. Válasszuk ki a törlendő sort, ehhez kattintsunk bal egérgombbal a sor bal oldalán található mutatónyílra vagy a sorszámára. Ekkor a mutatónyíl kék színű lesz.
    2. Majd kattintsunk a piros színű 'Törlés' gombra.
    3. A rendszer megerősítő kérdés nélkül, azonnal törli az adott sort.

    A legnagyobb sorszámú tételsornál kisebb sorszámút nem tudjuk kitörölni, amiről a rendszer párbeszédablakban is értesít minket. Egyesével, mindig az utolsó törölve azonban lehetséges 2 vagy több sort is törölni.

    3. Összesítő adatok

    Az űrlap alsó részében kap helyet az összesítő táblázat. Ebben minden adat csak olvasható, tehát a tájékoztatásunkra szolgál, de közvetlenül nem módosítható.

    A sorokban az oda-, illetve visszaútra vonatkozó adatok szerepelnek. Az egyes rubrikákban az indulás/érkezés időpontjait, a kilométeróra állásokat látjuk. Az összesítésben két adatot látunk, a megtett összes kilométert, valamint az időcellában az összes vezetéssel töltött időt. Utóbbit egész órában kifejezve, felfelé kerekítve, azaz minden megkezdett óra 1 kerek órának felel meg.

    Például: az odaút 30 percig tart, a visszaút 31 percig, úgy az 61 perc, vagyis egy teljes és egy megkezdett órát, összesen 2 órát vett igénybe a közlekedés.

    Ha a menetlevelet módosítjuk, az adatok itt is módosulnak automatikusan. Az összesítő adatok csak olvashatók és a tájékoztatásunkra szolgálnak, de közvetlenül módosítani azokat nem tudjuk.

    Műveletek

    Az űrlap alsó részén, jobb oldalra zárva két műveleti gomb kap helyet.

    Előnézet gomb
    A sárga gombra kattintva új lap nyílik meg és a menetlevelet az összes adatával nyomtatási nézetbe rendezi a rendszer.

    Nyomtatás
    Kattintás után új ablak nyílik meg, amiben látjuk a nyomtatási nézetet. A kezelőgombok segítségével ezt nyomtatóra is küldhetjük, vagy letölthetjük PDF fájlként a saját számítógépünkre.