Ha egy számlával elkészültünk és minden adatot kitöltöttünk, a Bizonylat részletei űrlap jobb alsó sarkában két sárga színű gombot találunk:
- Előnézet
- 'NAV beküldés és nyomtatás'
Előbb javasoljuk az előnézet gombra kattintani. Ekkor új lapfülön megjelenik a számlánk előnézete és képesek vagyunk átnézni, hogy mind tartalmilag, mind külalakra megfelel-e számunkra.
Ha mindent rendben találtunk, zárjuk be az előnézet lapfület és kattintsunk a másik, 'NAV beküldés és Nyomtatás' feliratú gombra.
A gomb megnyomásával a rendszer párbeszédablakban értesítést küld arról, hogy az adatokat beküldi a NAV-hoz és utána már nem tudjuk a számlát módosítani. Megerősítő kérdést tesz fel, folytatjuk-e vagy sem?
Ha az igen gombra kattintunk, a rendszer több lépést is megvalósít az alábbi sorrendben:
- ellenőrzi a számla alaki, formai előírásait és tájékoztat arról, ha valami hiányzik vagy hibás
- ha alakilag rendben találta a számlát, akkor az online adatszolgáltatásnak eleget téve automatikusan beküldi a számlaadatokat a NAV rendszerébe
- lezárja a számlát
- legenerálja és egy új lapfülön megnyitja a számla nyomtatható PDF fájlját
- a PDF fájl tartalmazza a számla első, másod és harmadpéldányát, amelyet kinyomtathatunk vagy fájlként eltárolhatunk.
Fontos tudnunk, hogy 2-4. lépéseket kizárólag akkor hajtja végre a rendszer, ha a számla minden alaki feltételnek és számlakiállítási előírásnak megfelel. Számlát beküldeni a NAV-hoz kizárólag az éles rendszerben lehetséges, a kipróbálható demó rendszerben nem.
Ha kizárólag az előnézetre van szükségünk, akkor kattintsunk inkább az 'Előnézet' feliratú gombra. Ennek hatására ellenőrzés és beküldés nélkül új lapfülön megnyílik a számla nyomtatási előnézete.
NAV beküldés ellenőrző lista
A számla ellenőrzésekor egy sor ellenőrzést hajt végre a rendszer. Ha hibát talál, nem küldi be a NAV rendszerébe, hibaüzenetben értesít minket erről, megjelöli a hiba természetét és felajánlja a hiba kijavítását. Például:
A helyes számlakiállításnak számos feltétele van, ezért a teljesség igénye nélkül csak a leggyakrabban előforduló hibákat soroljuk fel.
Vevő adószám formátuma rossz
Nem adtuk meg a vevő adószámát, vagy helytelen formátumban adtuk meg. A helyes formátum: 12345678-1-12. Ez esetben nyissuk meg a Partnerek űrlapot, keressük meg a szóban forgó üzleti partnerünk rekordját és vigyük be a korrekt adószámot. Majd térjünk vissza a Bizonylat részletei űrlapra és válasszuk ki újra az adott céget. Ekkor írja be a megfelelő rubrikába a korrigált adószámot.
Vevő számlázási címe hiányzik
A partner adatbázisban nem adtunk meg számlázási címet. Nyissuk meg a Partnerek űrlapot, keressük meg a szóban forgó üzleti partnerünk rekordját, nyissuk meg a részleteket és vegyünk fel számlázási címet. Ha ez megegyezik a székhellyel, akkor ezt egy gombnyomással végrehajthatjuk. Majd térjünk vissza a Bizonylat részletei űrlapra és válasszuk ki újra az adott céget. Ekkor írja be a megfelelő rubrikába a számlázási címét.
Nem adtuk meg a fizetés módját
A Bizonylatok részletei űrlapon alul nem állítottuk be a fizetés módját. Kattintsunk a legördülő listára és rákattintással válasszuk ki a megfelelő opciót.
1 napnál régebbi számla
Ha egy számlát még nem küldtünk be a NAV-hoz és 1 napnál régebbi keltezésű, a rendszer nem engedi beküldeni. Ez esetben a Bizonylatok részletei űrlapon a fejlécben állítsa át a Dokumentum dátumát az aktuális dátumra.
Hiányzik az vevő országkódja
Ha a vevő számlázási címében nem adtuk meg az országot, a Bizonylatok részletei űrlapon a jelölt mező üres:
Ez esetben nyissuk meg a Partnerek űrlapot, keressük meg a szóban forgó üzleti partnerünk rekordját, majd a Címek szekcióban a számlázási cím rovatban az ország legördülő listában válasszuk ki a megfelelő országot. Majd a Bizonylat részletei űrlapon válasszuk ki újra a partnert Ekkor a rendszer beírja az ország kétbetűs kódját a jelzett rovatba.
Több hibaüzenet
Ha a számlában egynél több hibát talál a rendszer, azt egyesével, lépésről lépésre közli velünk. Így kijavítani is lépésről-lépésre tudjuk.
Nyomtatási nézet
Ha az ellenőrzések és a számla beküldése sikeres volt, megkapjuk a számla nyomtatási nézetét az alábbi formában:
* Megjegyzés: a ténylegesen beküldött számla esetében nem előnézetet kapunk, hanem a tényleges számlát.
Számla eljuttatása a vevőhöz
A számlát két formában tudjuk eljuttatni a vevő partnerünknek:
- papírhordozóra nyomtatva levélben vagy személyesen
- PDF fájlként digitális úton továbbítva felé
1. Papírhordozóra nyomtatás
Kattintsunk a képen is jelzett, a böngészőnk jobb felső sarkában megjelenő nyomtatás ikonra, ekkor a beállított nyomtatónk segítségével papírhordozón kapjuk meg a számlát. Így lehetőségünk hagyományos (offline) úton továbbítani az üzleti partnerünknek azt (postai úton vagy személyesen).
2. Digitális verzió (PDF fájl)
Kattintsunk a böngészőnk jobb felső sarkában megjelenő letöltés ikonra. Ekkor a saját, lokális számítógépünkre menthetjük el a számlát PDF formátumban.
Ezt a fájlt továbbíthatjuk e-mailben csatolmányként, vagy más fájltovábbító rendszeren keresztül.
Kimenő számla lezárása
A Bizonylat részletei űrlapon a bal alsó szekcióban a 'Lezárás' jelölőnégyzet segítségével kézi lezárást nem hajthatunk végre kimenő számlán. A lezárás akkor történik meg, ha a 'NAV beküldés és nyomtatás' feliratú gombra kattintunk és az ellenőrzésen átmegy a számla. Ilyenkor automatikusan lezárt státuszúvá válik a kimenő számlánk.
Demó rendszer
Az éles rendszerhez képest az ingyenesen kipróbálható demó rendszerben a nyomtatás gomb felirata és funkciója is más.
Mind az előnézet, mind a nyomtatás gombra kattintáskor ellenőrzés és beküldés nélkül új lapfülön megnyílik a számla nyomtatási előnézete.