Egy projekt szervezi keretbe és követhető folyamatba egy üzleti partnerrel végzett feladatok, ügyviteli lépések összességét és a gazdasági eseményeket, a beszerzéseket, anyagi- és munkaidő ráfordításokat, valamint a bevételeket.

A Projekt részletei oldalon egy kiválasztott projekt teljes életciklusát és adatát tudjuk megtekinteni és kezelni. A Projektlista űrlaphoz képest ezen a lapon több adatot látunk és több funkciót érünk el.

Javasoljuk, hogy a Projektek űrlap súgó szócikkét olvassa el előbb és ismerkedjen meg a projektek alapelveivel.

Az űrlap elérése

Egy projektek részletes adatlapjának megnyitásához a Projektek űrlapon válasszuk ki a listából a kérdéses projektet (kattintsunk bal egérgombbal a listaelemre), majd a jobb felső sarokban kattintsunk a Részletek gombra. Ezzel új lapon megnyílik a Projekt részletei űrlap.

Aktív, lezárt és törölt projektek

A projekt részletek űrlapon lehetőségünk van megnyitni bármilyen érvényességű és státuszú projektet; aktívat, lezártat és töröltet is. Így az adataikat meg tudjuk tekinteni, ám módosítani azokat lezárt és törölt projektek esetében nem engedi a rendszer.

Ha lezárt vagy törölt projekt bármely adatát megkíséreljük módosítani, párbeszédablakban tájékoztat a rendszer arról, hogy ez nem lehetséges. Értelemszerűen lezárt projektet törölni sem lehet.

Lezárt projektet előbb fel kell oldani (lásd alább), törölt projektnek pedig az érvényességét kell aktívra állítani a Projektlista űrlapon ahhoz, hogy szerkeszthessük. Utóbbi művelet leírásához kattintson ide.

A kezelőfelület

Az űrlap 5 fő szekcióból áll:

  1. Projekt fejléc
  2. Leírás
  3. Csatolmányok
  4. Feljegyzések
  5. Számlák összegzése

Projekt fejléc

A legfelső szekcióban kap helyet a fejléc, amiben a projekt alapadatait látjuk és a legfontosabb, a projekt egészére vonatkozó beállításokat végezhetjük el.

A jobb érthetőség kedvéért a fejlécet is 3 alrészre tagoljuk, mégpedig vizuálisan fentről lefelé haladva.

Legfelső sor: alapadatok

Projekt azonosító
A bal felső sarokban pirossal szerepel a projekt azonosítója, ami a dátumból és egy, a rendszer által generált sorszámból áll.

A dátumot a projekt létrehozásakor a megnyitás dátumának megadásával adjuk meg, a 3 jegyű szám pedig egy sorszám, ami alapesetben 001. Ha az adott napon már volt több projekt is létrehozva, akkor a sorszám rendre 002, 003 és így tovább.

A projekt azonosító a létrehozásakor rögzül, később már nem módosítható. Ezért ez a mező nem írható, kijelzésre szolgál.

Kulcs
A projektazonosító alatt feketével a rendszer által automatikusan generált, belső kulcsazonosító szerepel, ami a rendszer igénylésétől kezdődően 1-től indul és minden újabb projekt létrehozásakor eggyel nő.

A mező nem írható, megjelenítésre szolgál.

Partner dokumentum
Ez a beviteli mező alkalmas arra, hogy az ügyféltől kapott beszerzési azonosítót - egyes vállalatoknál 'purchase order' hivatkozási számot vagy a projekt végrehajtását leíró dokumentum sorszámát feltüntessük.

Ha a partnerünk megkért minket arra, hogy a bizonylatokon és munkalapokon minden esetben hivatkozzunk erre az azonosítóra, írjuk ide be és minden, a projekthez csatolt bizonylaton és munkalapon automatikusan feltüntetésre kerül.

Megnevezés
Ebben a beviteli mezőben a projekt nevét írhatjuk be, vagy módosíthatjuk azt. A név vastagon, piros színnel jelenik meg.

Elméletben végtelen hosszút beírhatunk, de ezen az űrlapon ~80 karakter fér ki láthatóan. Javasoljuk, hogy ennél hosszabb nevet ne adjunk a projektjeinknek.

A módosításához kattintsunk a mezőbe a bal egér gombbal és billentyűzetünk segítségével írjuk át a nevet, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt, vagy kattintsunk a bal egér gombbal a mezőn kívül.

Tipp: a projekt nevében célszerű a megrendelő vagy ügyfél nevét, opcionálisan a munkavégzés helyét és a projekt mibenlétére utaló pár szavas megnevezést feltüntetni.

Projekt csoportja
Ez egy kombinált listaelem, ami az Alapelvekben ismertetett módon működik.

Az éles rendszerben az értékkészlete üres, a demóban néhány mintaértékű csoportot már létrehoztunk.

A segítségével csoportosíthatjuk a projektjeinket, például projekttípusok szerint. Ha új csoportot akarunk létrehozni, kattintsunk az egér bal gombjával a beviteli mezőbe és gépeljük be a rövid, lényegre törő csoportnevet, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt, vagy kattintsunk az űrlapon kívülre.

Ezzel az értékkészlete automatikusan kibővült az új csoporttal, amit a lista lenyitásával látni is fogunk. Ha egy már korábban hozzáadott csoportot szeretnénk kiválasztani, nyissuk le a listát, húzzuk a mutatót a kívánt elemre és kattintsunk az egér bal gombjával.

Középső sor: státusz és állapotjelző

Lezárás és dátuma
A bal oldali jelölőnégyzet mutatja a projekt státuszát, illetve ennek segítségével zárhatjuk le, vagy lezárt projektet oldhatunk fel.

Ha lezárni akarunk egy még folyamatban lévő projektet, kattintsunk a jelölőnégyzetre. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel egy párbeszédablakban. Ha jóváhagyjuk, automatikusan az aktuális dátummal lezárja a projektet és ezt a dátumot be is írja a jobbra látható, nem írható mezőbe.

Lezárás után a projekt minden adata zárolás alá kerül, ami azt jelenti, hogy feloldásig nem írható, nem módosítható egyetlen mezője sem.

Egy lezárt projekt feloldásához kattintsunk a bepipált jelölőnégyzetre, a párbeszédablakban megjelenő megerősítő kérdésre kattintsunk a 'Rendben' gombra. A projekt feloldása ekkor megtörténik és módosíthatjuk az adatait.

Állapot
A középső kombinált listában a projekt állapotát láthatjuk, illetve állíthatjuk be. Ez a beviteli elem az alapelvekben ismertetett módon működik.

Alapértelmezésben a rendszer megigénylésekor az értékkészlete két opcióból áll: folyamatban vagy befejezett. Egy újonnan létrehozott projekt esetében a mező üres.

Kattintsunk a lista jobb oldalán látható lefelé nyílra, ezzel megnyílik a lista értékkészlete. Kattintsunk bal egérgombbal a megfelelő állapotra.

Ha új állapotot szeretnénk felvenni, az egérmutatóval kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetről gépeljük be az állapot megnevezését, majd az érvényesítéséhez nyomjuk meg a Enter billentyűt, vagy kattintsunk a mezőn kívülre az egér bal gombjával. Ugyanígy képesek vagyunk egy már korábban felvett állapot elnevezését módosítani. Az újonnan felvett, illetve módosított állapottal azonnal kibővül a lista értékkészlete.

10 fokozatú állapotjelző
A jobb oldalon látjuk az állapotjelzőt. Újonnan létrehozott projekt esetében az állapotjelző üres.

Az állapotjelző alapértelmezésben tízfokozatú és az egyes fokozatok elnevezése univerzális módon került meghatározásra.

Ha a projekt előrehalad, kattintsunk az állapotjelző jobb oldalán a lefelé nyílra, ezzel megnyílik a lista, amiben a 10 állapotot látjuk.

A megjelenő értékkészletben számokat látunk és a hozzájuk tartozó értelmező szöveget is, ami egyértelműen azonosítja az projekt állapotát. Kattintsunk a kívánt opcióra, ezzel a vizuális tízfokozatú jelző is felveszi a megfelelő állapotot.

Alsó sor: projekt törzsadatok

Státusz
A bal oldali oszlopban a státusz mező nem írható, megjelenítésre szolgál. Új projekt létrehozásakor automatikusan aktív értéket kap. Lezárás után pedig lezárt értéket vesz fel, plusz a lezárás dátumát is látni fogjuk.

Nyitás dátuma
A státusz alatt a projekt létrehozásának dátuma szerepel. A mező nem írható, megjelenítésre szolgál.

Határidő
Szintén a bal hasábban legalul a projekt elvégzésének határidejét állíthatjuk be.

A  dátummezőre kattintva egy naptárformátumú beállítás jelenik meg, amiben billentyűzetről begépelve, vagy a naptárfunkciót használva állíthatjuk be a kívánt dátumot. A naptárformátum kezelése megegyezik az Alapelvekben ismertetett kezelési elvekkel.

Projektfelelős és ügyintéző
A középső hasábban találjuk ezt a két legördülő listát. Egy projekt megnyitásakor alapértelmezésben a létrehozó nevét veszi fel mindkét mező. Lehetőségünk van a projekt felelősétől eltérő ügyintézőt is megjelölni.

A listák értékkészletében a saját cégünk felvett munkavállalói szerepelnek.

Ha módosítani szeretnénk akár a projektfelelőst, akár az ügyintézőt, kattintsunk a mező jobb oldalán található lefelé mutató nyílra. A megjelenő listában az egér bal gombjával kattintsunk a megfelelő személy nevére.

Partneradatok
A jobb hasábban tudjuk kiválasztani a projektben résztvevő üzleti partnerünket, annak címét, telefonszámát, e-mail címét és ügyintézője nevét. Üzleti partnerünk lehet projekt esetében cég, intézmény és magánszemély is.

Kattintsunk a partner sorban a jobb oldali lefelé mutató nyílra, ezzel megjelenik az üzleti partnereink listája ABC sorrendben, amit görgetősávval görgethetünk.

Megjegyzés: amennyiben nagyon sok üzleti partnerünk van a Partnerek adatbázisban, úgy ABC sorrendbe szedve az első pár száz partnerünk nevét fogjuk látni. Ha a keresett partner nem található ebben a listában, billentyűzetről gépeljük be a partner nevének első betűjét (még hosszabb lista esetén az első 2-3 karakterét). Ekkor a begépelt betűvel kezdődő partnereink listáját fogjuk látni.

Kattintsunk bal egérgombbal az üzleti partner nevére. Ekkor az utoljára felvitt, aktív (nem törölt) címe is beírásra kerül a cím sorába, az utoljára felvitt, aktív hivatali telefonszám és e-mail cím a megfelelő mezőkbe. Ha ettől eltérő kapcsolattartási adatokat szeretnénk megjelölni, nyissuk le a vonatkozó listát és válasszunk más értéket - amennyiben felvettünk több címet és elérhetőségi adatot az adott üzleti partnerhez.

Az ügyintéző legördülő listában kizárólag olyan magánszemélyek jelennek meg, akik a partnermezőben kiválasztott, cég típusú üzleti partner dolgozói. Ehhez a partner adatbázisban először is fel kell vennünk egy vagy több olyan magánszemélyt, akinél a munkahely mezőben megjelöljük az üzleti partnerünket.

Nyissuk le a listát és válasszuk ki az ügyintézőjét. Ekkor a magánszemély utoljára felvitt, érvényes hivatali telefonszáma és e-mail címe automatikusan beírásra kerül a jobbra álló mezőkbe.

Ha a partnernek eleve magánszemélyt vettünk fel, az ügyintézőt nincs lehetőségünk beállítani.

Projekt leírása

A projekt leírása egy többsoros beviteli mező, amiben leírhatjuk a projekt célját, ütemezését, dokumentációs, műszaki-, minőségi elvárásait, akár az ajánlattétel elvárt módját. Ha kaptunk erre vonatkozó ajánlatkérési leírást vagy specifikációt, kivonatosan bemásolhatjuk ide.

Amíg a projekt aktív és folyamatban van (nem lezárt), addig módosítani illetve bővíteni is tudjuk a leírását. Ehhez kattintsunk a beviteli mezőbe és billentyűzetről gépeljük be a módosított szöveget.

Csatolmányok

Egy projekt végrehajtása során jellemzően több dokumentumot, bizonylatot készítünk, az ügyfelünktől különböző állományokat kaphatunk és mi magunk is létrehozunk fájlokat. Ezeket hozzácsatolhatjuk a projekthez, így azok egy helyen láthatóak és kezelhetőek lesznek.

A szekció listájában ezeket a csatolmányokat láthatjuk és kezelhetjük:

  • bizonylatok (ajánlatkérés, megrendelés, szállítólevél, számla stb.)
  • munkalapok
  • gépjárműfoglalás
  • állományok, amiket a Fájlok űrlapon töltöttünk fel

Ha új projektet hoztunk létre, a lista értelemszerűen üres, azonban jellemzően egy projekt egy üzleti kapcsolatfelvételi ponttal kezdődik, ami gyakran egy beérkező e-mail, egy ajánlatkérés vagy megrendelő dokumentum. Javasoljuk, ha ilyet kapunk az ügyfelünktől, rögtön töltsük is fel a Fájlok űrlapon és csatoljuk a projekthez.

Csatolmányok sorrendezése

A szekció felső részén elhelyezkedő címkékkel sorrendezni tudjuk a csatolmányaink listáját. Az alábbi címkék állnak rendelkezésünkre:

  • sorszám
  • megnevezés
  • F1 és F2

Alapértelmezésben sorszám szerinti csökkenő sorrendet követ a lista, tehát legfelül áll a legnagyobb sorszámú és lefelé a legkisebb számok felé halad. A sorrendet megváltoztathatjuk az alapelvekben leírt módon:

  • a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
  • újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
  • jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést

Ha minden címke sorrendezését kikapcsoljuk, akkor az alapértelmezett sorrendezés áll elő.

Csatolmány hozzáadása

Csatolmány hozzáadásához egy másik lapon nyitva kell legyen az a vonatkozó listasoros űrlap, amin a listában kiválasztott elemünk szerepel, vagy az az űrlap, amin a csatolandó elem részleteit nyitottuk meg.

Például: ha egy menetlevelet szeretnénk csatolni, legyen nyitva a 'Gépjárműfoglalás' űrlap és jelöljük ki a csatolni kívánt menetlevelünket, VAGY legyen nyitva a vonatkozó Menetlevél részletei űrlap.

A csatolni az alábbi űrlapokról tudunk:

  • Munkalapok és munkalap részletei
  • Bizonylatok és bizonylat részletei
  • Gépjármű-foglalás és menetlevél részletei
  • Fájlok űrlap

Ha ezzel megvagyunk, kövessük az alábbi műveletsort:

Nyissuk meg a legördülő listát.

  1. Az értékkészletében megjelenik az összes csatolható elem listája, tehát az összes listasoros űrlap összes kijelölt eleme és az összes részletek űrlapon szereplő elem. A lista görgethető, amennyiben a rendelkezésre álló területen nem fér ki a teljes lista.
  2. Kattintsunk a csatolandó elemre bal egérgombbal, ezzel a lista bezáródik.
  3. Kattintsunk a '+Hozzáadás' gombra.

Csatolmány részletei

Egy csatolt elem több leíró mezőt tartalmaz:

  • Sorszám: a sorszám mezőbe beírt számmal sorrendezhetjük a listát, amennyiben erre szükségünk van.
  • Megnevezés: ez a mező csak kijelzésre szolgál, nem írható. A csatolás után automatikusan kerül kitöltésre a csatolmány azonosítójával vagy megnevezésével.
  • Megjegyzés: írható többsoros beviteli mező, amibe megjegyzést írhatunk az adott csatolmányhoz.
  • F1 / F2: szabadon definiálható szűrőfeltételek beviteli mezői. Ezek a mezők pontosan úgy működnek, ahogy azt az Alapelvek fejezetben ismertettük.

Új munkalap készítése

Lehetőségünk van munkalapot létrehozni és rögtön csatolni is a projekthez egy kattintással. Ehhez kattintsunk az 'Új munkalap' gombra, majd a megerősítő párbeszédablakban kattintsunk a 'Rendben' gombra.

A munkalap ezzel létrejön és egyben már csatolva is lett a projekthez, látjuk a listában. A 'Megnyitás' gombra kattintással megnyílik a munkalap részletei űrlap.

Csatolmány megnyitása

Ha egy csatolmányt szeretnénk megnyitni és ezzel a részletes adatait megtekinteni, vagy módosítani azokat, kattintsunk a csatolmány sorában a 'Megnyitás' gombra.

Állomány esetében a Fájlok űrlap töltődik be új lapon és a listában automatikusan a fájl lesz kijelölve. Minden más esetben az adott elem részletes űrlapja töltődik be.

Például: számla esetében a Számlák részletei űrlap.

Csatolmányok szűrése

A szekció alján látható szűrővel a csatolmányainkat szűrhetjük több kritérium alapján, ami nagyszámú csatolmány esetén hasznos. Természetesen egyidejűleg több kritérium is érvényesíthető. Kritériumok:

  • Dokumentum címe: ebben legördülő listának az értékkészlete dinamikus, ami azt jelenti, hogy a többi szűrőkritérium függvényében alakulnak a lista elemei. Alapértelmezésben az összes csatolmány címe szerepel benne, de ha a típusban a Munkalapokra szűrtünk, úgy csak a munkalapok címeit fogjuk látni.
  • Típus: a legördülő lista segítségével leválogathatjuk a csatolmányok listáját a kiválasztott csatolmánytípusra.
  • F1/F2: értékkészletei a szabadon definiálható beviteli mezőkbe írt értékek listája.

Csatolmány törlése

A csatolmányok listából válasszuk ki a törlendő csatolmányt, kattintsunk a sorában bárhova. Majd kattintsunk a 'Törlés' gombra. A kiválasztott elem eltűnik a listából.

Megjegyzés: a csatolmány törlése a csatolás tényét törli, azaz nem a kiválasztott fájlunk, dokumentumunk, bizonylatunk vagy munkalapunk törlődik. Ezek törlését kizárólag a vonatkozó listasoros űrlapján vagy a részleteinek űrlapján végezhetjük el.

Feljegyzések

A projekt tervezése és a végrehajtása során többször szükségünk lehet rövid feljegyzések készítésére. Ezt praktikusan megtehetjük a feljegyzések szekcióban. A feljegyzésekben rögzíthetjük a projektterv lépéseit, a kivitelezés során megjegyzéseket, a partner extra kéréseit és más fontos, számon tartandó körülményt is rögzíthetünk.

A projekt részletei űrlapon a feljegyzések listájában az összes, tehát az aktív és a törölt feljegyzések is  megjelennek - ellentétben a Projektlista űrlappal, ahol csak az aktívak.

Ha már egynél több feljegyzést hoztunk létre, a rendelkezésre álló területen nem férnek ki, ezért görgetősáv segítségével görgethetjük a feljegyzések listáját.

Új projekt létrehozásakor a feljegyzések listája még üres.

Új feljegyzés készítése

  • kattintsunk a zöld színű '+Új feljegyzés' gombra.
  • a lista területén megjelenik egy új sorelem, aminek a legnagyobb többsoros beviteli mezőjét billentyűzetről begépelve tölthetjük ki a kívánt feljegyzéssel.
  • Amennyiben a feljegyzés egy feladatra vonatkozik, a dátummezőben adjuk meg a határidejét és válasszuk ki a feladat felelősét.
  • ha az adott feljegyzés a projekt egy mérföldkövére vonatkozik, jelöljük be a 'mérföldkő' jelölőnégyzetet.
  • ha egy feladat elkészült, jelöljük be a 'kész' jelölőnégyzetet

Feljegyzések sorrendezése

A szekció felső részén elhelyezkedő címkékkel sorrendezni tudjuk a feljegyzéseink listáját. Alapértelmezésben dátum szerinti csökkenő sorrendet követ a lista. A sorrendet megváltoztathatjuk az alapelvekben leírt módon:

  • a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
  • újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
  • jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést

Ha minden címke sorrendezését kikapcsoljuk, akkor az alapértelmezett sorrendezés áll elő.

    Feljegyzés törlése

    Ha egy feljegyzést ki akarunk törölni, válasszuk ki a listából és kattintsunk a 'Törölt' jelölőnégyzetre. A rendszer párbeszédablakon keresztül megerősítő kérdést tesz fel, két lehetőséggel:

    • 'Rendben' gomb: ha valóban törölni akarjuk, kattintsunk a gombra, ezzel a feljegyzés automatikusan törölt státuszú lesz és eltűnik a ebből a listából. A törlés nem fizikai törlés, csupán törölt státuszú lesz. A Projekt részletei űrlapon lehetőségünk van ezeket a törölt feljegyzéseket is megtekinteni és szükség esetén visszaállítani aktív állapotúra.
    • 'Mégsem' gomb: ha mégsem szeretnénk törölni, kattintsunk a 'Mégsem' gombra.

    Törölt feljegyzés visszaállítása aktívra

    Kattintsunk az adott feljegyzés 'Törölt' jelölőnégyzetére. Ezzel a pipa kikerül belőle és újra aktívvá válik a feljegyzés. Ennek hatására a Projektlista űrlapon is látni fogjuk ezt a feljegyzést.

    Számlák összegzése

    A  jobb alsó szekcióban a projekt pillanatnyi pénzügyi összegzését láthatjuk egy 2 soros, 3 oszlopos táblázat segítségével. A bejövő és kimenő számlák nettó/bruttó értékét, illetve ezek összesített egyenlegét számítja ki a rendszer.

    Fontos megjegyezni, hogy a rendszer azokat a számlákat és számlát helyettesítő bizonylatokat veszi figyelembe, amik a projekthez csatolva lettek. Más típusú bizonylatok (pl. szállítólevél) nem képezik az elszámolás alapját.

    A ki- és bejövő számlák tekintetében egyaránt a számlák végösszegét veszi alapul, és nem a pénzügyileg teljesített összegét.

    Csatolt tételek részletei

    A gombra kattintva új lapon nyílik meg a Tétel riport űrlap, amin a kiválasztott projekthez csatolt számlák és számlát helyettesítő bizonylatok tételsorait láthatjuk.

    Ennek segítségével a projektre vonatkozó összes áru és szolgáltatás tételenként vizsgálható, lekérdezhető, illetve lehetőségünk van egy számlán szereplő tételeket szétválogatni és - ha ez szükséges - más projekthez rendelni.

    Oktatóvideók

    A projektkezelés ajánlott munkamenetét bemutató videósorozatunkat a Videók menüponton belül a 'Belső folyamatszervezés' szekción belül találja meg, valamint a Projektek kezelése blogbejegyzésünkben.