Egy projekt végrehajtása során jellemzően több bizonylatot és egyéb üzleti dokumentumot készítünk, amiket hozzácsatolhatunk a projektünkhöz, így azok egy helyen láthatóak és kezelhetőek lesznek.

Rendszerdokumentumoknak nevezzük azokat a hivatalos iratokat, amiket az Online Cégmenedzser rendszeren belül, annak funkcióival hoztunk létre. Típusai:

  • bizonylat (ajánlatkérés, megrendelés, szállítólevél, számla stb.)
  • munkalap
  • menetlevél

Megjegyzés: minden olyan adatállomány, amit az Online Cégmenedzseren kívüli szoftverrel vagy más digitális eszközzel hoztunk létre, rendszeren kívül létrehozott fájloknak nevezzük. Ezek csatolásáról ebben a szócikkben foglalkozunk részletesen.

A csatolás művelete

Projekthez rendszerdokumentumot csatolni képesek vagyunk a Projektek listája és a Projekt részletei űrlapon is. Mindkét űrlapon a csatolás módja és menete ugyanúgy történik.

Csatolmány hozzáadásához egy másik lapon nyitva kell legyen az a vonatkozó listasoros űrlap, vagy az az űrlap, amin a csatolandó elem részleteit nyitottuk meg.

Listasoros űrlapok:

  • Projektek listája
  • Munkalapok listája
  • Gépjárműfoglalás

Üzleti dokumentum részletes adatlap űrlapok:

  • Projekt részletei
  • Munkalap részletei
  • Menetlevél részletei

Például: ha egy menetlevelet szeretnénk csatolni, legyen nyitva a 'Gépjárműfoglalás' űrlap és jelöljük ki a csatolni kívánt menetlevelünket, VAGY legyen nyitva a vonatkozó Menetlevél részletei űrlap.

Ha ezzel megvagyunk, kövessük az alábbi műveletsort:

  1. A listasoros űrlapon rákattintással jelöljük ki csatolandó elemet. Ha a részletes adatlapját nyitottuk meg, nincs további teendőnk.
  2. A Projektek listája vagy a Projekt részletei űrlapon a 'Csatolmányok' szekcióban nyissuk meg a legördülő listát.
  3. Az értékkészletében megjelenik az összes csatolható elem listája, tehát az összes listasoros űrlap összes kijelölt eleme és az összes részletek űrlapon szereplő elem. A lista görgethető, amennyiben a rendelkezésre álló területen nem fér ki a teljes lista.
  4. Kattintsunk a csatolandó elemre bal egérgombbal, ezzel a lista bezáródik.
  5. Kattintsunk a '+Hozzáadás' gombra.

Ekkor a csatolmányok listájába bekerül a kiválasztott dokumentum.

Csatolmányok sorrendezése

A szekció felső részén elhelyezkedő címkékkel sorrendezni tudjuk a csatolmányaink listáját. Az alábbi címkék állnak rendelkezésünkre:

  • sorszám
  • megnevezés
  • F1 és F2

Alapértelmezésben sorszám szerinti csökkenő sorrendet követ a lista, tehát legfelül áll a legnagyobb sorszámú és lefelé a legkisebb számok felé halad. A sorrendet megváltoztathatjuk az alapelvekben leírt módon:

  • a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
  • újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
  • jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést

Ha minden címke sorrendezését kikapcsoljuk, akkor az alapértelmezett sorrendezés áll elő.

Csatolmány részletei

Egy csatolt elem több leíró mezőt tartalmaz:

  • Sorszám: a sorszám mezőbe beírt számmal sorrendezhetjük a listát, amennyiben erre szükségünk van.
  • Megnevezés: ez a mező csak kijelzésre szolgál, nem írható. A csatolás után automatikusan kerül kitöltésre a csatolmány azonosítójával vagy megnevezésével.
  • Megjegyzés: írható többsoros beviteli mező, amibe megjegyzést írhatunk az adott csatolmányhoz.
  • F1 / F2: szabadon definiálható szűrőfeltételek beviteli mezői. Ezek a mezők pontosan úgy működnek, ahogy azt az Alapelvek fejezetben ismertettük.

Új munkalap készítése

Lehetőségünk van egy kattintással munkalapot létrehozni és rögtön csatolni is a projekthez. Ehhez kattintsunk az 'Új munkalap' gombra, majd a megerősítő párbeszédablakban kattintsunk a 'Rendben' gombra.

A munkalap ezzel létrejön és egyben már csatolva is lett a projekthez, látjuk a listában. A 'Megnyitás' gombra kattintással megnyílik a munkalap részletei űrlap.

Csatolmány megnyitása

Ha egy csatolmányt szeretnénk megnyitni és ezzel a részletes adatait megtekinteni, vagy módosítani azokat, kattintsunk a csatolmány sorában a 'Megnyitás' gombra.

Állomány esetében a Fájlok űrlap töltődik be új lapon és a listában automatikusan a fájl lesz kijelölve. Minden más esetben az adott elem részletes űrlapja töltődik be.

Például: számla esetében a Számlák részletei űrlap.

Csatolmányok szűrése

A csatolmányok szekció alján látható szűrővel a csatolmányainkat szűrhetjük több kritérium alapján, ami nagyszámú csatolmány esetén hasznos. Természetesen egyidejűleg több kritérium is érvényesíthető. Kritériumok:

  • Dokumentum címe: ebben legördülő listának az értékkészlete dinamikus, ami azt jelenti, hogy a többi szűrőkritérium függvényében alakulnak a lista elemei. Alapértelmezésben az összes csatolmány címe szerepel benne, de ha a típusban a Munkalapokra szűrtünk, úgy csak a munkalapok címeit fogjuk látni.
  • Típus: a legördülő lista segítségével leválogathatjuk a csatolmányok listáját a kiválasztott csatolmánytípusra.
  • F1/F2: értékkészletei a szabadon definiálható beviteli mezőkbe írt értékek listája.

Csatolmány törlése

A csatolmányok listából válasszuk ki a törlendő csatolmányt, kattintsunk a sorában bárhova. Majd kattintsunk a 'Törlés' gombra. A kiválasztott elem eltűnik a listából.

Megjegyzés: a csatolmány törlése a csatolás tényét törli, azaz nem a kiválasztott fájlunk, dokumentumunk, bizonylatunk vagy munkalapunk törlődik. Ezek törlését kizárólag a vonatkozó listasoros űrlapján vagy a részleteinek űrlapján végezhetjük el.