A rendszer-adminisztrátoron kívül minden bizonnyal még egy vagy több felhasználója lesz a rendszerünknek. Például raktárvezető, pénzügyes, projektvezető, koordinátor, diszpécser, könyvelő stb.

Javasoljuk, hogy a rendszert használó személyek NE az adminisztrátor hozzáférését adjuk meg, hanem külön felhasználói fiókot adjunk nekik.

Felhasználók listája

A bal navigációs sávban adminisztrátorként húzzuk az egérmutatót az 'Adminisztráció' menüpontra, majd a megnyíló almenüben kattintsunk az 'Adminisztráció és rendszeradatok' pontra.

A megnyíló panelen kattintsunk a 'Felhasználók' gombra, ekkor megnyílik a 'Felhasználók listája' űrlap.

A listasoros űrlapon alapértelmezésben egy éles rendszerben csak egy felhasználó szerepel a listában, mi magunk, azaz az adminisztrátor. A demó rendszerben néhány példaértékű felhasználót találunk.

Felhasználók adatai

PKOD
A partner adatbázisban a rendszer által automatikusan adott partnerkód azonosítószám. A PKOD nem írható mező.

Név
A partneradatbázisban szereplő név. Közvetlenül itt nem szerkeszthető, csak a Partner űrlapon.

Felhasználó azonosító
A felhasználó ezzel az azonosítóval tud belépni a rendszerbe. A mező írható. A módosításhoz kattintsunk a mezőbe és írjuk át az azonosítóját, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. Ha a felhasználó éppen be van jelentkezve a rendszerbe, akkor ki kell jelentkeznie, majd az új azonosítójával tud belépni újra.

E-mail
A belépéshez szükséges tokent (egyszeri belépési azonosítót) erre az e-maik címre küldi ki a rendszer. A mező írható. Az email cím módosításához kattintsunk a mezőbe és írjuk át az azonosítóját, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt..

Csoport
Az a felhasználói csoport, amelybe felvettük a felhasználót. A mező írható, módosítható. Ez befolyásolja az ő jogosultsági körét, azaz mely űrlapokhoz fér hozzá és azokon belül mit láthat, milyen műveleteket végezhet el. Részletesebben a Felhasználók jogosultságainak kezelése szócikkben tájékozódhat erről.

A legördülő listára kattintva megnyílik az felhasználói csoportok listája. Ez alapértelmezésben két elemű: Adminisztrátor és Ügyintéző. Amennyiben hoztunk már létre más csoportokat is, ABC sorrendben azok is szerepelni fognak a listában.

Felhasználói csoport - és ezzel együtt a jogosultságok - megváltoztatásához kattintsunk az adott felhasználó sorában a legördülő listára, majd kattintsunk a módosítandó csoportra. Ha a felhasználó éppen be van jelentkezve a rendszerbe, akkor ki kell jelentkeznie, majd újra bejelentkeznie. A rendszer ekkor érvényesíti a megváltozott jogosultsági köröket.

Felhasználó keresése

A listában egyidejűleg 15 felhasználó sora fér ki, ha ennél több felhasználó van, úgy a jobb oldalon megjelenő görgetősávval tudjuk fel- és lefelé görgetni a listát.

Igazán nagyszámú felhasználó esetén a bal alsó sarokban segítségül hívhatjuk a keresőmezőt. A legördülő listát lenyitva a PKOD és a felhasználó neve listát látjuk. Keresni két módon is tudunk benne:

A beviteli mezőbe kezdjük el beírni a keresett felhasználó nevét. Ekkor a beírt karakterekkel kezdődő nevű felhasználók listája jelenik csak meg.

Ha nem emlékszünk felhasználó nevének kezdetére (pl. összetett, két tagból álló, hosszú családnév), de tudjuk a keresztnevet, akkor a beviteli mezőbe kattintva írjunk százalékjelet, majd a nevének ismert részét.

Például 'dr. Wertenbachné Móring Judit' esetén a Judit, mint keresztnév ismert előttünk, akkor írjuk be a keresőmezőbe: '%Judit'. A listában azonnal meg fog jelenni az összes olyan név, amiben 'Judit' szerepel. Remélhetőleg ez a lista 2-5 névnél többet nem tartalmaz, így könnyen megtalálhatjuk a keresett felhasználót.

Ha a keresett felhasználót megtaláltuk, kattintsunk a keresőlistában a nevére. Ekkor a fenti listában automatikusan kijelölve megjelenik a felhasználó.

Lista sorrendezése

Szintén a keresést könnyíti meg, ha a listát egyéni igényünk szerint sorrendezzük.

Alapértelmezésben a lista a Név mezőre rendezett, mégpedig ABC szerint rendezett növekvő sorrendben. Ezt a lista fölötti címkék is jelöli vizuálisan.

A címkék működése és a sorrend változtatása az Alapelvekben részletesen ismertetett módon történik:

  • Egy kattintás a bal gombbal: növekvő sorrendezés, a címke színe felül világos, alul sötét
  • Ismételt kattintás a bal gombbal: csökkenő sorrendezés, a címke színe felül sötét, alul világos.
  • Minden további bal gomb kattintásra a sorrendezés az ellenkezőjére változik, amit a szín megváltozása is követ a fentiek szerint.
  • Sorrendezés kikapcsolása: jobb gomb kattintás, a szűrő színe világos szürkére változik.

Műveletek

Minden felhasználó sorában két műveleti gombot találunk:

  • Jelszó változtatás
  • Törlés

Felhasználó jelszavának megváltoztatása

Kattintsunk a 'Jelszó változtatás' gombra. Ekkor egy új felület jelenik meg. Írjuk be az új jelszót kétszer a beviteli mezőkbe és kattintsunk a Mentés gombra.

Ha mindkét mezőbe azonos jelszót írtunk, a rendszer párbeszédablakban értesít a jelszó sikeres megváltoztatásáról. Ellenkező esetben szintén párbeszédablakban értesít az eltérésről, ekkor a Rendben gomb megnyomása után korrigálhatjuk a beírt jelszót.

Ha a felhasználó éppen be van jelentkezve a rendszerbe, akkor ki kell jelentkeznie, majd újra bejelentkeznie a már módosított, új jelszóval.

A 'Bezárás' gombra kattintva visszajutunk az 'Adminisztráció és rendszeradatok' panelre.

Felhasználó törlése

Ha egy felhasználót el szeretnénk távolítani a rendszerből, kattintsunk a sorában a piros 'Törlés' gombra.

A rendszer párbeszédablakban megerősítő kérdést tesz fel. Az 'Igen' gombra kattintva jóváhagyjuk a törlést, a 'Nem' gomb megnyomásával elállhatunk a szándékunktól.

Fontos tudnunk az alábbiakat:

  1. a törlés után a felhasználó nem képes többé belépni a rendszerbe
  2. a felhasználói adatai (felhasználónév, jelszó és jogosultságok) nem visszaállíthatók

Ha a törölt felhasználó éppen be van jelentkezve a rendszerbe, a törlés nincs hatással a jelenlegi műveleteire. Amennyiben fontos a felhasználó azonnali kitiltása a rendszerből, képesek vagyunk kijelentkeztetni őt akarata ellenére is. Ezt  az 'Adminisztráció és rendszeradatok' segédűrlapon tehetjük meg a 'Felhasználó kijelentkeztetése' gombra kattintva.

A legördülő listát megnyitva csak az aktuálisan bejelentkezett felhasználókat látjuk. Amennyiben a listában nem látjuk a nevét, nincs további teendőnk.

Ha látjuk a nevét, kattintsunk rá, majd a 'Kijelentkeztetés' gombra. Ekkor rendszer-adminisztrátori jogunkkal élve akarata ellenére kijelentkeztettük a rendszerből és további műveleteket már nem tud végrehajtani és belépni sem.

Új felhasználó felvétele

Ha új felhasználót szeretnénk felvenni a rendszerbe, előbb gondoljuk át a neki szánt jogosultsági köröket, azaz:

  • mely űrlapokhoz férjen hozzá?
  • azokon belül milyen adatokat láthat?
  • milyen műveleteket végezhet el, mit módosíthat, törölhet, mely típusú új adatot rögzíthet?

A jogosultsági körökről részletesen a Felhasználók jogosultságainak kezelése szócikkben tájékozódhat erről.

A legfontosabb javaslatunk az, hogy

adminisztrátor szintű hozzáférést NE adjunk meg munkavállalóinknak!

Adminisztrátor csak egy kiemelt pozícióban lévő személy legyen, mi magunk. Esetleg a cégen belül 1-2 legfőbb bizalmi kollégánknak adjunk adminisztrátori jogosultságot.

Ha a cégünk szervezeti struktúrája megkívánja a kétszintű (Adminisztrátor és Felhasználó) jogosultsági csoport szisztémánál finomabban hangolt jogosultsági körök kiosztását, úgy az ehhez tartozó csoportokat előbb létre kell hoznunk és beállítanunk azok jogosultságait. Életszerű igény, hogy a raktárvezető, a raktárosok, a pénzügyes, a projektvezető, a projekt koordinátorok, a diszpécser, a könyvelő stb. pozícióban lévő munkavállalóink egymástól nagyon is eltérő jogosultsággal rendelkezzenek.

Amennyiben megfelel számunkra az alapértelmezésben rendelkezésre álló kétszintű (Adminisztrátor és Felhasználó) jogosultsági csoport szisztémája, kattintsunk a zöld színű 'Új felhasználó' gombra.

Ekkor az űrlap áttetsző kék színre vált és az előtérben egy új műveleti panel jelenik meg, amin 3 különböző módszerrel vehetünk fel új felhasználót.

I.; Választás a partnerek közül

Ha már korábban felvettük a partnerek közé a személyt, jelöljük be a legfelső jelölőnégyzetet. Tőle jobbra megjelenik egy legördülő lista, azt nyissuk le és rákattintással válasszuk ki a személyt.

Fontos megjegyezni, hogy ebben a listában minden, a partner adatbázisunkba felvett magánszemély megjelenik. Körültekintéssel válasszuk ki a leendő felhasználót.

Majd kattintsunk az 'OK' gombra és az ekkor megjelenő panelen töltsük ki az üres mezőket:

A csillaggal ('*') jelölt mezők kitöltése kötelező:

  • felhasználónév
  • e-mail cím
  • felhasználói csoport

Ha bejelöljük a 'Sajátcég alkalmazottja' jelölőnégyzetet, a felugró dátummezőben meg kell adnunk a munkaviszony kezdetét. Ennek a műveletnek a végrehajtásával automatikusan felvételre kerül a HR / Alkalmazottak adatbázisába is a felhasználó.

II.; Választás a dolgozók közül

Ha a felveendő felhasználó nem csak a partnertörzsben, de a HR / dolgozók adatbázisában is szerepel, jelöljük be a középső jelölőnégyzetet.

A tőle jobbra megjelenő legördülő listában kizárólag a munkavállalóink sorába felvett, még nem rendszerfelhasználók jelennek meg.

Rákattintással válasszuk ki, majd bökjünk az 'OK' gombra.

Ez esetben a 'Saját cég alkalmazottja' jelölőnégyzet és a vele párban lévő munkaviszony kezdete dátummező már nem jelenik meg.

Az előző ponthoz hasonlóan töltsük ki a csillaggal jelölt, kötelező mezőket, majd kattintsunk a 'Mentés' gombra.

III.; Új partner vagy dolgozó

Ha sem a HR űrlapon, se a partner adatbázisban nincs még rögzítve a felveendő felhasználó, nem szükséges elhagynunk ezt az űrlapot. Csak jelöljük be az alsó jelölőnégyzetet és kattintsunk az 'OK' gombra.

Szintén töltsük ki a csillaggal jelölt, kötelező mezőket. A mentés gombra kattintva két műveletet hajt végre a rendszer:

  • bekerül a Partnerek adatbázisba
  • és létre fog jönni a felhasználói fiókja is.

Ha a 'Saját cég alkalmazottja' jelölőnégyzetet, valamint a munkaviszony kezdete dátummezőt is kitöltjük, úgy a HR adatbázisba is egy mozdulattal bekerül.

Új felhasználó értesítése

A három módszer bármelyikével is vettük fel az új felhasználót, kattintsunk a 'Mentés' gombra.

Ekkor visszakerülünk a felhasználók listája képernyőre és látjuk az imént felvett felhasználó alapadatait. Majd állítsuk be a jelszavát és értesítsük őt erről, követve az alábbi műveletsort:

  1. a felhasználó sorában kattintsunk a 'Jelszó változtatása' gombra
  2. adjuk meg a jelszavát a fentebb ismertetett 'Felhasználó jelszavának megváltoztatása' fejezetben leírtak szerint
  3. E-mailben vagy más biztonságos üzenetküldőn keresztül küldjük el neki a belépési oldal címét, a felhasználónevét és a jelszavát.

Űrlap bezárása

Az 'Űrlap bezárása' gombra kattintással visszakerülünk az 'Adminisztráció és rendszeradatok' képernyőre, ahol további rendszer-adminisztrátori műveletet kezdeményezhetünk.