A Bizonylatlista űrlap az üzleti dokumentumkezelés központi eleme. Segítségével:

  • a meglévő bizonylatainkat gyorsan, hatékonyan áttekinthetjük
  • egy vagy több szűrési feltétel alapján egyes bizonylatokat gyorsan megkereshetünk, egy listába rendezhetünk
  • új bizonylatot hozhatunk létre
  • 1 perc alatt egyenlegközlőt készíthetünk

Bizonylatok típusai

A rendszer 9-féle típusú bizonylatot képes kezelni:

  1. számla
  2. számlát helyettesítő bizonylat
  3. pénzügyi bizonylat
  4. előszámla
  5. szállítólevél
  6. ajánlat
  7. ajánlatkérés
  8. megrendelés
  9. jegyzőkönyv

Mindegyik típusú bizonylattípus az üzleti dokumentumok és -levelezés formai követelményeit követi, megfelel a törvényi és számviteli előírásoknak. Ugyanakkor kellően rugalmas rendszerű ahhoz, hogy speciális megrendelői elvárásoknak is megfeleljen, ami a projektalapú cégek esetében oly gyakori és alapvető elvárás.

Mind a 9 típusú bizonylat alapvető felépítése, szerkezete és kezelése azonos, míg egyes bizonylattípusok esetében plusz funkciókat kínál (pl. számla esetében a kerekítés szabálya).

A NAV online számlaadat beküldésnek eleget tesz a rendszer, így azzal a felhasználóknak plusz teendője nincs.

Normál bizonylatok és sablonok

Ahogy a munkalapok esetében, úgy bizonylatokból is készíthetünk úgynevezett sablonokat.

Normál bizonylat minden olyan érvényes üzleti dokumentum, ami a cég üzletvitelével kapcsolatban keletkezik, és ténylegesen lezajlott üzletviteli eseményhez kapcsolódik, azt dokumentálja.

Sablonnak nevezzük a normál bizonylatok készítését segítő mintabizonylatokat, amelyek tényleges üzleti dokumentációt nem jelentenek ugyan. A gyakran ismétlődő üzleti bizonylat készítéshez adnak előre definiált mintát és megkönnyítik, felgyorsítják a normál bizonylatok létrehozását.

A bizonylatlista űrlapon mindkét fajta bizonylatot képesek vagyunk listázni és kezelni. A sablonok kezelését lásd alább.

Az űrlap elérése

Húzzuk az egérmutatót a bal navigációs sáv 'Fő űrlapok' pontjára, a kinyíló almenüben pedig kattintsunk bal egér gombbal a 'Bizonylatok' menüpontra. Ekkor új lapon nyílik meg a Bizonylatlista űrlap.

A betöltődéskor az űrlap kinézete:

Kezelőfelület

A kezelőfelületet 5 részre oszthatjuk és a jobb áttekinthetőség végett a rendszer ezt vizuálisan is jelöli.

  1. bizonylatlista
  2. típus választó
  3. szűrő
  4. műveleti panel
  5. összesítések és kimutatások

1. Bizonylatok listája

Az űrlap legnagyobb felületét a bizonylatok listája tölti ki. Ebben a listában az éppen érvényben lévő

  • bizonylattípusoknak és
  • szűrési feltételeknek megfelelő listát láthatjuk.

Az űrlap megnyitásakor a típusválasztóban egyetlen bizonylattípus sincs aktiválva, ezért a lista üres. Ha a típusválasztóban egy vagy több típust kiválasztunk, a listában megjelennek a választott típusnak megfelelő bizonylataink.

A demó rendszerben 100+ mintaértékű, különféle típusú bizonylat szerepel. Egy új, éles rendszer megigénylésekor egyetlen bizonylatunk sincs még.

A listában a rendelkezésre álló területen egyszerre négy bizonylatot láthatunk, ha ennél több eleme van a listának, akkor a panel jobb oldalán megjelenő görgetősávval tudjuk fel- és lefelé görgetni a listát.

A lista egy sora egy bizonylatnak felel meg, amit a bal oldalán látható mutatónyíl is jelöl. Egy sorban több adat - jellemzően a bizonylat fejlécadatai és az összegre vonatkozó adatok - is megjelenik, ezek egymás alatt és mellett szerepelnek, de a sort a mutatónyíl összefogja.

Egy bizonylat adatainak beazonosításában segítséget nyújtanak a fejlécmező címkék, illetve az azokat csoportosító, szürke hátterű mezők. Balról jobbra haladva ezeket a mezőcsoportokat látjuk:

  • Alapadatok
  • Belső adatok
  • Flag
  • Partneradatok
  • Dátumok
  • Összegek

Alapadatok

Az alapadatok mind tájékoztatásul szolgálnak, nem írható mezők, ezért módosítani nem tudjuk ezeket.

  • Dok ID: a dokumentum típusos sorszáma.
  • Év: a bizonylat létrehozásának éve.
  • Irány: kimenő vagy bejövő bizonylat.
  • Teljesítési mód: fizetési mód, átutalás, készpénz, bankkártyás vásárlás, vagy Wire Transfer.

  • Szülő: annak a bizonylatnak az azonosítója, amelyikről ezt a bizonylatot másoltuk.

  • Előszámla: egy számla esetében annak az előszámlának a sorszáma, amiről másoltuk. Előszámlát a Munkalapok listája űrlapon készíthetünk az elvégzett feladatokat dokumentáló egy vagy több munkalapról, meggyorsítva és előkészítve ezzel a számlázást.

Saját belső adatok

A saját belső adatok is mind tájékoztatásul szolgálnak, nem írható mezők, ezért módosítani nem tudjuk ezeket.

  • Típus: a bizonylat típusa (számla, ajánlat stb.).

  • Projektazonosító: annak a projektnek az azonosítója, amelynek keretében a bizonylatot létrehoztuk.
  • Ügyintéző neve

A típusnál a jobb sarkában egy kis négyzet alakú rubrika mit jelöl?

Flagek

A flagek a bizonylat státuszát és állapotát jelölik. A jelölőnégyzetek az Alapelvekben ismertetett módon működnek. Ha egy jelölőnégyzetben pipa van, az igent jelent, ha üres, az nemet. A módosítható mezőket, kattintható funkciókat '*' jellel is jelöljük és a leírásában is ismertetjük működését.

Kontírozva
A bizonylat összes tétele ki lett-e kontírozva? A jelölőnégyzet közvetlenül nem írható, ezért vizuálisan szürke színnel jelöli a rendszer. Kontírozni a Bizonylat részletei űrlapon lehetséges. Ha egy bizonylatot kontíroztunk, itt a listában pipa áll a jelölőnégyzetben.

Feladva*
A jelölőnégyzet azt mutatja, a bizonylat ki lett-e exportálva a könyvelő programnak megfelelő XML formátumban. A jelölőnégyzet aktív, alapértelmezésben üres, nincs benne pipa. Rákattintással pipa kerül bele. Egyszerre több bizonylatot is kijelölhetünk, majd a szűrőben leszűrhetjük a feladásra kijelölt bizonylatokat. Szintén a szűrőben elhelyezett 'Könyvelés export' gombra kattintva a rendszer elkészíti a XML fájlt, amit a könyvelőprogram beolvas. A feladáshoz azonban előbb kontírozni kell a bizonylatokat, amiről a rendszer párbeszédablakban is értesít.

Foly.
A folyamatos teljesítésű bizonylatot jelöli. A jelölőnégyzet közvetlenül nem írható, ezért vizuálisan szürke színnel jelöli a rendszer. Folyamatos teljesítést a Bizonylat részletei űrlapon állíthatunk be. Ha ott egy bizonylatot így állítunk be, a listában pipa áll a jelölőnégyzetben.

Bevételezhető?*
A jelölőnégyzet azt mutatja, a bizonylat tételei bevételezhetők-e a raktárba. Bevételezni szállítólevélről és számláról lehetséges (lásd Bevételezés bizonylatról súgó szócikket), ezért a többi típusú bizonylatnál ez figyelmen kívül hagyható. A jelölőnégyzet aktív.

Alapértelmezésben egy újonnan létrehozott számla vagy szállítólevél bevételezhető státuszú, amit a 'Bizonylat részletei' űrlapon a fejlécben az alapadatoknál is látunk. Más típusú bizonylatok alapértelmezésben nem bevételezhető státuszt kapnak.

A bevételezhetőségre vonatkozó jelölőnégyzetre kattintva megváltoztathatjuk ezt a státuszt. Ha előtte volt benne pipa, most kikerül belőle és a bizonylat tételsorai nem lesznek bevételezhetők. Lényegében a 'Bevét bizonylatról' űrlapon ki sem tudjuk választani azt a bizonylatot, ami ami nem bevételezhető státuszú.
Ha üres volt a jelölőnégyzet, rákattintáskor pipa kerül bele és ezzel képesek leszünk bevételezni azt.

NAV állapot
Az online számlaadat szolgáltatás miatt minden számlát be kell küldeni elektronikusan a NAV-hoz. Ez a mező azt mutatja, hogy egy számla be lett-e küldve. Ha nem, akkor a mező üres. A mező közvetlenül nem írható, nem módosítható. A beküldést automatikusan végzi a rendszer.

F1, F2 és F3*
Egyéni szűrést tesznek lehetővé ezek az írható beviteli mezők. Működésük és a hozzájuk kapcsolódó egyéni szűrés az Alapelvekben ismertetett sztenderd módnak megfelelő.

Sflag*
Szintén egyéni szűrést tesz lehetővé ez az írható beviteli mező. Működése és a hozzá kapcsolódó egyéni szűrés az Alapelvekben ismertetett sztenderd módnak megfelelő.

Partneradatok

A partneradatok mind tájékoztatásul szolgálnak, nem írható mezők, ezért módosítani nem tudjuk ezeket.

  • Partnernév: a bizonylat címzettjének neve. Megjegyezzük, hogy ez nem minden esetben a klasszikus vevő neve, hiszen ha például egy bejövő ajánlatkérést vagy bejövő számlát rögzítünk, akkor a címzett a mi cégünk lesz.

  • Partner dok.: a partner hivatkozási dokumentumának száma, azonosítója. Jellemzően purchase order vagy beszerzési azonosító, amit egyes üzletfelek megkövetelnek a bizonylatokon való feltüntetés vonatkozásában.

  • Ügyintéző: ez két rubrika egymás mellett. Az egyik a saját ügyintézőnk neve, a másikban az üzleti partnerünk ügyintézőjének a neve - amennyiben megadtuk azt a bizonylaton.

Dátumok

A dátumok adatcsoportban 4 dátummező szerepel, ami itt a listanézetben nem írható, nem módosítható:

  • Bizonylat keletkezése
  • Teljesítési határidő
  • ÁFA dátuma
  • Határidő

Értéknap*
Az értéknap egy dátummező, ami az Alapelvekben ismertetett sztenderd módon működik. A mező azt a célt szolgálja, hogy egy kattintással kiegyenlítetté tehetjük a bizonylat összegét, mégpedig a beállított napra.

Praktikusan számla típusú bizonylatnál szoktunk kiegyenlítést alkalmazni, ám a rendszer más típusú bizonylatoknál is engedi ezt.

Ha a mezőbe kattintunk, a szokásos naptárnézet jelenik meg és alapértelmezésben a mai nap van van beállítva. Ha a mai napra kívánjuk kiegyenlítetté tenni a bizonylatot, nincs más dolgunk, mint a 'Mentés' gombra kattintani. Az aktuálistól eltérő dátum esetén írjuk be a felső mezőbe billentyűzetről, vagy a naptárfunkció segítségével kattintással válasszuk ki a megfelelő dátumot.

Ha ezzel végeztünk, az alatta található 'Kifizetve' mezőbe a rendszer automatikusan a bizonylat teljes összegét beírja - amennyiben az még üres volt.

Ha nem a teljes összeg kerül egyenlítésre, csak részösszeg, akkor a 'Bizonylat részletei' űrlapot kell megnyitnunk és ott beírnunk a részteljesítés összegét.

Kifizetve
A mezőben a számla pénzügyi teljesítésének összege jelenik meg. Közvetlenül nem szerkeszthető és nem módosítható. Egy létrehozott bizonylat esetében alapértelmezésben üres a mező.
A kifizetett összeg beállítására két lehetőségünk is adódik:

  • ezen az űrlapon a Kifizetve mező fölötti Értéknap megadásával automatikusan a teljes összeg beíródik a mezőbe
  • a Bizonylat részletei űrlapon lehetőség van rész- vagy teljes összeg beírására is.

A/T: aktív vagy törölt*
A jelölőnégyzet azt mutatja, hogy az adott bizonylat aktív, tehát érvényes, vagy törölt. Ha üres, akkor aktív, ha pipa van benne, akkor törölt.

Alaphelyzetben a színe szürke, ami azt mutatja, hogy nem módosítható. Ez biztonsági okokból van így, a számviteli vonatkozású üzleti dokumentumainkat így nem lehet véletlenül, tévesen törölni.

A törléshez vagy a törlés visszavonásához kövessük az alábbi műveletsort:

  1. Kattintsunk a szűrő jobb felső sarkában elhelyezkedő 'Logikai törlés engedélyezése' jelölőnégyzetre. Ezzel a listában minden bizonylat sorában az A/T jelölőnégyzetek fekete körvonalúak lesznek, ezzel aktiváljuk őket.
  2. Kattintsunk a bal egér gombbal az A/T jelölőnégyzetre.
  3. A rendszer párbeszédablakban megerősítést vár; kattintsunk az 'Igen' gombra. (Máskülönben a 'Nem' gombbal elvethetjük a módosítást).
  4. Ha üres volt, most pipa kerül bele és ezzel törölt státuszú lesz a bizonylat. Ha pipa volt benne, akkor az most kikerül belőle és a törlést visszavontuk, újra aktív lesz a bizonylat.

Lezárt
A jelölőnégyzetben pipa van, ha a bizonylat lezárt és üres, ha még nem. Alapértelmezésben egy újonnan létrehozott bizonylat nem lezárt státuszú. Kinyomtatásakor automatikusan lezárt státuszú lesz - ámbár ez is visszavonható.

Lezárni és feloldani csak a Bizonylat részletei űrlapon lehetséges. Ezért ez a jelölőnégyzet inaktív, amit a szürke színe is jelöl. A mező nem módosítható, csak tájékozódásra szolgál.

Lezárás dátuma
A mező szintén nem módosítható. Lezárt bizonylat esetén a rendszer automatikusan beírja a lezárás dátumát ebbe a mezőbe.

Összegek

Az összegzés adatcsoportban minden mező csak olvasható, nem szerkeszthető.

  • Devizanem: a bizonylaton beállított devizanem.
  • Deviza árfolyam: a bizonylaton használt devizaárfolyam. Magyar Forint (HUF) esetén 1.
  • Knap: azaz késedelem napja, ami a fizetési határidőt meghaladó napok számát jelenti. Negatív számot látunk benne, ha a fizetési határidő még nem járt le, nullát, ha az pont ma van és pozitív számot, ha a fizetési határidő már lejárt. 
  • Nettó, ÁFA és bruttó forint: a fizetendő végösszeg adatai magyar Forintban.
  • Nettó, ÁFA és bruttó deviza: a fizetendő végösszeg adatai a bizonylaton beállított devizanemben. Magyar Forint esetén teljese megegyezik a mellette lévő mezők értékeivel.

Részletek megnyitása

Minden bizonylat sorában jobb oldalon áll egy kék színű gomb. Ha erre kattintunk, új lapon nyílik meg az adott bizonylat.

Egyidejűleg több bizonylatunk is meg lehet nyitva, ilyenkor a lapok közt szabadon váltogathatunk. Az egyes lapokon megnyitott bizonylatok függetlenek egymástól, azokon tetszés szerint dolgozhatunk.

A Bizonylatok listája űrlapon is végezhetünk keresést, sorrendezést, szűrést anélkül, hogy ez a korábban róla megnyitott űrlapokat befolyásolná.

Az adatok automatikusan szinkronizálódnak. Ha egy Bizonylat részletei űrlapon módosítunk egy adatot, a bizonylatlista űrlapra átváltáskor újratölti az űrlap tartalmát és látni fogjuk a megváltozott adatot. Ugyanez visszafelé is igaz.

Előszámla jelölőnégyzet

A részletek nyomógomb alatt látható jelölőnégyzettel jelölhetjük ki azokat a bizonylatokat, amikből előszámlát kívánunk létrehozni. Az előszámla kezelés részletes leírását lásd alább a Szűrők fejezetben.

Sorrendezés

Alapértelmezésben az űrlap betöltődésekor a bizonylatok listája

  • évre rendezett, csökkenő sorrendben
  • irányra rendezett csökkenő sorrendben, azaz a lista felső részében a kimenő, alatta a bejövő bizonylatok sorakoznak.

A lista fejlécének világos címkéivel a bizonylatok sorrendezését bármikor megváltoztathatjuk az Alapelvekben leírt módon:

  • a bal egérgombbal egyszeri kattintással növekvő sorrendet állítunk elő
  • újabb bal egérgombbal történő kattintással csökkenő sorrendet
  • jobb egérgombbal kikapcsoljuk az adott címkére a sorrendezést

Az aktuális sorrendezést a címkék színe is mutatja: a sorrendezett oszlop címkéje sötétebb színű; növekvő sorrendezés esetén a címke alja sötétebb, csökkenő sorrendezés esetén a címke teteje sötétebb színű. A kikapcsolt címkék színe világoskék.

Egyidejűleg több sorrendezés is be lehet kapcsolva.

2. Típusválasztó

Az űrlap bal oldalán található panelen mind a 9-féle bizonylattípus fel van sorolva jelölőnégyzetekkel. (lásd típusok fentebb). Ezek segítségével tudjuk a legelső és legalapvetőbb szűrési feltételt megadni a bizonylattípusok megjelenítésére vonatkozóan.

Az űrlap megnyitásakor minden jelölőnégyzet üres, egyikben sincs pipa, ennek következményeképp betöltődéskor a bizonylatok listája is üres.

A jelölőnégyzetre kattintással választhatjuk ki a listában megjelenítendő bizonylattípust:

  • Ha üres volt a négyzet, pipa kerül bele és a listában azonnal megjelennek a választott típusnak megfelelő bizonylatok (ha vannak ilyen bizonylataink).
  • Ha eddig pipa volt benne, most üres lesz és a listából az adott típusú bizonylatok automatikusan eltűnnek.
Természetesen egyidejűleg több típus is kiválasztható, akár az összes.

3. Szűrő

Az űrlap alsó régiójában foglal helyet a szűrő, ami meglehetősen összetett működésű. Továbbá néhány műveleti elem is található itt, például az előszámla kezelésére vonatkozó űrlapelemek és parancsgombok, valamint az Infotéka nevű könyvelőprogram számára exportállomány készítésére vonatkozó parancsgomb.

Vezérelvként elmondható, hogy minden olyan mezőre és értékre képesek vagyunk szűrni, ami a bizonylatok listájában megjelenik (lásd az 1-es pont, Bizonylatok listája fejezetben).

Egy szűrőelem bekapcsolásakor a lista automatikusan megváltozik az új szűrési feltételnek megfelelően. Egyszerre több szűrőelem is lehet bekapcsolt állapotban, ilyenkor ezek együttesen érvényesülnek.

A szűrők az Alapelvek súgó szócikkben ismertetett sztenderd módon működnek. Alább részletezzük azokat a szűrőelemeket, amik a bizonylatlista egyedi kívánalmaira lett szabva, illetve összetett működésűek.

Határidő

A legördülő lista értékkészlete:

  • határidőn belül
  • határidőn kívül
  • Knap, azaz késedelem napjainak száma

Ha a 'Knap' opciót választjuk, a szűrőelem alatt további két, segédmező jelenik meg.

A két mező segítségével meghatározhatjuk a határidőhöz képest késedelmes napok számát és ezzel szűrhetjük bizonylatainkat. Lehetőségeink:

    • A 'Knap >' mezőbe írt X érték azt jelenti, hogy az X napnál több késedelmes napoknak megfelelő bizonylatokat listázzuk ki.
    • A 'Knap <=' mezőbe írt X számmal az X nappal egyenlő vagy kevesebb késedelmes napoknak megfelelő bizonylatok kerülnek kilistázásra.
    • Ha mindkét mezőbe írunk számértéket, úgy időintervallumot határozunk meg.

    A szűrő érvényesítéséhez kattintsunk a mezőbe, írjunk be egy számot, majd nyomjuk meg a billentyűzeten az Entert, vagy kattintsunk bal egér gombbal az űrlapon kívül bárhova. Ekkor a szűrés végbemegy, a listánk frissül a feltételeknek megfelelően.

    A segédmezőkbe írt számokat kitörölhetjük kézzel. Ha a határidő legördülő listában más opciót választunk, a két segédmező ennek hatására eltűnik. Ha a határidő szűrőelemet kikapcsoljuk, szintén eltűnnek a Knap segédmezők.

    Dátumszűrő

    Ez összetett szűrést tesz lehetővé.

    A legördülő listában elsőként azt kell beállítanunk, hogy milyen dátumra kívánunk szűrni. Lehetőségeink:

    • bizonylat keletkezése
    • teljesítés / esedékesség dátuma
    • ÁFA dátum
    • határidő
    • banki értéknap
    • lezárás dátuma

    Majd az időszakot kell meghatároznunk, amire szintén több lehetőségünk van:

    • Az év szűrő beállításával automatikusan a kiválasztott év első napjától az utolsó napjáig szűrünk. Az időintervallumra vonatkozó két, egymás melletti mezőben is látjuk ezt.
    • A hónap szűrővel a már beállított év adott hónapjának első napjától az utolsóig szűrünk.Az időintervallumra vonatkozó két, egymás melletti mezőben is látjuk ezt.

    • A két dátummezőre kattintva egy naptárformátumú beállítás jelenik meg, amiben billentyűzetről begépelve, vagy a naptárfunkciót használva állíthatunk be teljesen egyéni időintervallumot. A bal oldali mezőben a kezdődátumot, a jobb oldaliban pedig a végdátumot. A naptárformátum kezelése megegyezik az Alapelvekben ismertetett kezelési elvekkel.

    Csoportosítás partnerenként

    Ha a listában az egyedi bizonylatok listája helyett üzleti partnerenként összevont, összegzett adatokat szeretnénk látni, használjuk ezt a funkciót.

    Kattintsunk a jelölőnégyzetre, ezzel pipa kerül bele és a lista megváltozik. Ennek a funkciónak a bekapcsolásával a listában egy sor már nem egy bizonylatnak felel meg, hanem egy üzleti partnerünk összesített bizonylatadatát látjuk.

    Értelemszerűen az összes olyan mező, amiben az egyedi bizonylatokra vonatkozó adatok jelennek meg normál esetben, most üresek lesznek. Így például a bizonylat azonosítója, iránya, az ügyintézők neve nem jelenik meg, hiszen azok bizonylatonként más és más adatok.

    A funkció kiválóan alkalmas olyan kimutatások készítésére, amiben az üzleti partnereink ki- és/vagy bejövő bizonylatait összesítjük egy meghatározott időszakban.

    A csoportosítás megszüntetéséhez kattintsunk ismét a jelölőnégyzetre, ezzel a pipa kikerül belőle és ismét az egyedi bizonylatok listája jelenik meg a listában.

    Előszámla kezelés

    Lehetőségünk van egy vagy több bizonylatból előszámlát készíteni. Ez hasznos lehet akkor, ha a cégünk irányelvei szerint csak a pénzügyes kollégáknak van jogosultsága számlát készíteni, míg a projektek felelősei csak előkészíthetik a számlázáshoz szükséges üzleti dokumentumokat.

    Megjegyzés: a 'Munkalapok listája' űrlapon munkalapokból is lehetséges előszámlát készíteni. Alapelveiben hasonló a folyamatok kezelése azzal a különbséggel, hogy a Bizonylatlista űrlapon bizonylatokból készíthetünk előszámlát.

    Előszámlát praktikusan bejövő ajánlatkérésból, megrendelésből vagy kimenő ajánlatból célszerű készíteni, de a rendszer nem köti meg a kezünket; lehetőségünk van bármely bizonylatból előszámlát generálni.

    Megjegyzés: a Munkalapok listája űrlapon is készíthetünk előszámlát egy vagy több munkalapból. A folyamat ahhoz nagyon hasonló, azzal a különbséggel, hogy itt bizonylatokból készíthető el az előszámla.

    Előfeltétel

    Fontos tudnunk, hogy két vagy több bizonylatból csak akkor tudunk előszámlát készíteni, ha azokon az üzleti partnerünk egy és ugyanaz.

    Amennyiben akár egyetlen bizonylaton is eltér a partner a többitől, a rendszer párbeszédablakban értesít minket erről és a művelet nem kerül végrehajtásra.

    Megjegyzés: ez a egyik oka annak, amiért fontos törekednünk az üzleti partnereink adatbázisának konzisztenciájára. Ha például egy üzleti partnert két hasonló, de nem egyező névvel veszünk fel, akkor a csoportosítás végbemegy, de az egyébként azonos üzleti partnereink még is két külön sorban szerepelnek majd.

    Előszámla készítés menete

    1. Szűrés [opcionális]
    Szűrjük le a listát. Célszerű eleve üzleti partnerre szűrni és szükség esetén más szűkítést is alkalmazhatunk ahhoz, hogy kényelmesen tudjunk választani a bizonylatok közül.

    2. Kijelölés
    Válasszuk ki azt az egy vagy több bizonylatot, amikből egy előszámlát szeretnénk készíteni. Ehhez jelöljük be a bizonylatlistában a sorok jobb oldalán a 'Részletek' gomb alatti jelölőnégyzeteket.

    3. Előszámlára opció kiválasztása
    Alul, a szűrő bal szekciójában a felső legördülő listában válasszuk ki az 'Előszámlára' opciót, ekkor a listában csak a megjelölt bizonylatok jelennek meg. Ha ezt a lépést kihagyjuk és úgy szeretnénk végrehajtani a műveletet, a rendszer párbeszédablakban hibaüzenetet küld.

    4. Tételrészletezés módja
    Az előszámlára szűrőelem alatti legördülő listában 4 lehetőségből választhatunk a tételek részletezésére:

    • Egyösszegű: az összes kijelölt bizonylat összes tétele egyetlen tételként és összesített összegben kerül feltüntetésre az előszámlán. Az elszámolt bizonylat(ok) sorszáma az előszámla tételsorának megjegyzés mezőjében kerül feltüntetésre.
    • Bizonylatonként tételezett: minden egyes bizonylat külön-külön tételsoron szerepel, de egy tételsor a vonatkozó bizonylat összes tételének szumma összegét veszi fel.
    • Áru típusonként összegzett: a különböző bizonylatokon szereplő azonos árucikkeket - legyenek azok termékek vagy szolgáltatások - egy tételsorba von össze a rendszer.
    • Tételsoronként részletezett: minden bizonylat minden tételsora külön sorban fog szerepelni az előszámlán, még akkor is, ha az adott árucikk többször fordul elő az egyes bizonylatokon. Minden tételsorban a megjegyzés mezőben feltüntetésre kerül, mely Bizonylaton szerepelt eredetileg.

    5. Előszámla elkészítése
    Kattintsunk az 'Előszámla készítése' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel, nyugtázzuk az 'Igen' gombra kattintással, vagy vessük el a 'Nem' gombbal.
    Ezzel az előszámla a megfelelő sorszámmal elkészül és új lapon megnyílik a Bizonylat részletei űrlap a kiválasztott tételrészletezésnek megfelelő tételsorokkal.

    Ezzel előkészítettük a számlázást és átadtuk a számla kiállítására jogosult munkatársunknak vagy pénzügyi osztálynak, akik az előszámla tételeit, összegeit, projektszámát, partneradatokat és partner dokumentum azonosítót már megkapták, már csak a bizonylatkiállítás formai részeit véglegesítik.

    Előszámla törlése
    Míg a bizonylatokat biztonsági okokból nem engedi a rendszer véglegesen törölni (csak logikailag), egy előszámlát igen, mivel az nem egy szigorúan kezelt üzletviteli eseményt dokumentál. Erre szükség lehet, ha egy előszámlát tévesen készítettünk el.

    A törlés előfeltétele az, hogy még nem készülhetett belőle számla (másolással).

    A művelethez jelöljük ki a listában a törlendő előszámlát és kattintsunk az 'Előszámla törlése' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel, nyugtázzuk az 'Igen' gombra kattintással, vagy vessük el a 'Nem' gombbal.

    A rendszer véglegesen törli az előszámlát, azt visszaállítani már nem lehetséges.

    Előszámla szétbontása
    Egy előszámláról csak egyetlen számlamásolat készíthető. Ha még egyszer megkíséreljük az előszámláról számlát másolni, a rendszer párbeszédablakban értesít és a a művelet nem megy végbe

    A előszámla szétbontása gombbal megszüntethető a kapcsolat az előszámla és a másolt számla közt. Ehhez jelöljük ki a kérdéses előszámlát a bizonylatok listájában és kattintsunk az 'Előszámla szétbontása' gombra. A rendszer megerősítő kérdést tesz fel, nyugtázzuk az 'Igen' gombra kattintással, vagy vessük el a 'Nem' gombbal.

    A szétbontás befejeztével képesek leszünk újabb számlamásolatot készíteni az előszámláról.

    Alapértelmezett szűrő

    Alapértelmezésben az űrlap megnyitásakor néhány szűrőelem aktív, amit a világoskék színük is jelez:

    • normál bizonylatok: az űrlap alapértelmezésben csak a normál bizonylatokat listázza, a sablonokat nem.
    • státusz: alapértelmezésben aktív, a törölt bizonylatokat nem listázza
    • dátumszűrő: alapértelmezésben az elmúlt 11 hónapban keletkezett bizonylatokra szűrünk

    Szűrőfeltétel törlése

    Lehetőségünk van egy bekapcsolt szűrőelemet kikapcsolni. Ehhez húzzuk az egérmutatót a szűrőelemre, majd kattintsunk a jobb oldalán megjelenő piros 'X' gombra. Ekkor a szűrőelem inaktív lesz, a színe kékről szürkére vált, a lista pedig automatikusan frissül a megváltozott szűrőfeltételeknek megfelelően.

    4. Műveleti panel

    Az űrlap alsó részében a szűrőtől jobbra helyezkedik a műveleti panel, aminek segítségével új normál bizonylatokat és sablonokat készíthetünk.

    Beállítási lehetőségek

    • Típus: a legördülő listában az összes bizonylattípus közül választhatunk.
    • Irány: kétféle iránya lehet a bizonylatnak: kimenő vagy bejövő.
    • Év: alapértelmezésben az aktuális év van kiválasztva, de a legördülő listából tetszőleges évet választhatunk.
    • Sablon: alapértelmezésben a jelölőnégyzet üres, ha bepipáljuk, a létrehozott bizonylat sablon lesz.
    • Storno: a jelölőnégyzet bepipálásával sztornó bizonylatot készíthetünk
    • Módosító: a jelölőnégyzet bepipálásával módosító bizonylatot készíthetünk

    Új üres bizonylat készítése

    Ha egy új, üres bizonylatot szeretnénk készíteni, kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Válasszuk ki a típust.
    2. Válasszuk ki a bizonylat irányát (kimenő vagy bejövő)
    3. [Opcionális] Válasszuk ki az évet
    4. Kattintsunk a zöld színű '+ Üres bizonylat' gombra!

    Az új, üres bizonylat létrejön, automatikusan sorszámozva. A listanézet törlődik és kizárólag ez a bizonylat jelenik meg. Az új bizonylat dátuma és a saját cégadataink kerülnek feltöltésre, a többi adatot kézzel kell kitöltenünk. A 'Részletek' gombra kattintva új lapon nyithatjuk meg a bizonylatunkat és megkezdhetjük a szerkesztését.

    Bizonylat másolása

    Lemásolhatunk egy már létező bizonylatot annak minden adatával. Az így létrehozandó bizonylatnak lehet az eredetitől eltérő típusa, iránya és évszáma is.

    A másolás kifejezetten hasznos funkció, ugyanis

    rengeteg időt takaríthatunk meg a bizonylat másolással

    egy projektalapú cég sztenderd üzletviteli folyamatában. Rendszerint első lépésben rögzítünk egy bejövő ajánlatkérést, ezt jellemzően új bizonylatként rögzítjük. Utána azonban a mi kimenő ajánlatunknál már másolhatjuk azt, megrendelésnél szintén célszerű lemásolni és így tovább egészen a számlázásig.

    A másoláshoz kövessük az alábbi műveletsort:

    1. Rákattintással jelöljük ki a listában a másolandó bizonylatot!
    2. Válasszuk ki a célbizonylat típusát!
    3. Válasszuk ki a bizonylat irányát (kimenő vagy bejövő).
    4. [Opcionális] Válasszuk ki az évet.
    5. Kattintsunk a szürke 'Bizonylat másolása' gombra!

    Ekkor a bizonylat létrejön, a listanézet frissül és a forrás, valamint a másolt bizonylat jelenik meg benne. Fontos tudnunk a másolatról az alábbiakat:

    • a lista sorában a 'Szülő' rubrikában automatikusan beírja a rendszer annak a bizonylatnak a sorszámát, amiről másoltuk azt
    • az új bizonylat új dátumot kap
    • a projektazonosító törlődik, ezt a 'Bizonylat részletei' űrlapon be kell állítanunk
    • minden más adata a forrás bizonylatét örökli.

    A 'Részletek' gombra kattintva új lapon nyithatjuk meg a bizonylatunkat és szükség esetén átszerkeszthetjük, nyomtathatjuk és lezárhatjuk azt.

    Sablon létrehozása

    Az Online Cégmenedzserben a sablon bizonylatok a gyakran ismétlődő üzleti bizonylat készítéséhez adnak előre definiált mintát és megkönnyítik, felgyorsítják a normál bizonylatok létrehozását.

    Ha vannak tipizálható üzleti folyamataink, amik keretében gyakran ismétlődő, teljesen vagy nagyrészt ugyanazon adatokkal kitöltendő bizonylataink (pl. számla), akkor célszerű ezekről egy-egy sablont készítenünk. A sablont pedig pár kattintással lemásolhatjuk normál üzleti bizonylattá, ami azonnal nyomtatható, küldhető és iktatható.

    Ezzel további adminisztrációs teher alól szabadíthatjuk fel a pénzügyi kollégáinkat.

    A sablonok és a másolás funkciót ötvözve a lehetőségeink kitágulnak és az alábbiakra nyílik módunk:

      Bizonylatból sablon
      Ha már van egy elkészült normál bizonylatunk, aminek a kitöltött adatai képezhetik egy sablon adatszerkezetét, kövessük az alábbi műveletsort:

      1. Rákattintással jelöljük ki a listában a másolandó bizonylatot!
      2. Válasszuk ki a célbizonylat típusát!
      3. Válasszuk ki a bizonylat irányát (kimenő vagy bejövő).
      4. [Opcionális] Válasszuk ki az évet.
      5. Jelöljük be a 'Sablon' jelölőnégyzetet!
      6. Kattintsunk a szürke 'Bizonylat másolása' gombra!

      Ennek eredményeképp előáll a sablonunk, a listanézet frissül és a forrás, valamint a másolt bizonylatsablon jelenik meg benne. Fontos tudnunk az alábbiakat:

      • a lista sorában a 'Szülő' rubrikában automatikusan beírja a rendszer annak a bizonylatnak a sorszámát, amiről másoltuk azt
      • az új bizonylat új dátumot kap
      • a projektazonosító törlődik, ezt a 'Bizonylat részletei' űrlapon be kell állítanunk
      • az ügyintéző nevétől jobbra eső rubrikában megjelenik egy 'S', ez a sablonra utal
      • a szűrőben a bal alsó sarokban elhelyezkedő szűrőelem törlődik és az alapértelmezett beállításhoz képest most a normál és a sablon bizonylatokra is szűr a rendszer
      • a Bizonylat részletei űrlapon a fejlécben az alapadatoknál megjelenik a bizonylat típusa mellett a 'sablon' megjelölés.
      • minden más adata a forrás bizonylatét örökli.

      A 'Részletek' gombra kattintva új lapon nyithatjuk meg a sablonunkat és szükség esetén átszerkeszthetjük azt.

      Sablonból bizonylat
      Ha már hoztunk létre sablont a rendszerben, azt a szűrő bal alsó sarkában elhelyezett szűrőelem helyes beállításával kilistázhatjuk azokat. Alapértelmezésben a szűrőelemben beállított opció a normál bizonylatokra szűr. Ha a legördülő listát megnyitjuk és a sablon értéket választjuk ki, úgy a listában a sablonjaink jelennek meg.

      Sablonról bizonylatot másolni az alábbi műveletsor végrehajtásával lehet:

      1. Rákattintással jelöljük ki a listában a másolandó sablont!
      2. Válasszuk ki a célbizonylat típusát!
      3. Válasszuk ki a bizonylat irányát (kimenő vagy bejövő).
      4. [Opcionális] Válasszuk ki az évet.
      5. Kattintsunk a zöld színű '+ Üres bizonylat' gombra!

      Ekkor a bizonylat létrejön, a listanézet frissül és a forrás sablonunk, valamint a másolt bizonylat jelenik meg benne. Fontos tudnunk a másolatról az alábbiakat:

      • a lista sorában a 'Szülő' rubrikában automatikusan beírja a rendszer annak a bizonylatnak a sorszámát, amiről másoltuk azt
      • az új bizonylat új dátumot kap
      • a projektazonosító törlődik (ha volt megadva), ezt a 'Bizonylat részletei' űrlapon be kell állítanunk
      • minden más adata a forrás bizonylatét örökli.

      A 'Részletek' gombra kattintva új lapon nyithatjuk meg a bizonylatunkat és szükség esetén átszerkeszthetjük, nyomtathatjuk és lezárhatjuk azt.

      Sablonból sablon

      Lehetőségünk van egy már létrehott sablont is duplikálni. Ez is hasznos funkció lehet, ha a sablonaink közt kevés eltérés van, de még ezeket a minimális eltéréseket sem szeretnénk minden ismétlődő bizonylat kiállításnál manuálisan elvégezni.

      A műveletsor az alábbi:

      1. a szűrő átállításával listázzuk ki a sablonjainkat (lásd fentebb)
      2. Rákattintással jelöljük ki a listában a másolandó sablont!
      3. Válasszuk ki a célbizonylat típusát!
      4. Válasszuk ki a bizonylat irányát (kimenő vagy bejövő).
      5. [Opcionális] Válasszuk ki az évet.
      6. Jelöljük be a 'Sablon' jelölőnégyzetet!
      7. Kattintsunk a szürke 'Bizonylat másolása' gombra!

      Ennek eredményeképp előáll a sablonunk, a listanézet frissül és a forrás, valamint a másolt sablon jelenik meg benne. Fontos tudnunk az alábbiakat:

      • a lista sorában a 'Szülő' rubrikában automatikusan beírja a rendszer annak a sablonannak a sorszámát, amiről másoltuk azt
      • az új bizonylat új dátumot kap
      • a projektazonosító törlődik, ezt a 'Bizonylat részletei' űrlapon be kell állítanunk
      • az ügyintéző nevétől jobbra eső rubrikában megjelenik egy 'S', ez a sablonra utal
      • a szűrőben a bal alsó sarokban elhelyezkedő szűrőelem törlődik és az alapértelmezett beállításhoz képest most a normál és a sablon bizonylatokra is szűr a rendszer
      • a Bizonylat részletei űrlapon a fejlécben az alapadatoknál megjelenik a bizonylat típusa mellett a 'sablon' megjelölés.
      • minden más adata a forrás bizonylatét örökli.

      A 'Részletek' gombra kattintva új lapon nyithatjuk meg a sablonunkat és szükség esetén átszerkeszthetjük azt.

      5. Összesítések és kimutatások

      Összegek

      A panel felső felén egy összesítő táblázatot látunk, ami az éppen listázott bizonylatok fizetendő összegének szummázását tartalmazza. A Bizonylatlista űrlap megnyitásakor a táblázat üres, hiszen akkor még egyetlen bizonylat sincs kilistázva. Amint a bizonylattípusokkal és a szűrőkkel előállítunk egy listát, a rendszer automatikusan összegzi a vonatkozó adatokat.

      Az első oszlopban az összegek magyar Forintban értendők. A 'Kintlévő' rubrikában a ki nem egyenlített összegek kerülnek kalkulálásra, azaz a kintlevőségünket követhetjük nyomon.

      Összeg devizában
      Ebben az oszlopban a rendszer összesíti a bizonylatokon megadott devizák fizetendő összegét. Amennyiben a listában szereplő bizonylatok többféle devizanemben készültek, úgy az adat számtanilag pontos máskülönben egy hamis adat.

      Például a bizonylatlistában szerepel 1000 Ft, 1000 Euró és 1000 dollár fizetendő összeg, a rendszer azokat összeadva 3000-es összeget ad eredményül.

      Ha korrekt adatokhoz szeretnénk jutni ilyen esetben, a táblázat alatti devizanem legördülő listát kell segítségül hívnunk. A lista értékkészlete dinamikus, ami azt jelenti, hogy csak a listázott bizonylatokon használt devizanemek jelennek meg a legördülő listában.

      A fenti példában ez HUF, EUR és USD lenne.

      A kiválasztott is devizanem szűrőként működik, azaz a listát továbbszűri csak azokra a bizonylatokra, amik a választott devizanemben lettek kiállítva. Egyúttal az 'Összeg devizában' adatsorait is frissíti, így valós adatokhoz jutunk.

      Bizonylatkeresés összeghatárok- és típus alapján

      Az összesítő táblázat alatti keresőfunkcióval szintén tovább szűrhetjük a bizonylatlistánkat összegintervallum meghatározással.

      Először nyissuk le a legördülő listát és válasszuk ki, hogy a nettó, az ÁFA vagy a bruttó összeghatárokra kívánunk szűrni, illetve hogy ezt magyar Forintban, vagy devizában szeretnénk megtenni. Majd az alatta elhelyezkedő két mezőkkel három lehetőségünk van:

      • 'nagyobb, mint': a keresett bizonylatok fizetendő összege a megadott értéknél nagyobbnak kell lennie
      • 'kisebb, mint': a keresett bizonylatok fizetendő összeg a megadott értéknél kisebbnek kell lennie
      • ha mindkét mezőt alkalmazzuk, úgy a két érték közti intervallumra szűrünk

      A beviteli mezőkbe kattintva csak szám típusú adatot gépelhetünk be a billentyűzetről. Ha beírtuk a a számértéket, nyomjuk meg az Enter billentyűt vagy kattintsunk az űrlapon kívülre. Ekkor az összegtípusnak és a határoknak megfelelően a lista automatikusan frissül.

      Kimutatások

      A panel alsó sorában olyan műveleti gombok kapnak helyet, amikkel külső szoftverrel megnyitható kimutatásokat készíthetünk.

      Lista exportálása XLSX táblázatba

      A gombra kattintva a listában aktuálisan szereplő összes bizonylat alapadatait Excel táblázatba exportálja. Az exportáláshoz kövessük az alábbi műveletsort:

      1. Szűrjük le a listát a kívánt feltételek mentén
      2. Kattintsunk az export gombra
      3. Ekkor a webböngészőnk beállításától függően letölti automatikusan az Excel állományt, szintén a beállítástól függően meg is nyithatja azt azonnal, vagy felkínálja a lehetőséget a letöltésre lokális számítógépünkre. Az így letöltött állományt továbbküldhetjük akár e-mail csatolmányként, megnyithatjuk Excel táblázatkezelőben és további számításokat végezhetünk vele.

      Egyenlegközlő készítése

      A gombra kattintva a listában aktuálisan szereplő összes bizonylat fizetési adatait PDF állományba rendezi és új lapon megnyílik az egyenlegközlő előnézete.

      Ekkor lehetőségünk van ezt az egyenlegközlőt azonnal nyomtatóra küldenünk és papírhordozón is megkapjuk, vagy letöltenünk saját, lokális számítógépünkre. Utóbbi esetben később is nyomtathatjuk a PDF állományt, vagy digitálisan továbbíthatjuk munkatársaink vagy üzleti partnerük felé.

      Lista nyomtatása

      A nyomógomb funkciója nagyon hasonló a Lista XLSX-hez, azzal a különbséggel, hogy nem Excel táblázatba exportálja az adatokat, hanem egy PDF állományba, aminek előnézete új lapon nyílik meg.

      Szintén lehetőségünk a PDF fájlt papírra nyomtatnunk, vagy letölthetjük a helyi háttértárra, e-mailben csatolhatjuk vagy más fájlküldő alkalmazásban is elküldhetjük azt.