Egy projektalapú szolgáltatócégnél az elvégzendő feladatok lehetnek eseti, egységnyi munkavégzések, és lehetnek összetett, akár több tervezési, kivitelezési fázison átívelő összetett projektek.
Bármelyikkel is van dolgunk, a közös bennük a kivitelezést megelőző ügyviteli folyamat, ami jellemzően egy ajánlatkéréssel kezdődik és a megrendelés dokumentálásával ér véget. A folyamat lehetséges állomásai sorrendben:
- Ajánlatkérés: ez az üzleti partnertől érkezik felénk
- Ajánlat: ez a mi cégünk kimenő ajánlata a partnernek
- [Módosított ajánlat]: a partner kérésére, a feladatok pontosítása közben előfordulhat egy, vagy több körös ajánlatmódosítás. Lehetséges, hogy ez a lépés kimarad, amennyiben az első körös ajánlatunk megfelel a partner igényeinek.
- Megrendelés: a partnertől érkező jóváhagyás, a szolgáltatások és áruk megrendelése.
Ha az ügyfélkörünkben van olyan stabil partner, akivel régóta együttműködünk és szerződésben rögzített árlistákkal dolgozunk, úgy előfordulhat az is, hogy rögtön a 4. lépéssel indul egy projekt.
Az Online Cégmenedzser a fenti folyamatot teljeskörűen támogatja,
mégpedig három vonatkozásban is:
- a fenti üzletmenet minden lépéséhez képesek vagyunk hivatalos, sztenderd üzleti dokumentumot készíteni
- a rendkívül praktikus másolás funkció segítségével néhány kattintással tudjuk az egyik bizonylatból a másikat előállítani
- a projektkezelés modulban pedig a teljes munkafolyamatot egységbe foghatjuk, így egy helyen, átláthatóan kezelhető a teljes folyamat. A projektek kezeléséről a vonatkozó szócikkben talál részletes leírást.
Az alábbiakban részletezzük a fenti négy lépéses folyamatot és a szöveges leírás mellett oktatóvideóban is bemutatjuk a javasolt műveletsort, ami a bizonylatok kiállítását és a projektkezelés vonatkozó lépéseit is magában foglalja.
1. Ajánlatkérés
Ajánlatkérést az üzleti partnerek többféle formában kérhetnek, a leggyakrabban kapunk egy egy e-mailt, vagy a weboldalunk kapcsolati űrlapján keresztül érkezik ilyen kérés, esetleg valamilyen fájltovábbító rendszeren érkezik be fájlként, ami lehet Word, Excel állomány, esetleg beszkennelt papíralapú ajánlatkérés.
Kövessük az alábbi műveletsort:
- Célszerű ellenőriznünk az ajánlatkérő partnert és ha még nem szerepel a partner adatbázisunkban, vegyük fel a partnercéget is és a kapcsolattartóját, mint személyt is. Lásd Partnerek listája szócikk!
- Készítsük el a projektet a Projektek űrlapon. Lásd Projektek listája szócikket!
- Töltsük fel a kapott e-mailt, dokumentumot a Fájlok űrlapon keresztül. Azonmód csatoljuk ezt a fájlt, vagy fájlokat a projektünkhöz. Lásd Fájlok űrlap részletes leírását.
- Nyissuk meg a Bizonylatok listája űrlapot, készítsünk egy új, bejövő ajánlat típusú üres bizonylatot. Ha az ajánlatkérés tipikus, ismétlődő feladat és van már rá sablonunk, akkor éljünk a sablonmásolás funkcióval, ugyanis ez roppant mód felgyorsítja az adminisztratív munkafolyamatot. A Bizonylatok listája és a Sablonból bizonylat másolása szócikkekben talál részletes leírást ehhez a lépéshez.
- A listában megjelenő, újonnan létrehozott bizonylatot nyissuk meg a sorában jobb oldalon található 'Részletek' gombra kattintással.
- Az új lapon megnyíló Bizonylat részletei űrlapon töltsük ki a fejlécadatokat, ne felejtsük el megadni a Projektazonosítót, válasszuk ki a partnert és a szükséges adatait. Bővebb információt ennek az űrlapnak a kezeléséről ebben a szócikkben talál.
- Vegye fel az árukat (fizikai termékek, szolgáltatások) a tételsorokra.
- Szükség esetén a bizonylat közlemény és megjegyzés rovatokba az ajánlatkérésre vonatkozó egyéb körülményeket és paramétereket is felírhatjuk, vagy akár a kapott ajánlatkérő e-mail/dokumentum teljes szövegét is bemásolhatjuk.
A folyamatot oktatóvideóban is bemutatjuk lépésről lépésre:
Az így elkészített ajánlatkérés bizonylat képezi az alapját az összes többi ügymenetnek. Nyomon követhető és sztenderd formátumban kerül rögzítésre, megfelel a nemzetközi és hazai üzleti levelezésnek is. Továbbá az ajánlat szerkeszthető, módosítható minden adatában, nem utolsó sorban másolható, így ajánlatot néhány gombnyomással készíthetünk belőle.
2. Ajánlat elkészítése
Az ajánlatunk elkészítésekor az előző pontban már rögzített ajánlatkérés bizonylatból indulunk ki. Mivel az már minden lényeges adatot tartalmaz, a beárazás marad hátra.
Az első és legfontosabb kérdés, amit meg kell tudnunk válaszolni, hogy az ajánlatunkat egy már létező, korábban összeállított árlista alapján akarjuk beárazni, vagy eseti árazást alkalmazunk?
Árlistás árazás
Amennyiben árlistát fogunk használni, győződjünk meg róla, hogy az ajánlaton szereplő összes tételsor szerepel-e az árlistán. Ha nem, célszerű előbb azt pótolni.
Kövessük az alábbi műveletsort:
- A 'Bizonylatok listája' űrlapon keressük meg (ha kell, szűrők alkalmazásával) a bejövő ajánlatkérés és jelöljük ki.
- A műveleti panelen állítsuk be a kimenő irányú 'Ajánlat' típust, majd kattintsunk a Bizonylat másolása gombra.
- A listában megjelenő új bizonylat sorában kattintsunk a jobb oldalt elhelyezkedő 'Részletek' gombra.
- Az új lapon megnyíló Bizonylat részletei űrlapon minden adat tükörmásolata a bejövő ajánlatkérésnek. Ne felejtsük el a Projektazonosítót kiválasztani és ezzel rögtön a már elkészített projekthez csatolni azt. A másolással létrejött ajánlat dátuma eltérhet az ajánlatkéréstől.
- A dátumok mezőcsoportban állítsuk be a teljesítési határidőt, értéknapot, ÁFA dátumot és a fizetési határidőt.
- Válasszuk ki a fejléc saját cégünk adatai alatti árlista legördülő listában az alkalmazandó árlistát.
- A rendszer párbeszédablakban megerősítő kérdést tesz fel. Amennyiben a tételsorokban már megadtunk kézzel árat, azok felülírásra kerülnek, ha a megerősítő kérdésre az 'Igen' opcióra kattintunk.
- A tételsorokban az egységár, a nettó és bruttó ár, valamint az ÁFA értéke automatikusan kitöltésre kerülnek.
- A bizonylat láblécében állítsuk be a fizetés módját és ha magyar Forinttól eltérő devizában bonyolítjuk az ügyletet, akkor ezt is állítsuk be.
Mivel a korábban rögzített ajánlatkérésen már minden alapadatot felvittünk, ezzel elméletileg kész is vagyunk az ajánlat beárazásával.
Ha szükségét érezzük, a bizonylat közlemény és megjegyzés rovatait kiegészíthetjük releváns adatokkal.
A folyamat végén megtekinthetjük az ajánlat élőnézetét, amennyiben rendben találjuk, kattintsunk a Nyomtatás gombra. Az ajánlat lezárt státuszú lesz, a bizonylat dokumentumot pedig lementhetjük PDF fájlként, amit digitálisan csatolmányként e-mailben vagy más fájlküldőben eljuttathatunk a partner cégünknek.
Természetesen papírra is nyomtathatjuk az ajánlatunkat és postai úton, futárral is küldhetjük.
Eseti árazás
Ha eseti árazást választunk, ugyanúgy járjunk el, mint azt fentebb részleteztük, azzal a különbséggel, hogy nem választunk ki árlistát, hanem a tételsorokban az egységár mezőt manuálisan, egyesével a billentyűzetünkről begépelve írjuk be.
Árlistás és eseti árazás vegyes alkalmazása
Lehetőség van hibrid módszerre is, ha a tételeink egy részén a már létrehozott árlistán szereplő árakat akarjuk érvényesíteni, de egy vagy több tételsoron eseti árazást szeretnénk alkalmazni.
Ebben az esetben szintén a már fentebb ismertetett műveletsort kövessük, de az eseti árazású tételsorban a sorszám alatti jelölőnégyzetből távolítsuk el a pipát. Ezzel az adott tételsoron felszabadul az egységár mező és kézzel, billentyűzetünkről begépelve beírhatjuk a kívánt egységárat.
A bizonylat szerkesztését és a beárazást a vonatkozó Bizonylat célja, szerkezete és használata szócikkben részletesen ismertetjük.
A folyamatot oktatóvideóban is bemutatjuk lépésről lépésre:
3. Ajánlat módosítása - ha szükséges
Amennyiben a partnerünk az első körös ajánlatunkon módosítást kér, lehetőségünk van lemásolni az eredeti ajánlatot és átszerkeszteni azt. Ezt szintén a 'Bizonylatok listája' űrlapon tehetjük meg a már ismertetett másolás funkcióval.
Ez esetben a kimenő első ajánlatunkat jelöljük ki a listában és másoljuk le újabb kimenő ajánlatként. Majd nyissuk meg a 'Részletek' gombra kattintással. Az új lapon megjelenő Bizonylat részletei űrlapon mindenképp állítsuk be annak a projektnek az azonosítóját, aminek keretében a második, harmadik stb. ajánlatot adjuk.
Majd végezzük el a szükséges módosításokat. Lényegében minden adatot módosíthatunk, mintha csak egy új bizonylatot töltenénk ki.
Például meglévő tételsort szerkeszthetünk, például mennyiséget növelhetünk vagy csökkenthetünk, árat módosíthatunk, akár új tételsorokat is hozzáadhatunk, vagy igény szerint törölhetünk. Előfordulhat még a teljesítésre, értéknapra vonatkozó módosítási kérés, ezt a fejlécben a dátumok mezőcsoportban a megfelelő dátumok beállításával eszközölhetjük. Lehetséges a devizanem, illetve a devizaárfolyam módosítása is, illetve a fizetés módját is más opcióra állíthatjuk.
Végül pedig természetesen a módosított egyéb feltételeket, körülményeket a bizonylat közlemény és megjegyzés rovataiban is rögzíthetjük.
A művelet végén kérjünk előnézetet, győződjünk meg a módosított ajánlat helyességéről, majd nyomtassuk ki fájlba vagy papírra.
A folyamatot oktatóvideóban is bemutatjuk lépésről lépésre:
4. Megrendelés rögzítése
Amennyiben az ajánlatunkra kedvező válasz érkezik, azaz elfogadták azt, rögzítsük ezt az üzleti folyamatot is. Ha írásos formában (pl. e-mail, fax, egyéb üzenetküldő) kaptunk választ, töltsük fel a fájlok közé és a fájlt kapcsoljuk a projektünkhöz. Ha szóban, telefonban érkezett válasz, a Projekt részletei űrlapon feljegyzésként a megfelelő dátummal rögzíthetjük azt.
Majd kövessük az alábbi műveletsort:
- Nyissuk meg a 'Bizonylatok listája' űrlapot.
- Keressük meg a szűrők segítségével az utolsó, elfogadott árajánlatunkat, jelöljük ki azt.
- A műveleti panelen készítsünk egy bejövő, 'Megrendelés' típusú bizonylatot a másolás funkció segítségével.
- A listában megjelenő új bizonylatot nyissuk meg a 'Részletek' gombbal.
- Az új lapon megjelenő Bizonylat részletei űrlap fejlécén adjuk meg ezen a bizonylaton is a projektünk azonosítóját.
- Elméletileg ekkor már nincs szükség további módosításra, így kinyomtathatjuk azt, vagy csak kattintsunk az űrlap jobb alsó sarkában a 'Lezárás' jelölőnégyzetre. Utóbbi esetben nyomtatási nézetet nem kapunk, de a bizonylat lezárásra kerül.
Ha mégis igény van a hivatalos Megrendelés papír alapú iktatására, vagy elküldésére, a Nyomtatás gombra kattintva a fájlt letölthetjük digitális PDF fájlként és papírhordozóra is nyomtathatjuk.
Összefoglalás
A fenti leírásokban látható, hogy a folyamat részletes és sok lépésből áll. Azonban a bizonylatok másolással történő keletkeztetése, valamint az árlistás árazás alkalmazása ezt az adminisztrációs folyamatot roppant mód felgyorsítja.
A hétköznapi ügymenetben a fenti instrukciókat alig néhány perc alatt el lehet végezni, amihez a bemutató oktatóvideók hasznos gyakorlati tanácsokat adnak, ezért megnézésüket kifejezetten ajánljuk.