A törzsadatok a rendszer  alapvető építőelemei. Minden ügyviteli folyamatunk ezekre épül, ezért célszerű a rendszer használatba vételekor az alapelvek megismerése után rögtön feltölteni ezt a 7 törzsadatbázist:

  • üzleti partereink
  • árucikkeink és szolgáltatásaink kategorizálva
  • raktáraink és készletmennyiségek
  • árlistáink
  • munkavállalók
  • a rendszer felhasználói
  • gépjármű flottánk (ha van)

Mivel a valós ügymenetek során ezekre az adatokra támaszkodva, illetve ezekből származtatva keletkeznek újabb adatok, bizonylatok illetve üzleti dokumentumok, időt spórolunk meg, ha az első lépéseink során ezeket korrektül rögzítjük a rendszerben.

Példák:

  1. Az ügyfelünk ajánlatot kér, azon rajta kell lennie a saját és a partnercég adatainak, a kiajánlott termékek és/vagy szolgáltatásoknak valamint az áraknak.
  2. Egy helyszíni felmérésre, kiszállásra készülő munkalapra fel kell vezetnünk az üzleti partnerünket, annak telephelyét, kapcsolattartóját, a dolgozóinkat és a gépjárműveinket, adott esetben a munkadíjainkat is.

Mindkét példában több törzsadatunkra épülnek az üzleti folyamataink. Tapasztalatunk szerint roppant kényelmetlen és számos tévesztési lehetőséget hordoz magában, ha a törzsadatokat röptében, mintegy járulékos plusz munkaként kell felvennünk.

Üzleti partnerek felvitele

1. Saját cégadatok
Az üzleti partnereinket a "Partnerek" űrlapon tölthetjük fel. Javasoljuk, hogy az első lépésben a saját cégünk adatait vigyük fel. Lásd saját cégadataink beállítása.

2. Új partnercég felvitele
Ha ezzel kész vagyunk, kattintsunk az "Új cég" gombra, a helyben megjelenő űrlap beviteli mezőit töltsük ki és Mentsük el.  Ha további adatokat is szeretnénk megadni - például bankszámlaszámot, további telephelyet, telefonszámot, e-mail címet vagy feljegyzést - úgy kattintsunk a "Részletek" gombra és töltsük ki a megfelelő beviteli mezőket. A Részletek űrlapon már automatikus az adatmentés.

3. Kapcsolattartók
Ha ismerünk a partnercégünknél kapcsolattartó személyt, akkor kattintsunk az "Új magánszemély" gombra, szintén töltsük ki a helyben megjelenő űrlapot. Kattintsunk a "Munkahely" legördülő listára és válasszuk ki  céget, akinek a kapcsolattartóját rögzítjük, majd mentsük el. Ha a kötelezően kitöltendő alapadatokon felül további adatokat is szeretnénk rögzíteni, kattintsunk a "Részletekre", vigyük fel a megjelenő űrlapon a kívánt adatokat. A mentés itt is automatikus.

Ha további kapcsolattartót rögzítenénk, ismételjük a 3. lépést. Ha további üzleti partnercéget kívánunk rögzíteni, ismételjük a 2. lépést és szükség esetén a 3. lépést.

A Partnerek űrlap részletes működésének megismeréséhez kattintson ide!

Áruk, osztályok és csoportok felvitele

Árunak nevezünk minden terméket, legyen az fizikai vagy digitális árucikk, valamint a szolgáltatásokat, jellemzően a munkadíjakat, kiszállási költséget, szerelési és mérnöki tervezési tételeket. Összefoglaló nevükön ezek mind áruk.

1. Rendszerezés és kategorizálás
Az árukat célszerű kategorizálni és ezt a rendszer meg is követeli tőlünk. A kategorizálás kétszintű fastruktúra, a felső szintű kategóriánk az áruosztályok, amin belül a 2. szinten árucsoportok lehetnek.

Az alábbi személtetőábra mutatja be ezt a kétszintű fastruktúrát:

Kékkel jelöltük a legfelső szintű áruosztályokat, ezekből a példában kettő van. Minden osztály két-két árucsoport foglal magában; ezek a második szintű kategóriák és zöld színnel jelöltük őket. Az ábrán azt látjuk, hogy az áruk szerepelnek a legalsó, harmadik szintjén ennek a fastruktúrának és minden csoportban 2-2 áru szerepel.

Tetszőleges számú osztály és csoport hozható létre. Az áruk ily módon való kategorizálásának a célja az, hogy az áruk ne ömlesztve, hanem áttekinthető felosztásban, gyorsan kereshetők legyenek.

A saját termékeink és szolgáltatásaink ismeretében első lépésben hozzuk létre az áruosztályokat és azon belül az árucsoportokat. Ehhez az Áruk űrlapon kattintsunk az "Osztályok és csoportok" gombra és ráutaló, lehetőleg rövid, de informatív elnevezésekkel hozzuk létre ezeket. Az űrlap működésének részletes leírását itt olvashatja el.

2. Áruk feltöltése
Ha kész vagyunk az osztályok és csoportok létrehozásával, nyissuk meg az Áruk űrlapot, kattintsunk az "Új áru" gombra. A helyben megnyíló űrlapot töltsük ki, kezdve az osztály és csoport kiválasztásával, majd folytassuk az árukód és a megnevezés kitöltésével. Ezek a minimálisan kitöltendő adatok szükségesek ahhoz, hogy el tudjuk menteni az új árunkat.

Javasoljuk, hogy a mennyiségi egységet is most vigyük fel, ez jelentősen lecsökkenti később az üzleti dokumentumaink létrehozására fordított időt.

Opcionálisan kitölthetjük az áru részletes leírását és megjegyzést fűzhetünk hozzá. A Gyártó kombinált lista, aminek segítségével kiválaszthatunk egy már korábban felvitt gyártót, vagy megadhatunk egy új gyártót.

Ha mindezzel kész vagyunk, kattintsunk a Mentés gombra. A rendszer elmenti az árut.

Újabb áru felviteléhez ismételjük meg a 2. pontot.

Oktatóvideó a partnerek és áruk feltöltéséhez

Raktárak és készletmennyiségek

1. Raktárak létrehozása

Ha már van áru adatbázisunk, hozzuk létre a raktárunkat a Raktár segédűrlapon. Maximálisan 16 raktárhelységet hozhatunk létre. Ezek a raktárak lehetnek különböző városban vagy országban is, de akár egyazon épületen belüli ún. virtuális vagy logikailag lehatárolt raktárak is lehetnek.

2/a. Bevételezés számla nélkül

  1. Az árukészlet bevételezéséhez nyissuk meg a "Raktár" űrlapot. Válasszuk ki azt a raktárat, ahova bevételezni szeretnénk.
  2. Kattintsunk a "Bevét számla nélkül" gombra, az űrlap új lapon nyílik meg.
  3. Kattintsunk az "Új tétel" gombra, majd a bal oldali panelen megjelent üres tételsort töltsük ki (áru osztály/csoport és megnevezés) és a készletmennyiség rubrikát.
  4. Az egységár mezőbe írjuk be a beszerzési árat, ez páratlanul nagy segítség lesz majd az árlistáink elkészítésekor.
  5. Ha kész vagyunk ezzel a tétellel és van további árunk, ismételjük a 3-as ponttól.
  6. Ha minden árut bevételeztünk, kattintsunk a "Bevét befejezése gombra"
  7. Ha egynél több raktárat kezelünk, akkor ismételjük meg az 1-es ponttól kezdődően.

2/b. Bevételezés számlával

Ha kéznél vannak a bejövő számláink, akkor ezt a műveleti sort kövessük:

  1. Rögzítsük a készleteinkről a bejövő számlákat vagy szállítóleveleket a Bizonylatok űrlapon
  2. Nyissuk meg a "Raktár" űrlapot és válasszuk ki azt a raktárat, ahova bevételezni szeretnénk.
  3. Kattintsunk a "Bevét" gombra, az űrlap új lapon nyílik meg.
  4. Válasszuk ki, hogy számláról vagy szállítólevélről szeretnénk bevételezni.
  5. Válasszuk ki a bevételezendő bizonylatot.
  6. Kattintsunk a "Bevét indítása" gombra.
  7. A bal oldali panelen a Tranzakciós listán megjelenik az összes bevételezhető árutétel. Lehetőségünk van csak részmennyiségeket bevételezni, ehhez írjuk be a mennyiség mezőkbe a megfelelő számokat. Ha az összes tétel teljes mennyiségét szeretnénk ebbe a raktárba bevételezni, nincs több dolgunk.
  8. Kattintsunk a "Bevét befejezése" gombra.
  9. Ha további bejövő számláink és/vagy szállítóleveleink vannak, ismételjük meg a folyamatot a 4. ponttól kezdődően.

Ha már minden árunkat bevételeztük a bevét és a raktár űrlapokat bezárhatjuk.

Részletes működési leíráshoz tekintse meg a Raktár és a Bevét űrlapok súgóját!

Árlisták

Ha már vannak áruink és a rendelkezésre álló készleteinket is bevételeztük a raktárunkba, készítsük el az árlistáinkat. Mielőtt belevágnánk, gondoljuk át, milyen árlistákra lesz szükségünk?

Szokásos gyakorlat, hogy különböző árlistákkal dolgozunk végfogyasztók, szakmai vásárlók illetve viszonteladók esetében. Ez esetben rögtön 2 vagy 3 árlistára lesz szükség.

Előfordulhat az is, hogy a fogyasztókat is további csoportokra bontjuk és az egyes csoportok más árakat kapnak -  ez esetben vevőcsoportoknak dedikált több árlistát kell készítenünk.

Egy partnercégünk olyan projektalapú szolgáltató, akinek lakossági fogyasztói nincsenek, ellenben van 9 vállalati ügyfele, nekik egyenként külön szerződött árakon dolgoznak. Még az is megesik, hogy egy nagyobb projekt esetében a szerződött áraitól eltérő, ún. projekthez kötött külön árlistával dolgoznak.

Kezdő árlista létrehozása

Az átgondolás után mindenképpen érdemes egy ún. kezdő, teljes árlistát elkészítenünk. Később látni fogjuk, hogy ezt az árlistát pár kattintással tudjuk másolni tetszőleges példányban, így a második, harmadik stb. árlistáink elkészítése lényegesen kevesebb időt vesz majd igénybe.

  1. Nyissa meg az Árlisták űrlapot. A Demo rendszerben néhány mintaértékű árlistát fogunk látni, az éles rendszerben viszont alapértelmezésben, induláskor nincs egyetlen árlista sem.
  2. Kattintson az "Új üres árlista létrehozásra" gombra!
  3. A fejlécben a szükséges mezőket töltse ki: nevezze el az árlistát, igény esetén leírást is megadhat. Állítsa be az árlista devizanemét. Alapértelmezésben magyar forint (HUF).
  4. A fejléc alatt a jobb oldali panelen az összes árucikk listáját, az Árutörzset látjuk. Válasszon ki egy árucikket, majd kattintson az "Új áru átvétele az árutörzsből" gombra. Ekkor megjelenik a bal oldali panelen az árucikk, a jobb oldali listából pedig eltűnik az.
  5. Ismételjük meg a 4. lépést egészen addig, amíg az összes áru a listára került.

Árazás

Nulladik lépésként itt is érdemes átgondolni az árpolitikát. A bevételezés lépésben (lásd fentebb) azért javasoltuk a számláról bevételezést, mert így a rendszer az árazás űrlapon mutatni fogja a beszerzési árainkat. Hasznos segítség lesz, ha már egynél több beszerzésünk volt egy adott árura, akkor a rendszer képes a

  • legnagyobb
  • legkisebb és a
  • súlyozott átlagot mutatni.

Az árazás űrlapon kapcsoljunk minden szűrőt. Alapértelmezésben az Árlisták űrlapon utoljára kijelölt árucikk azonosítójára szűr a rendszer.

Töröljük ezt ki, így látni fogjuk az árlista összes tételét.

  1. Jelöljük ki a következő beárazandó tételt.
  2. Ha egy fix eladási árat akarunk megadni, írjuk be az "eladási ár DEV" mezőbe. Ha van beszerzési árunk, akkor árrés %-ot is beírhatunk a "margin %" mezőbe. A jobb oldali panelen a beszerzési árak (súlyozott átlag, legkisebb, legnagyobb) segít az árrés és az elvárt nyereség kalkulációjában.
  3. Ismételjük az 1. ponttól addig, amíg végig nem érünk az árlistán.

Az árazási műveletsor végén az űrlapot bezárhatjuk, automatikusan elmentette azt.

Második, harmadik stb. árlista létrehozása másolással

Ha megvan az első árlistánk, a következőt már sokkal gyorsabban létrehozhatjuk másolással.

  1. Az árlisták űrlapon válasszuk ki a másolandó árlistát. Ha eddig egyetlen listánk van, akkor automatikusan ki van választva.
  2. Kattintsunk a fejléc jobb oldalán az Árlista másolása felirat alatti legördülő listára.
  3. Ha árakkal együtt szeretnénk lemásolni, válasszuk a "full" opciót. Ellenkező esetben az "árak nélkül" opciót.
  4. Kattintsunk a "Másolás" gombra.

Ezzel létrejön egy új árlista. A nevében benne lesz az eredeti árlista neve, ezt írjuk át, igény esetén leírást is megadhat. A devizanemet is örökölte, ha attól eltérőre van szükség, állítsa be a devizanem legördülő listában.

Az árucikkek már szerepelnek a listán. Ha esetleg idő közben újabb árucikkek kerültek az adatbázisba, az árutörzsben megjelennek és átvehetők a listára.

A tételek beárazása minden tekintetben ugyanúgy történik, ahogy fentebb szerepel.

A Súgó Árlisták és az Árazás fejezete részletes leírást és oktatóvideót tartalmaz.

Dolgozók

A dolgozók alatt értjük az alkalmazotti-, a szerződéses jogviszonyban álló, vagy akár a munkaerő kölcsönzés útján "nekünk dolgozó" személyeket.

A dolgozók rendszerbe felvétele szintén praktikus az első lépéseink sorában, mégpedig több okból is:

  • adataik nyilvántartása
  • munkaidő nyilvántartás (törvényi kötelezettségünk)
  • az OCM rendszerhez való hozzáférésük miatt
  • munkalapokon csak olyan dolgozót adhatunk meg, aki a rendszerben már szerepel

A dolgozók rögzítéséhez több űrlapra lesz szükségünk:

  1.  Munkarendek beállítása
  2. Munkavállalók rögzítése a Partnerek űrlapon
  3. Alkalmazottak rögzítése
  4. Munkanapok karbantartása
  5. Rendszerhez jogosultságok kiosztása: Felhasználói csoportok

Javasoljuk és célszerű a feltüntetett számsorrendben végighaladni ezen a műveletsoron.

I. Munkarendek beállítása

Nyissuk meg a segédűrlapot és vigyük fel az összes előforduló munkarendet.

Megjegyzés: ezek a beállítások később a HR űrlapon az alkalmazottak felviteléhez szükséges alapadatok.

  1. Kattintson az "új munkarend" gombra, ezzel megjelenik egy új sor a munkarendek táblázatban.
  2. A megnevezés rubrikában törekedjünk a rövid, ráutaló megnevezésre.
  3. Az "Idő" mezőbe írjuk be a munkarendhez tartozó napi munkaidőt óra:perc formátumban. Például így: 08:24 (ez napi 8 óra 24 perc munkaidőt jelent).
  4. Ha további munkarendet szeretnénk rögzíteni, ismételjük az 1. lépéstől kezdve.

Ha végeztünk, ezt a segédűrlapot bezárhatjuk, a rendszer automatikusan elmentette az adatokat.

Az űrlap részletes, képekkel illusztrált leírásához kattintson ide.

II. Munkavállalók rögzítése a Partnerek űrlapon

Munkavállalóinkat - legyenek azok alkalmazottak vagy szerződéses jogviszonyban állók - az egységes adatszerkezet érdekében ugyanúgy a Partnerek űrlapon rögzítjük személyként, mint az üzleti partnereinket, azzal a különbséggel, hogy munkahelyként saját cégünket adjuk meg.

Nyissuk meg a Partnerek űrlapot, majd

    1. kattintsunk az "Új magánszemély" gombra"
    2. töltsük ki a helyben megjelenő űrlapot (minimálisan a *-gal jelölt mezőket)
    3. a Munkahely legördülő listában válasszuk ki saját cégünket
    4. kattintsunk a Mentés gombra
    5. újabb munkavállaló felviteléhez ismételjük az 1. lépéstől kezdődően.

    A Partnerek űrlap részletesebb súgó oldalának megtekintéséhez kattintson ide.

    III. Alkalmazottak nyilvántartása

    Miután a személyeket rögzítettük, vegyük fel cégünk nyilvántartásába őket. A Fő űrlapokon belül kattintsunk az "Alkalmazottak" gombra, ezzel megnyílik az alkalmazottak nyilvántartása.

    1. Az űrlap bal oldalán, nagyjából középen a legördülő listában válasszuk ki a munkavállalót
    2. Kattintsunk az "Új alkalmazott" gombra
    3. Kattintsunk a munkarendek gombra, megnyílik egy párbeszédablak.
    4. Válasszuk ki az I. pontban létrehozott munkarendek közül a munkavállaló munkarendjét, a munkavállalás kezdeti dátumát és a napi munkakezdés és befejezés időpontját, majd kattintsunk a mentés gombra
    5. A jobb oldali panelen középen a "Munkaviszony kezdete" dátummezőben állítsuk be a megfelelő dátumot.
      Megjegyzés: amennyiben ezt a lépés kihagyjuk, nem leszünk képesek a munkaidejüket feltölteni, ennek következtében a munkaidő-nyilvántartást sem lehet majd vezetni.
    6. Töltsük ki a munkavállalóról nyilvántartott adatokat: személyi adatok, kapcsolattartási adatok, személyi okmányok, bankszámlaszám.
    7. Amennyiben van beszkennelt dokumentum, töltsük fel a Fájlok űrlapon és a csatolmányok szekcióban válasszuk ki.
    8. Opcionálisan egy vagy több megjegyzést is rögzíthetünk.
    9. Kattintsunk a "Szabadság" gombra. Új lapon nyílik meg az űrlap. Ezen írjuk be a munkavállaló rendes szabadságát és az egyéb jogalapon szerzett szabadságnapjait. Kattintsunk az "Éves szabadságkeret feltöltése" gombra. Ezután bezárhatjuk ezt az űrlapot.

    Ismételjük 1-8. lépéseket egészen addig, amíg az összes munkavállalónkat nem rögzítettük.

    IV. Munkanapok karbantartása és munkaidő feltöltése

    Minden munkavállalónk rögzítése után az ő munkaidejük nyilvántartásához két műveletet kell végrehajtanunk:

    • munkanapok karbantartása
    • munkaidő feltöltése

    A munkanapokat azért kell karbantartanunk, mert ugyan a rendszer ismeri az öröknaptárat, az adott évben elrendelt ünnepnapokat,  hosszú hétvégéket, a kormányzat által elrendelt pihenőnapokat és az áthelyezett munkanapokat nekünk kell kézzel rögzítenünk a rendszerben.

    Nyissuk meg a "Munkanapok karbantartása" segédűrlapot, állítsuk be a kívánt évet és hónapot, majd jelöljük be illetve ki a megfelelő napokat. Célszerű előre egy kerek év minden hónapját beállítani.

    Majd kattintsunk a "Munkanapok feltöltése / frissítése" gombra. Ezzel kész is vagyunk.

    A "Munkanapok karbantartása" segédűrlap részletes súgóját ide kattintva tudja megnyitni.

    Rendszer felhasználók és jogosultságok

    Minden bizonnyal az adminisztrátoron kívül még egy vagy több felhasználója lesz a rendszerünknek. Például raktárvezető, pénzügyes, projektvezető, koordinátor, diszpécser, könyvelő stb.

    Javasoljuk, hogy a rendszert használó személyek NE az adminisztrátor hozzáférést adjuk meg, hanem külön felhasználói fiókot adjunk nekik.

    Csoportos jogosultsági körökről

    A rendszer fel van készítve a sok felhasználós, közepes vállalkozásokra is, ezért alapvetően felhasználói csoportokhoz rendelünk jogosultsági köröket. Egy csoportba tartozhat több személy is - nekik ugyanazon jogosultságaik lesznek. Természetesen egy csoportba rendelhetünk egyetlen személyt is, ez esetben az az egyetlen személy birtokolja a rá kiosztott hozzáférési jogokat.

    Alapértelmezett csoportok

    Adminisztrátori jogosultsággal kattintsunk a Beállításokra, majd a Csoportok gombra. Látni fogjuk, hogy a rendszerben alapértelmezésben két csoport létezik:

    • adminisztrátor
    • felhasználó

    Előbbi csoportba tartozik a rendszer adminisztrátora, aki az Online Cégmenedzsert igényelte. Speciális jogkörökkel rendelkezik; minden rendszerszintű beállítást el tud végezni, ami a bal navigációs sáv "Adminisztráció", azon belül Beállítások menüpontban szerepel. Ezek közül a legkritikusabb a felhasználók és csoportjaik kezelése.

    Természetesen alapértelmezésben a rendszer összes ügyviteli űrlapjához is hozzáférnek.

    A felhasználók nem bírnak ilyen speciális jogkörrel, ők az említett Beállítások menüpontot nem látják, nem férnek hozzá, ennél fogva a többi felhasználó jogosultságait sem módosíthatják, nem törölhetik és új felhasználókat sem vehetnek fel a rendszerbe.

    Ez az alapértelmezett csoportosítás elegendő lehet a rendszer használatba vételekor. Ha ennél részletesebb és szofisztikáltabb jogosultsági szisztémára van szükség, kérjük előbb ismerkedjen meg a "Felhasználói jogosultságok kezelése" fejezettel.

    Felhasználó csoport jogosultságainak beállítása

    Nyissuk meg a "Dokumentumtípusok jogosultságai" űrlapot. A csoport nevű szűrőben állítsuk be a "Felhasználó" opciót. Most csak a felhasználók jogosultságainak részletes listáját látjuk.

    Az egyes sorokban a rendszer dokumentumainak és űrlapjainak a megnevezését látjuk. Tőlük jobbra az "Olvasás" oszlop azt jelenti, hogy a képernyőn megjelennek számára az adatok, de azokat írni nem tudja.

    Tőle jobbra az "Írás" oszlop jelenti azt, hogy az adatokat képes módosítani, kitörölni és új adatot felvenni.

    A jelölőnégyzetekre kattintva lehet változtatni a jogosultságokat. Ha üres volt, egy kattintással pipát teszünk bele és az a jogosultság aktív lesz. Ellenkező esetben a pipa eltűnik és a jogosultságot elvesszük.

    Menjünk végig az összes dokumentumon és űrlapon, sorról-sorra és állítsuk be a jogosultságokat a vállalati információs irányelvei mentén.

    Tipp: a felhasználók ne férjenek hozzá szenzitív adatokhoz. A leggyakorik esetek alapján szenzitív adatnak számít:

    • Alkalmazott
    • Munkaidő keret
    • TEÁOR
    • Fizetési lista
    • Kontir
    • Költséghely
    • TTF

    Ezekre ne adjunk se írási, se olvasási jogot.

    Gépjárműflotta

    Ha vállalkozásunkban  gépjárműflottával rendelkezünk, a rendszerben rögzíthetjük azok adatait és dokumentumait, továbbá menetleveleket írhatunk. Ezek segítségével nyomon követhetők és elszámolhatók a gépjármű használati költségek.

    Nyissuk meg a bal navigációs sávban a Fő űrlapokat és kattintsunk a Gépjárműflotta menüpontra. A bal hasábban kap helyet a gépjárműveink listája, ami induló rendszere esetében még üres. Vigyük fel gépjárműveinket az alábbi műveletsor szerint:

    1. Kattintsunk az "Új gépjármű" gombra.
    2. Elsőként töltsük ki a középső hasábban fent a Rendszám mezőt
    3. Majd töltsük ki az alatta sorakozó beviteli mezőkben a jármű egyéb paramétereit.
    4. Lehetőségünk van egy járművet "Nem kiadható" státuszba helyezni, vagy "Személyi használatúvá" minősíteni. Mindkettő hatása az, hogy Gépjárműfoglalást nem lehet készíteni a kiválasztott járműre.
    5. A jobb oldali hasábban lehetőségünk van feltölteni a jármű beszkennelt, digitális dokumentumait, legyen az forgalmi engedély, biztosítási szerződés vagy felhasználói kézikönyv.

    Ha újabb járműt kívánunk felvinni, kezdjük újra az 1-es ponttól kezdődően. Ha kész vagyunk az összes jármű felvitelével, az űrlapot bezárhatjuk.